Để phân tích tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban, vị trí, thâm niên và giới tính một cách chi tiết, chúng ta cần thực hiện theo các bước sau:
1. Thu thập và Chuẩn bị Dữ Liệu:
Nguồn dữ liệu:
Dữ liệu cần thiết bao gồm thông tin nhân viên (hồ sơ nhân viên), thông tin về thời gian làm việc, phòng ban, vị trí, giới tính, và lịch sử nghỉ việc (ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc nếu có).
Kiểm tra và làm sạch dữ liệu:
Đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ và nhất quán. Xử lý các giá trị thiếu, dữ liệu không hợp lệ hoặc không chính xác.
Xây dựng bảng dữ liệu phân tích:
Tạo bảng dữ liệu tổng hợp chứa các thông tin cần thiết để tính toán tỷ lệ nghỉ việc, ví dụ:
Mã nhân viên
Phòng ban
Vị trí
Giới tính
Ngày bắt đầu làm việc
Ngày nghỉ việc (nếu có)
Thâm niên (tính bằng tháng hoặc năm)
Trạng thái (Đang làm việc/Đã nghỉ việc)
2. Tính Toán Tỷ Lệ Nghỉ Việc:
Tỷ lệ nghỉ việc chung (Overall Turnover Rate):
Công thức: (Số lượng nhân viên nghỉ việc trong kỳ / Tổng số lượng nhân viên trung bình trong kỳ) 100
Ví dụ: Trong năm 2023, có 50 nhân viên nghỉ việc, và số lượng nhân viên trung bình trong năm là 500. Tỷ lệ nghỉ việc chung là (50/500) 100 = 10%.
Tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban (Turnover Rate by Department):
Tính tỷ lệ nghỉ việc cho từng phòng ban riêng biệt.
Công thức: (Số lượng nhân viên nghỉ việc trong phòng ban / Tổng số lượng nhân viên trung bình trong phòng ban) 100
Ví dụ: Phòng Marketing có 5 nhân viên nghỉ việc, và số lượng nhân viên trung bình của phòng là 50. Tỷ lệ nghỉ việc của phòng Marketing là (5/50) 100 = 10%.
Tỷ lệ nghỉ việc theo vị trí (Turnover Rate by Job Title):
Tính tỷ lệ nghỉ việc cho từng vị trí công việc.
Công thức: (Số lượng nhân viên nghỉ việc ở vị trí đó / Tổng số lượng nhân viên trung bình ở vị trí đó) 100
Ví dụ: Vị trí “Nhân viên kinh doanh” có 10 người nghỉ việc, và số lượng nhân viên trung bình ở vị trí này là 100. Tỷ lệ nghỉ việc của vị trí “Nhân viên kinh doanh” là (10/100) 100 = 10%.
Tỷ lệ nghỉ việc theo thâm niên (Turnover Rate by Tenure):
Chia nhân viên thành các nhóm thâm niên (ví dụ: dưới 1 năm, 1-3 năm, 3-5 năm, trên 5 năm).
Tính tỷ lệ nghỉ việc cho từng nhóm thâm niên.
Công thức: (Số lượng nhân viên nghỉ việc trong nhóm thâm niên / Tổng số lượng nhân viên trung bình trong nhóm thâm niên) 100
Ví dụ: Nhóm nhân viên có thâm niên dưới 1 năm có 20 người nghỉ việc, và số lượng nhân viên trung bình trong nhóm này là 200. Tỷ lệ nghỉ việc của nhóm này là (20/200) 100 = 10%.
Tỷ lệ nghỉ việc theo giới tính (Turnover Rate by Gender):
Tính tỷ lệ nghỉ việc cho nam và nữ.
Công thức: (Số lượng nhân viên nam/nữ nghỉ việc / Tổng số lượng nhân viên nam/nữ trung bình) 100
Ví dụ: Có 30 nhân viên nam nghỉ việc, và số lượng nhân viên nam trung bình là 300. Tỷ lệ nghỉ việc của nam giới là (30/300) 100 = 10%.
3. Phân Tích và Diễn Giải Kết Quả:
So sánh:
So sánh tỷ lệ nghỉ việc giữa các phòng ban, vị trí, nhóm thâm niên và giới tính. Xác định các nhóm có tỷ lệ nghỉ việc cao bất thường.
Xác định xu hướng:
Xem xét xu hướng nghỉ việc theo thời gian (ví dụ: so sánh tỷ lệ nghỉ việc của năm nay với năm trước). Có xu hướng tăng hay giảm ở một số nhóm cụ thể?
Tìm hiểu nguyên nhân:
Điều tra nguyên nhân gây ra tỷ lệ nghỉ việc cao ở các nhóm xác định. Sử dụng các phương pháp như:
Phỏng vấn thôi việc:
Thu thập thông tin từ nhân viên trước khi họ rời đi.
Khảo sát nhân viên:
Đánh giá sự hài lòng của nhân viên và xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Phân tích dữ liệu khác:
Xem xét các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ nghỉ việc, chẳng hạn như mức lương, cơ hội phát triển, văn hóa công ty, v.v.
Sử dụng biểu đồ và đồ thị:
Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ (ví dụ: biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường) để dễ dàng nhận diện các mẫu và xu hướng.
Kết hợp các yếu tố:
Phân tích tỷ lệ nghỉ việc kết hợp nhiều yếu tố. Ví dụ: “Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên kinh doanh nữ dưới 1 năm thâm niên”. Điều này giúp xác định các vấn đề cụ thể và đưa ra giải pháp phù hợp.
4. Đề Xuất Giải Pháp:
Dựa trên phân tích, đề xuất các giải pháp để giảm tỷ lệ nghỉ việc, tập trung vào các nhóm có tỷ lệ nghỉ việc cao và các nguyên nhân đã được xác định. Ví dụ:
Cải thiện quy trình tuyển dụng:
Tìm kiếm ứng viên phù hợp hơn với văn hóa công ty và yêu cầu công việc.
Nâng cao đào tạo và phát triển:
Cung cấp cho nhân viên cơ hội để phát triển kỹ năng và thăng tiến trong sự nghiệp.
Điều chỉnh chính sách lương thưởng:
Đảm bảo mức lương cạnh tranh và các phúc lợi hấp dẫn.
Cải thiện môi trường làm việc:
Xây dựng văn hóa công ty tích cực, hỗ trợ và gắn kết.
Tăng cường giao tiếp và phản hồi:
Lắng nghe ý kiến của nhân viên và cung cấp phản hồi thường xuyên.
Tập trung vào giữ chân nhân viên:
Xây dựng các chương trình và chính sách để giữ chân nhân viên giỏi.
Ví dụ cụ thể sử dụng Excel (hoặc Google Sheets):
1. Tạo Pivot Table:
Chọn toàn bộ bảng dữ liệu đã chuẩn bị. Vào Insert > PivotTable.
2. Phân tích theo Phòng ban:
Kéo “Phòng ban” vào Rows.
Kéo “Mã nhân viên” vào Values, chọn Count để đếm số lượng nhân viên.
Thêm một cột mới vào bảng Pivot, tính tỷ lệ nghỉ việc bằng công thức: `=(Số lượng nhân viên nghỉ việc của phòng ban / Tổng số lượng nhân viên của phòng ban) 100`
3. Lặp lại cho các yếu tố khác:
Lặp lại quy trình tương tự để phân tích theo Vị trí, Thâm niên và Giới tính. Bạn có thể thêm nhiều yếu tố vào Rows để phân tích đa chiều.
4. Tạo biểu đồ:
Chọn dữ liệu đã phân tích và tạo biểu đồ để trực quan hóa kết quả.
Lưu ý quan trọng:
Tính bảo mật:
Luôn đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu nhân viên.
Kích thước mẫu:
Đảm bảo kích thước mẫu đủ lớn để phân tích có ý nghĩa thống kê.
Bối cảnh:
Xem xét bối cảnh của công ty và ngành nghề khi phân tích tỷ lệ nghỉ việc.
Tính liên tục:
Thực hiện phân tích định kỳ để theo dõi xu hướng và đánh giá hiệu quả của các giải pháp.
Việc phân tích kỹ lưỡng tỷ lệ nghỉ việc giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình trạng nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định và giải pháp phù hợp để giảm thiểu tình trạng này, nâng cao hiệu quả hoạt động và xây dựng một môi trường làm việc tốt hơn.