Tuyển dụng Check with seller Cần Thơ => Cần giáo viên Tin học dạy kỹ năng sử dụng phần mềm Airtable

Thông tin tuyển dụng, Tôi sẽ giúp bạn tạo một về cách sử dụng Airtable, tập trung vào những kỹ năng cần thiết cho người mới bắt đầu.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AIRTABLE CHI TIẾT DÀNH CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Mục lục:

1. Airtable là gì? Tại sao nên sử dụng Airtable?

2. Tạo tài khoản và làm quen với giao diện

3. Xây dựng Base đầu tiên:

Tạo Base mới
Thiết lập bảng (Table)
Thêm và tùy chỉnh trường (Field)
Nhập dữ liệu

4. Làm việc với dữ liệu:

Sắp xếp (Sort)
Lọc (Filter)
Nhóm (Group)
Tìm kiếm (Search)

5. Các kiểu trường (Field) phổ biến và cách sử dụng:

Single line text
Long text
Single select & Multiple select
Number
Date
Checkbox
Attachment
Link to another record
Formula
Lookup
Count
Rollup

6. Các chế độ xem (View):

Grid view (Dạng lưới)
Form view (Dạng biểu mẫu)
Calendar view (Dạng lịch)
Gallery view (Dạng thư viện)
Kanban view (Dạng bảng Kanban)
Timeline view (Dạng dòng thời gian)

7. Quan hệ giữa các bảng (Table Relationships):

Liên kết một-nhiều (One-to-many)
Liên kết nhiều-nhiều (Many-to-many)

8. Tự động hóa (Automations):

Giới thiệu về Automations
Ví dụ đơn giản về tự động hóa

9. Chia sẻ và cộng tác:

Chia sẻ Base
Quyền truy cập
Bình luận và thông báo
10.

Mẹo và thủ thuật nâng cao:

Sử dụng phím tắt
Tối ưu hóa hiệu suất
Khám phá Airtable Universe

Nội dung chi tiết:

1. Airtable là gì? Tại sao nên sử dụng Airtable?

Airtable:

Là một nền tảng quản lý dữ liệu trực tuyến, kết hợp sức mạnh của bảng tính (spreadsheet) và cơ sở dữ liệu (database).

Tại sao nên sử dụng Airtable?

Linh hoạt:

Dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhiều mục đích sử dụng khác nhau (quản lý dự án, theo dõi khách hàng, lập kế hoạch sự kiện, v.v.).

Trực quan:

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thao tác.

Mạnh mẽ:

Hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu, quan hệ giữa các bảng, tự động hóa và tích hợp với các ứng dụng khác.

Cộng tác:

Cho phép nhiều người cùng làm việc trên một Base, dễ dàng chia sẻ và theo dõi tiến độ.

Khả năng mở rộng:

Cung cấp nhiều tính năng nâng cao và tích hợp để đáp ứng nhu cầu ngày càng phức tạp.

2. Tạo tài khoản và làm quen với giao diện

Tạo tài khoản:

1. Truy cập trang web [https://www.airtable.com/](https://www.airtable.com/)
2. Nhấn vào nút Sign up hoặc Get started.
3. Đăng ký bằng email, Google account hoặc Apple ID.
4. Làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình đăng ký.

Làm quen với giao diện:

Workspace:

Không gian làm việc chính, chứa các Base. Bạn có thể tạo nhiều Workspace để quản lý các dự án khác nhau.

Base:

Một cơ sở dữ liệu chứa các bảng (Table), chế độ xem (View) và các thiết lập khác.

Table:

Tương tự như một trang tính trong Excel, chứa dữ liệu được tổ chức thành các hàng (record) và cột (field).

Record:

Một hàng trong bảng, đại diện cho một mục dữ liệu cụ thể.

Field:

Một cột trong bảng, đại diện cho một thuộc tính của dữ liệu.

View:

Cách hiển thị dữ liệu trong bảng, cho phép bạn lọc, sắp xếp, nhóm và định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.

App:

Các ứng dụng bổ sung chức năng cho Airtable, như tạo biểu đồ, gửi email, v.v.

Automation:

Cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

3. Xây dựng Base đầu tiên:

Tạo Base mới:

1. Trong Workspace, nhấn vào nút Create a base.
2. Chọn Start with a template để sử dụng các mẫu có sẵn, hoặc chọn Start from scratch để tạo Base hoàn toàn mới.
3. Đặt tên cho Base và chọn màu sắc/biểu tượng đại diện.

Thiết lập bảng (Table):

1. Theo mặc định, Base mới sẽ có một bảng tên là Table 1. Bạn có thể đổi tên bảng bằng cách nhấp đúp vào tên bảng.
2. Để thêm bảng mới, nhấn vào biểu tượng + bên cạnh tên bảng hiện tại.

Thêm và tùy chỉnh trường (Field):

1. Theo mặc định, bảng mới sẽ có một vài trường cơ bản (ví dụ: Name, Notes, Attachments).
2. Để thêm trường mới, nhấn vào biểu tượng + ở cuối hàng tiêu đề.
3. Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho trường (xem phần 5 để biết thêm chi tiết).
4. Đặt tên cho trường.
5. Tùy chỉnh các thuộc tính khác của trường (ví dụ: định dạng số, tùy chọn lựa chọn, v.v.).

Nhập dữ liệu:

1. Nhập trực tiếp dữ liệu vào các ô trong bảng.
2. Sao chép và dán dữ liệu từ bảng tính khác (Excel, Google Sheets, v.v.).
3. Nhập dữ liệu từ file CSV.
4. Sử dụng Form view để nhập dữ liệu thông qua biểu mẫu trực tuyến.

4. Làm việc với dữ liệu:

Sắp xếp (Sort):

1. Nhấp vào tiêu đề của trường bạn muốn sắp xếp.
2. Chọn Sort ascending (tăng dần) hoặc Sort descending (giảm dần).
3. Bạn có thể sắp xếp theo nhiều trường bằng cách thêm nhiều quy tắc sắp xếp.

Lọc (Filter):

1. Nhấp vào tiêu đề của trường bạn muốn lọc.
2. Chọn Filter.
3. Chọn điều kiện lọc (ví dụ: is, is not, contains, is empty, v.v.).
4. Nhập giá trị hoặc chọn tùy chọn để lọc dữ liệu.
5. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện lọc để lọc dữ liệu chính xác hơn.

Nhóm (Group):

1. Nhấp vào tiêu đề của trường bạn muốn nhóm.
2. Chọn Group.
3. Dữ liệu sẽ được nhóm theo giá trị của trường đã chọn.
4. Bạn có thể tùy chỉnh cách nhóm dữ liệu (ví dụ: sắp xếp các nhóm, ẩn các nhóm trống, v.v.).

Tìm kiếm (Search):

1. Sử dụng thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải để tìm kiếm dữ liệu trong Base.
2. Nhập từ khóa bạn muốn tìm kiếm.
3. Airtable sẽ hiển thị các record chứa từ khóa đó.

5. Các kiểu trường (Field) phổ biến và cách sử dụng:

Single line text:

Văn bản ngắn (tên, tiêu đề, v.v.).

Long text:

Văn bản dài (mô tả, ghi chú, v.v.). Hỗ trợ định dạng văn bản cơ bản.

Single select & Multiple select:

Chọn một hoặc nhiều tùy chọn từ danh sách định sẵn.

Number:

Số (có thể định dạng số, đơn vị tiền tệ, v.v.).

Date:

Ngày tháng (có thể định dạng ngày tháng, hiển thị giờ, v.v.).

Checkbox:

Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu (true/false).

Attachment:

Tải lên file (hình ảnh, tài liệu, v.v.).

Link to another record:

Liên kết đến một record trong một bảng khác (tạo quan hệ giữa các bảng).

Formula:

Tính toán giá trị dựa trên các trường khác (sử dụng cú pháp giống Excel).

Lookup:

Hiển thị giá trị từ một trường liên kết trong một bảng khác.

Count:

Đếm số lượng record liên kết trong một bảng khác.

Rollup:

Tính toán tổng, trung bình, min, max, v.v. của các giá trị trong một trường liên kết trong một bảng khác.

Ví dụ về cách sử dụng một số kiểu trường nâng cao:

Formula:

Tạo một trường Total Price bằng công thức `Price Quantity`.

Lookup:

Hiển thị tên khách hàng từ bảng Customers trong bảng Orders bằng cách liên kết trường Customer ID.

Rollup:

Tính tổng doanh thu của một sản phẩm bằng cách liên kết trường Product ID trong bảng Orders và sử dụng hàm `SUM(Price Quantity)`.

6. Các chế độ xem (View):

Grid view (Dạng lưới):

Chế độ xem mặc định, hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng.

Form view (Dạng biểu mẫu):

Tạo biểu mẫu trực tuyến để thu thập dữ liệu.

Calendar view (Dạng lịch):

Hiển thị dữ liệu theo ngày tháng (ví dụ: sự kiện, lịch hẹn, v.v.).

Gallery view (Dạng thư viện):

Hiển thị dữ liệu dưới dạng thẻ hình ảnh (ví dụ: danh mục sản phẩm, portfolio, v.v.).

Kanban view (Dạng bảng Kanban):

Hiển thị dữ liệu dưới dạng các cột Kanban (ví dụ: quản lý dự án, theo dõi tiến độ, v.v.).

Timeline view (Dạng dòng thời gian):

Hiển thị dữ liệu theo dòng thời gian (ví dụ: lịch sử dự án, kế hoạch, v.v.).

Cách tạo và tùy chỉnh View:

1. Nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tên view hiện tại.
2. Chọn loại view bạn muốn tạo.
3. Đặt tên cho view.
4. Tùy chỉnh các thuộc tính của view (ví dụ: trường hiển thị, sắp xếp, lọc, nhóm, v.v.).

7. Quan hệ giữa các bảng (Table Relationships):

Liên kết một-nhiều (One-to-many):

Một record trong bảng A có thể liên kết với nhiều record trong bảng B, nhưng một record trong bảng B chỉ có thể liên kết với một record trong bảng A.

Ví dụ:

Một khách hàng có thể có nhiều đơn hàng, nhưng một đơn hàng chỉ thuộc về một khách hàng.

Liên kết nhiều-nhiều (Many-to-many):

Một record trong bảng A có thể liên kết với nhiều record trong bảng B, và ngược lại.

Ví dụ:

Một sinh viên có thể học nhiều môn học, và một môn học có thể có nhiều sinh viên.

Cách tạo quan hệ giữa các bảng:

1. Trong bảng bạn muốn tạo liên kết, thêm một trường Link to another record.
2. Chọn bảng bạn muốn liên kết đến.
3. Chọn xem bạn muốn cho phép liên kết đến nhiều record hay chỉ một record.
4. Tùy chỉnh các thuộc tính khác của trường (ví dụ: tên trường, hiển thị record liên kết, v.v.).

8. Tự động hóa (Automations):

Giới thiệu về Automations:

Cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại dựa trên các trigger (kích hoạt) và actions (hành động).

Ví dụ đơn giản về tự động hóa:

Trigger:

Khi một record mới được tạo trong bảng Orders.

Action:

Gửi email thông báo đến người quản lý.

Cách tạo Automation:

1. Nhấp vào tab Automations ở góc trên bên phải.
2. Nhấp vào nút Create automation.
3. Chọn trigger.
4. Chọn action.
5. Cấu hình trigger và action.
6. Bật automation.

9. Chia sẻ và cộng tác:

Chia sẻ Base:

1. Nhấp vào nút Share ở góc trên bên phải.
2. Chọn Invite collaborators để mời người khác cộng tác.
3. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời.
4. Chọn quyền truy cập cho người đó (Viewer, Editor, Creator, Owner).
5. Nhấp vào nút Send invite.

Quyền truy cập:

Viewer:

Chỉ có thể xem dữ liệu.

Editor:

Có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu.

Creator:

Có thể xem, chỉnh sửa và tạo mới dữ liệu.

Owner:

Có toàn quyền kiểm soát Base.

Bình luận và thông báo:

Bạn có thể thêm bình luận vào các record để thảo luận và trao đổi thông tin.
Airtable sẽ gửi thông báo khi có hoạt động mới trong Base (ví dụ: có bình luận mới, record được chỉnh sửa, v.v.).

10. Mẹo và thủ thuật nâng cao:

Sử dụng phím tắt:

Học các phím tắt để thao tác nhanh hơn.

Tối ưu hóa hiệu suất:

Sử dụng các kiểu trường phù hợp, giới hạn số lượng trường và record, v.v.

Khám phá Airtable Universe:

Tìm kiếm các mẫu và ứng dụng có sẵn để tiết kiệm thời gian và công sức.

Lưu ý quan trọng:

Hướng dẫn này cung cấp kiến thức cơ bản. Để trở thành chuyên gia Airtable, bạn cần thực hành nhiều và khám phá các tính năng nâng cao.
Airtable thường xuyên cập nhật các tính năng mới. Hãy theo dõi các bản cập nhật để không bỏ lỡ những cải tiến mới nhất.

Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Airtable!

Nếu bạn muốn tôi đi sâu vào bất kỳ phần nào cụ thể hoặc có câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!

Contact seller Share

Comments