Nhân lực IT TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đến với cẩm nang đánh giá nhân viên, Khảo sát mức độ gắn kết (engagement survey) định kỳ là một công cụ mạnh mẽ để hiểu rõ hơn về trải nghiệm của nhân viên, xác định các vấn đề tiềm ẩn và cải thiện văn hóa làm việc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện khảo sát này một cách hiệu quả:
I. Mục Tiêu và Phạm Vi Khảo Sát:
Xác định mục tiêu rõ ràng:
Bạn muốn đo lường điều gì? (Ví dụ: Mức độ hài lòng, gắn bó, động lực, sự tin tưởng, v.v.)
Bạn muốn cải thiện điều gì dựa trên kết quả khảo sát?
Ai sẽ là người chịu trách nhiệm phân tích và hành động dựa trên kết quả?
Xác định phạm vi khảo sát:
Toàn bộ công ty hay chỉ một số bộ phận?
Nhân viên chính thức, bán thời gian hay cả hai?
Có giới hạn về thâm niên làm việc không?
II. Thiết Kế Khảo Sát:
1. Chọn Nền Tảng Khảo Sát:
Công cụ trực tuyến:
Google Forms, SurveyMonkey, Qualtrics, Typeform, Culture Amp (có tính phí nhưng nhiều tính năng hơn). Ưu điểm: dễ dàng thu thập, phân tích dữ liệu, bảo mật.
Khảo sát trên giấy:
Phù hợp nếu nhân viên không quen sử dụng máy tính hoặc muốn đảm bảo tính ẩn danh tuyệt đối. Nhược điểm: tốn thời gian nhập liệu, khó phân tích.
2. Xây Dựng Câu Hỏi:
Loại câu hỏi:
Câu hỏi đóng:
Chọn một trong các lựa chọn có sẵn (ví dụ: thang đo Likert, trắc nghiệm). Dễ phân tích, so sánh.
Câu hỏi mở:
Cho phép nhân viên tự do bày tỏ ý kiến. Cung cấp thông tin chi tiết, sâu sắc.
Chủ đề câu hỏi (Ví dụ):
Sự hài lòng với công việc:
Bạn cảm thấy thế nào về công việc hiện tại của mình?
Bạn có thấy công việc của mình có ý nghĩa không?
Bạn có được sử dụng hết khả năng của mình trong công việc không?
Mối quan hệ với đồng nghiệp và quản lý:
Bạn có cảm thấy mình là một phần của nhóm không?
Bạn có nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và quản lý không?
Bạn có cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến với quản lý không?
Cơ hội phát triển:
Bạn có thấy mình có cơ hội phát triển trong công ty không?
Bạn có hài lòng với các chương trình đào tạo của công ty không?
Bạn có được khuyến khích học hỏi và phát triển không?
Văn hóa công ty:
Bạn có cảm thấy các giá trị của công ty được thể hiện trong công việc hàng ngày không?
Bạn có tin tưởng vào lãnh đạo của công ty không?
Bạn có cảm thấy công ty quan tâm đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên không?
Đãi ngộ và phúc lợi:
Bạn có hài lòng với mức lương và các phúc lợi hiện tại không?
Bạn có cảm thấy mình được trả lương công bằng so với những người khác trong công ty không?
Lưu ý khi viết câu hỏi:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn hoặc từ ngữ khó hiểu.
Mỗi câu hỏi chỉ nên tập trung vào một vấn đề.
Tránh câu hỏi gợi ý hoặc thiên vị.
Đảm bảo tính bảo mật và ẩn danh của khảo sát.
3. Thang Đo (Scale):
Thang đo Likert:
Rất đồng ý, Đồng ý, Trung lập, Không đồng ý, Rất không đồng ý.
Thang đo số:
1-5 (1 là Rất không hài lòng, 5 là Rất hài lòng).
Thang đo so sánh:
So sánh với kỳ vọng (Cao hơn, Bằng, Thấp hơn).
III. Triển Khai Khảo Sát:
1. Thông Báo và Giải Thích:
Gửi thông báo trước khi khảo sát bắt đầu, giải thích mục đích, tầm quan trọng và cam kết bảo mật.
Nhấn mạnh rằng ý kiến đóng góp của nhân viên là vô cùng quan trọng để cải thiện môi trường làm việc.
Thông báo thời gian khảo sát (ví dụ: 2 tuần) và cách thức tham gia.
2. Gửi Khảo Sát:
Gửi email hoặc thông báo trên các kênh nội bộ của công ty.
Cung cấp liên kết trực tiếp đến khảo sát.
3. Nhắc Nhở:
Gửi email nhắc nhở cho những nhân viên chưa tham gia khảo sát sau vài ngày.
4. Đảm Bảo Tính Ẩn Danh:
Chọn nền tảng khảo sát có tính năng ẩn danh.
Nhấn mạnh với nhân viên rằng câu trả lời của họ sẽ được giữ bí mật tuyệt đối.
IV. Phân Tích Kết Quả:
1. Thu Thập và Xử Lý Dữ Liệu:
Xuất dữ liệu từ nền tảng khảo sát.
Sử dụng phần mềm thống kê (ví dụ: Excel, SPSS) để phân tích dữ liệu.
2. Phân Tích Dữ Liệu:
Tính toán điểm trung bình, tỷ lệ phần trăm cho từng câu hỏi.
So sánh kết quả giữa các bộ phận, nhóm nhân viên.
Phân tích xu hướng, sự thay đổi so với các kỳ khảo sát trước.
Tìm kiếm các vấn đề, điểm yếu cần cải thiện.
3. Xác Định Các Vấn Đề Ưu Tiên:
Tập trung vào các vấn đề có điểm số thấp nhất hoặc có ảnh hưởng lớn đến sự gắn kết của nhân viên.
Sử dụng kết quả câu hỏi mở để hiểu rõ hơn về nguyên nhân của các vấn đề.
V. Hành Động Dựa Trên Kết Quả:
1. Chia Sẻ Kết Quả:
Chia sẻ kết quả khảo sát (tổng quan, không tiết lộ thông tin cá nhân) với toàn bộ nhân viên.
Tổ chức các buổi họp nhóm để thảo luận về kết quả và đề xuất các giải pháp.
2. Xây Dựng Kế Hoạch Hành Động:
Xác định các hành động cụ thể để giải quyết các vấn đề đã được xác định.
Gán trách nhiệm cho từng hành động và đặt ra thời hạn hoàn thành.
Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch hành động.
3. Thực Hiện Các Thay Đổi:
Thực hiện các thay đổi dựa trên kế hoạch hành động.
Thông báo cho nhân viên về các thay đổi đã được thực hiện và lý do tại sao.
4. Đánh Giá Hiệu Quả:
Đánh giá hiệu quả của các thay đổi đã được thực hiện.
Tiến hành khảo sát lại sau một thời gian để đo lường sự cải thiện.
Điều chỉnh kế hoạch hành động nếu cần thiết.
VI. Lịch Trình Khảo Sát:
Tần suất:
Hàng năm:
Phổ biến nhất, cung cấp bức tranh tổng quan về sự gắn kết của nhân viên.
Bán niên (6 tháng):
Cho phép theo dõi sự thay đổi và phản ứng nhanh hơn với các vấn đề.
Hàng quý:
Thường được sử dụng khi có những thay đổi lớn trong công ty hoặc khi cần theo dõi sát sao sự gắn kết của nhân viên.
Thời điểm:
Tránh các thời điểm bận rộn (ví dụ: cuối năm, thời gian cao điểm của dự án).
Chọn thời điểm mà nhân viên có thời gian và tâm trạng thoải mái để tham gia khảo sát.
VII. Mẹo và Lưu Ý Quan Trọng:
Tính Bảo Mật:
Đảm bảo và truyền đạt rõ ràng về tính bảo mật của thông tin.
Sự Tham Gia:
Khuyến khích sự tham gia của nhân viên bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của phản hồi của họ.
Truyền Thông:
Thông báo rõ ràng về mục đích, thời gian và cách thức khảo sát.
Hành Động:
Điều quan trọng nhất là thực hiện các hành động cụ thể dựa trên kết quả khảo sát.
Linh Hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh câu hỏi và quy trình khảo sát để phù hợp với nhu cầu của công ty.
Sử dụng kết hợp cả dữ liệu định tính (từ câu hỏi mở) và định lượng (từ câu hỏi đóng) để có cái nhìn toàn diện.
Tạo một vòng lặp phản hồi liên tục:
Khảo sát –> Phân tích –> Hành động –> Khảo sát lại.
Ví dụ về một số câu hỏi khảo sát (có thể điều chỉnh):
Trên thang điểm từ 1 đến 5 (1 = Rất không hài lòng, 5 = Rất hài lòng), bạn hài lòng như thế nào với công việc hiện tại của mình?
Bạn có cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa và đóng góp vào mục tiêu chung của công ty không? (Rất đồng ý, Đồng ý, Trung lập, Không đồng ý, Rất không đồng ý)
Bạn có cảm thấy mình có cơ hội phát triển kỹ năng và kiến thức trong công việc không? (Có, Không, Không chắc chắn)
Bạn có cảm thấy mình được đánh giá cao và ghi nhận cho những đóng góp của mình không? (Luôn luôn, Thường xuyên, Thỉnh thoảng, Hiếm khi, Không bao giờ)
Bạn có cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến và phản hồi với quản lý của mình không? (Rất thoải mái, Thoải mái, Trung lập, Không thoải mái, Rất không thoải mái)
Bạn có cảm thấy mình là một phần của một đội nhóm gắn kết và hỗ trợ lẫn nhau không? (Rất đồng ý, Đồng ý, Trung lập, Không đồng ý, Rất không đồng ý)
Bạn có tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của đội ngũ quản lý cấp cao của công ty không? (Có, Không, Không chắc chắn)
Bạn có cảm thấy công ty quan tâm đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên không? (Rất đồng ý, Đồng ý, Trung lập, Không đồng ý, Rất không đồng ý)
Bạn có hài lòng với các phúc lợi và đãi ngộ mà công ty cung cấp không? (Có, Không, Không chắc chắn)
Bạn có sẵn lòng giới thiệu công ty cho bạn bè hoặc người thân đang tìm việc không? (Chắc chắn rồi, Có thể, Không chắc chắn, Không, Chắc chắn là không)
Bạn có đề xuất gì để cải thiện môi trường làm việc và tăng cường sự gắn kết của nhân viên? (Câu hỏi mở)
Chúc bạn thực hiện khảo sát thành công và thu được những thông tin giá trị để cải thiện môi trường làm việc!