Nhân lực IT TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đến với cẩm nang đánh giá nhân viên, Quy trình và giao tiếp khi nhân sự nghỉ việc là một phần quan trọng của quản lý nhân sự, ảnh hưởng đến cả người ra đi và những người ở lại. Dưới đây là một quy trình chi tiết và các bước giao tiếp cần thiết:
I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ
1. Xây Dựng Chính Sách Rõ Ràng:
Chính sách nghỉ việc:
Tạo một chính sách rõ ràng về quy trình nghỉ việc, bao gồm thời gian báo trước, thủ tục giấy tờ, quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Chính sách này cần được thông báo đến tất cả nhân viên ngay từ khi họ bắt đầu làm việc.
Thỏa thuận thôi việc mẫu:
Chuẩn bị sẵn mẫu thỏa thuận thôi việc để sử dụng khi cần thiết.
Checklist nghỉ việc:
Xây dựng checklist các công việc cần thực hiện khi nhân viên nghỉ việc (ví dụ: bàn giao công việc, thu hồi tài sản công ty, thanh toán lương, v.v.).
2. Đào Tạo Quản Lý:
Đào tạo kỹ năng:
Đào tạo cho các quản lý về kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và xử lý các tình huống khi nhân viên thông báo nghỉ việc.
Hướng dẫn quy trình:
Đảm bảo các quản lý hiểu rõ quy trình nghỉ việc và vai trò của họ trong quy trình đó.
II. GIAI ĐOẠN KHI NHÂN VIÊN THÔNG BÁO NGHỈ VIỆC
1. Tiếp Nhận Thông Tin:
Cuộc gặp riêng:
Tổ chức một cuộc gặp riêng với nhân viên ngay khi họ thông báo ý định nghỉ việc.
Lắng nghe và thấu hiểu:
Lắng nghe lý do nghỉ việc của nhân viên một cách cởi mở và tôn trọng. Cố gắng hiểu quan điểm của họ.
Tìm hiểu động cơ:
Tìm hiểu xem liệu có khả năng giữ chân nhân viên hay không (nếu công ty mong muốn).
Xác nhận thời gian:
Xác nhận ngày làm việc cuối cùng của nhân viên.
Ghi nhận thông tin:
Ghi lại tất cả thông tin liên quan đến việc nghỉ việc của nhân viên.
2. Đánh Giá và Quyết Định:
Đánh giá lý do:
Đánh giá lý do nghỉ việc của nhân viên để tìm ra các vấn đề có thể cải thiện trong công ty.
Quyết định giữ chân:
Nếu có thể và phù hợp, xem xét các biện pháp để giữ chân nhân viên (ví dụ: tăng lương, thay đổi vị trí, v.v.).
Chấp nhận quyết định:
Nếu không thể giữ chân, chấp nhận quyết định nghỉ việc của nhân viên một cách chuyên nghiệp.
3. Thỏa Thuận Thôi Việc:
Soạn thảo thỏa thuận:
Soạn thảo thỏa thuận thôi việc dựa trên chính sách của công ty và các thỏa thuận trước đó với nhân viên.
Xem xét pháp lý:
Tham khảo ý kiến của bộ phận pháp lý để đảm bảo thỏa thuận thôi việc tuân thủ pháp luật.
Thống nhất thỏa thuận:
Thảo luận và thống nhất các điều khoản của thỏa thuận thôi việc với nhân viên.
Ký kết thỏa thuận:
Ký kết thỏa thuận thôi việc sau khi cả hai bên đã đồng ý.
III. GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN
1. Bàn Giao Công Việc:
Lập kế hoạch:
Lập kế hoạch bàn giao công việc chi tiết, bao gồm danh sách các công việc cần bàn giao, người nhận bàn giao và thời gian bàn giao.
Thực hiện bàn giao:
Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên bàn giao công việc một cách đầy đủ và hiệu quả.
Kiểm tra:
Kiểm tra lại quá trình bàn giao để đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.
2. Thu Hồi Tài Sản:
Lập danh sách:
Lập danh sách các tài sản của công ty mà nhân viên đang sử dụng (ví dụ: máy tính, điện thoại, thẻ xe, v.v.).
Thu hồi tài sản:
Thu hồi lại tất cả tài sản của công ty từ nhân viên.
Kiểm tra tình trạng:
Kiểm tra tình trạng của tài sản và ghi nhận lại.
3. Thanh Toán Lương và Quyền Lợi:
Tính toán lương:
Tính toán lương và các khoản phụ cấp còn lại của nhân viên.
Thanh toán:
Thanh toán đầy đủ và đúng hạn lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm và các quyền lợi khác cho nhân viên theo quy định của pháp luật và thỏa thuận thôi việc.
Cung cấp giấy tờ:
Cung cấp các giấy tờ cần thiết cho nhân viên (ví dụ: giấy xác nhận quá trình làm việc, sổ bảo hiểm xã hội, v.v.).
4. Thông Báo Nội Bộ:
Thông báo chính thức:
Thông báo chính thức về việc nhân viên nghỉ việc cho các bộ phận liên quan.
Thông tin rõ ràng:
Cung cấp thông tin rõ ràng về lý do nghỉ việc (nếu được phép), người thay thế (nếu có) và kế hoạch bàn giao công việc.
Giảm thiểu tin đồn:
Đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời để giảm thiểu tin đồn và sự hoang mang trong nội bộ.
IV. GIAO TIẾP TRONG QUÁ TRÌNH NGHỈ VIỆC
1. Giao Tiếp Với Nhân Viên Nghỉ Việc:
Tôn trọng và thấu hiểu:
Luôn tôn trọng và thấu hiểu nhân viên trong suốt quá trình nghỉ việc.
Cởi mở và trung thực:
Giao tiếp cởi mở và trung thực về các vấn đề liên quan đến việc nghỉ việc.
Hỗ trợ:
Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để giúp nhân viên hoàn thành các thủ tục nghỉ việc một cách suôn sẻ.
Phản hồi:
Thu thập phản hồi từ nhân viên về trải nghiệm làm việc của họ tại công ty.
Duy trì mối quan hệ:
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên sau khi họ nghỉ việc (nếu có thể).
2. Giao Tiếp Với Các Nhân Viên Còn Lại:
Minh bạch:
Giao tiếp minh bạch về việc nhân viên nghỉ việc và kế hoạch thay thế.
Động viên:
Động viên và trấn an các nhân viên còn lại.
Cơ hội:
Tạo cơ hội cho các nhân viên khác phát triển và đảm nhận các vai trò mới.
Lắng nghe:
Lắng nghe những lo lắng và thắc mắc của nhân viên.
V. GIAI ĐOẠN SAU KHI NHÂN VIÊN NGHỈ VIỆC
1. Đánh Giá và Rút Kinh Nghiệm:
Đánh giá quy trình:
Đánh giá lại toàn bộ quy trình nghỉ việc để tìm ra những điểm cần cải thiện.
Phân tích lý do:
Phân tích lý do nghỉ việc của nhân viên để xác định các vấn đề cần giải quyết trong công ty.
Rút kinh nghiệm:
Rút kinh nghiệm từ quá trình nghỉ việc của nhân viên để cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nhân tài.
2. Tìm Kiếm và Tuyển Dụng:
Xác định nhu cầu:
Xác định nhu cầu tuyển dụng để thay thế vị trí của nhân viên đã nghỉ việc.
Tuyển dụng:
Thực hiện quy trình tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên phù hợp.
Đào tạo:
Đào tạo và hội nhập nhân viên mới vào công ty.
LƯU Ý QUAN TRỌNG:
Tuân thủ pháp luật:
Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động trong suốt quá trình nghỉ việc của nhân viên.
Tính bảo mật:
Bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên và các thông tin liên quan đến việc nghỉ việc.
Chuyên nghiệp:
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng trong mọi giao tiếp với nhân viên.
Linh hoạt:
Linh hoạt điều chỉnh quy trình và cách tiếp cận tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Hy vọng quy trình chi tiết này sẽ giúp bạn quản lý quá trình nhân viên nghỉ việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp!