Việc thông báo quyết định nghỉ việc là một bước quan trọng trong quá trình rời khỏi công ty. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách nhân viên nên thông báo quyết định này một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:
1. Chuẩn bị trước khi thông báo:
Xác định rõ quyết định:
Hãy chắc chắn rằng bạn đã suy nghĩ kỹ và đây thực sự là quyết định cuối cùng của bạn. Một khi đã thông báo, việc rút lại có thể gây khó khăn và ảnh hưởng đến uy tín của bạn.
Chuẩn bị thư thông báo nghỉ việc (resignation letter):
Một lá thư chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chính thức hóa thông báo và ghi lại những thông tin quan trọng.
Nội dung thư nên bao gồm:
Ngày viết thư
Tên và chức danh của người nhận (thường là quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự)
Câu mở đầu nêu rõ ý định nghỉ việc (ví dụ: “Tôi viết thư này để thông báo về quyết định thôi việc của tôi tại [Tên công ty]…”)
Ngày nghỉ việc chính thức (cần tuân thủ thời gian báo trước theo hợp đồng lao động)
Lời cảm ơn về cơ hội làm việc tại công ty và những kinh nghiệm đã học được
Lời đề nghị hỗ trợ trong quá trình bàn giao công việc
Lời chúc tốt đẹp đến công ty
Lời chào kết thư và chữ ký của bạn
Giữ giọng văn chuyên nghiệp và tích cực:
Tránh phàn nàn, chỉ trích hoặc thể hiện sự tiêu cực về công ty hoặc đồng nghiệp.
Chuẩn bị tinh thần:
Hãy sẵn sàng cho cuộc trò chuyện với quản lý, bao gồm cả những câu hỏi họ có thể đặt ra.
Lên kế hoạch bàn giao công việc:
Suy nghĩ về những nhiệm vụ cần bàn giao, tài liệu cần chuẩn bị và những người cần liên hệ.
2. Thông báo với quản lý trực tiếp:
Chọn thời điểm thích hợp:
Hãy chọn một thời điểm ít bận rộn và riêng tư để thông báo với quản lý của bạn. Đặt một cuộc hẹn riêng thay vì thông báo vội vàng giữa cuộc họp hoặc khi họ đang bận.
Thông báo trực tiếp (mặt đối mặt):
Đây là cách chuyên nghiệp và tôn trọng nhất để thông báo quyết định nghỉ việc.
Bắt đầu cuộc trò chuyện một cách chuyên nghiệp:
Thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao những cơ hội mà công ty đã mang lại.
Thông báo quyết định nghỉ việc của bạn một cách rõ ràng và trực tiếp.
Đưa ra thư thông báo nghỉ việc đã chuẩn bị.
Giải thích lý do (ngắn gọn và chuyên nghiệp):
Bạn không cần phải đi vào chi tiết quá sâu, nhưng hãy đưa ra một lý do ngắn gọn và chuyên nghiệp cho quyết định của bạn. Ví dụ:
“Tôi đã nhận được một cơ hội mới phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của tôi.”
“Tôi muốn theo đuổi một lĩnh vực khác mà tôi đam mê.”
“Tôi cần thay đổi để tập trung vào các vấn đề cá nhân.”
Tránh nói xấu công ty hoặc đồng nghiệp:
Ngay cả khi bạn có những bất mãn, hãy giữ thái độ chuyên nghiệp và tránh những lời lẽ tiêu cực.
Lắng nghe và trả lời câu hỏi:
Quản lý của bạn có thể có những câu hỏi hoặc thắc mắc. Hãy lắng nghe và trả lời một cách trung thực và tôn trọng.
Đề xuất hỗ trợ bàn giao công việc:
Thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ trong quá trình bàn giao công việc để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Kết thúc cuộc trò chuyện một cách tích cực:
Cảm ơn quản lý của bạn vì sự hỗ trợ và hướng dẫn trong thời gian qua.
3. Thông báo với đồng nghiệp:
Sau khi đã thông báo với quản lý:
Hãy thông báo với đồng nghiệp của bạn sau khi đã thông báo với quản lý trực tiếp. Điều này thể hiện sự tôn trọng và tránh những tin đồn không hay.
Chọn cách thông báo phù hợp:
Bạn có thể thông báo trực tiếp hoặc qua email, tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp và văn hóa công ty.
Giữ thái độ chuyên nghiệp và tích cực:
Thể hiện sự trân trọng đối với những mối quan hệ đã xây dựng và những kinh nghiệm đã chia sẻ.
Tránh lan truyền tin đồn hoặc thông tin tiêu cực:
Hãy giữ kín thông tin về lý do nghỉ việc của bạn và tránh lan truyền những tin đồn không hay.
Đề nghị hỗ trợ:
Nếu có thể, hãy đề nghị hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình chuyển giao công việc.
Giữ liên lạc:
Nếu bạn muốn, hãy chia sẻ thông tin liên lạc cá nhân để giữ liên lạc với đồng nghiệp sau khi bạn rời đi.
4. Trong thời gian làm việc cuối cùng:
Hoàn thành tốt công việc:
Hãy tiếp tục làm việc chăm chỉ và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Bàn giao công việc cẩn thận:
Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ, tài liệu và thông tin quan trọng đều được bàn giao đầy đủ và rõ ràng cho người thay thế.
Hỗ trợ đồng nghiệp:
Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình chuyển giao công việc và giải đáp các thắc mắc của họ.
Duy trì thái độ tích cực:
Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp trong suốt thời gian làm việc cuối cùng.
Nói lời tạm biệt:
Trước khi rời đi, hãy dành thời gian để nói lời tạm biệt với đồng nghiệp và những người bạn đã làm việc cùng.
Lưu ý quan trọng:
Tuân thủ hợp đồng lao động:
Hãy đọc kỹ hợp đồng lao động của bạn để đảm bảo bạn tuân thủ các quy định về thời gian báo trước và các điều khoản khác liên quan đến việc nghỉ việc.
Tìm hiểu về chính sách của công ty:
Tìm hiểu về chính sách của công ty về việc nghỉ việc, bao gồm các thủ tục cần thiết, quyền lợi và nghĩa vụ của bạn.
Lưu giữ bản sao:
Hãy lưu giữ bản sao của thư thông báo nghỉ việc và các tài liệu liên quan khác.
Hỏi ý kiến:
Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về bất kỳ điều gì, hãy hỏi ý kiến của bộ phận nhân sự hoặc một người bạn tin cậy.
Việc thông báo quyết định nghỉ việc một cách chuyên nghiệp và tôn trọng sẽ giúp bạn duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và công ty cũ, đồng thời tạo ấn tượng tốt cho tương lai của bạn. Chúc bạn thành công!