Check with seller Hải Phòng => Cần giáo viên Tin học dạy kỹ năng sử dụng phần mềm Insightly

Tuyển dụng giáo viên ngành giáo dục Hải Phòng => Thông tin tuyển dụng, Tôi sẽ giúp bạn viết một về cách sử dụng phần mềm Insightly, đặc biệt tập trung vào các kỹ năng quan trọng. Hướng dẫn này sẽ bao gồm cả lý thuyết và các bước thực hành cụ thể, giúp người mới bắt đầu có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng Insightly hiệu quả.

Sử Dụng Phần Mềm Insightly CRM

Lời Giới Thiệu

Insightly là một phần mềm CRM (Customer Relationship Management) mạnh mẽ, được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nó giúp bạn quản lý thông tin khách hàng, theo dõi các giao dịch, tự động hóa quy trình bán hàng và cải thiện quan hệ với khách hàng. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng Insightly một cách hiệu quả.

Mục Lục

1. Tổng Quan Về Insightly

1.1. Insightly là gì?
1.2. Các tính năng chính của Insightly
1.3. Lợi ích khi sử dụng Insightly

2. Bắt Đầu Với Insightly

2.1. Tạo tài khoản và đăng nhập
2.2. Thiết lập tài khoản và hồ sơ người dùng
2.3. Làm quen với giao diện người dùng

3. Quản Lý Danh Bạ (Contacts)

3.1. Thêm mới một Contact
3.2. Nhập danh bạ từ file CSV hoặc các nguồn khác
3.3. Chỉnh sửa và cập nhật thông tin Contact
3.4. Phân loại Contact bằng Tags và Filters
3.5. Liên kết Contact với các đối tượng khác (Organizations, Opportunities, Projects)

4. Quản Lý Tổ Chức (Organizations)

4.1. Thêm mới một Organization
4.2. Chỉnh sửa và cập nhật thông tin Organization
4.3. Liên kết Organization với Contacts, Opportunities, Projects

5. Quản Lý Cơ Hội Bán Hàng (Opportunities)

5.1. Tạo mới một Opportunity
5.2. Quản lý các giai đoạn của Opportunity (Pipeline)
5.3. Liên kết Opportunity với Contacts và Organizations
5.4. Theo dõi tiến độ và dự báo doanh thu

6. Quản Lý Dự Án (Projects)

6.1. Tạo mới một Project
6.2. Phân công công việc (Tasks) cho các thành viên
6.3. Theo dõi tiến độ dự án
6.4. Liên kết Project với Contacts, Organizations, Opportunities

7. Quản Lý Tác Vụ (Tasks) và Sự Kiện (Events)

7.1. Tạo mới một Task
7.2. Tạo mới một Event (Cuộc hẹn, cuộc gọi,...)
7.3. Thiết lập nhắc nhở
7.4. Đồng bộ hóa với lịch (Google Calendar, Outlook Calendar)

8. Sử Dụng Email trong Insightly

8.1. Kết nối tài khoản email với Insightly
8.2. Gửi email từ Insightly
8.3. Theo dõi email
8.4. Sử dụng Email Templates

9. Báo Cáo và Phân Tích (Reports & Analytics)

9.1. Tạo và tùy chỉnh báo cáo
9.2. Phân tích dữ liệu bán hàng
9.3. Sử dụng Dashboard
10.

Tự Động Hóa Quy Trình (Workflow Automation)

10.1. Tìm hiểu về Workflow Automation
10.2. Tạo Workflow đơn giản
10.3. Sử dụng Workflow để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
11.

Tích Hợp Insightly với Các Ứng Dụng Khác

11.1. Các tích hợp phổ biến (Mailchimp, Quickbooks,...)
11.2. Thiết lập tích hợp
12.

Mẹo và Thủ Thuật Nâng Cao

12.1. Sử dụng các phím tắt
12.2. Tùy chỉnh giao diện
12.3. Khắc phục sự cố thường gặp

1. Tổng Quan Về Insightly

1.1. Insightly là gì?

Insightly là một nền tảng CRM dựa trên đám mây, giúp các doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả. Nó cung cấp một cái nhìn toàn diện về khách hàng, từ thông tin liên hệ đến lịch sử giao dịch, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

1.2. Các tính năng chính của Insightly

Quản lý danh bạ:

Lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.

Quản lý tổ chức:

Theo dõi thông tin về các công ty và tổ chức mà bạn làm việc.

Quản lý cơ hội bán hàng:

Quản lý các giao dịch bán hàng từ đầu đến cuối.

Quản lý dự án:

Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án.

Quản lý tác vụ và sự kiện:

Lên lịch các cuộc hẹn, cuộc gọi và các tác vụ khác.

Email marketing:

Gửi email marketing và theo dõi hiệu quả.

Báo cáo và phân tích:

Tạo báo cáo để theo dõi hiệu suất bán hàng và các chỉ số quan trọng khác.

Tự động hóa quy trình:

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian.

Tích hợp:

Kết nối Insightly với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng.

1.3. Lợi ích khi sử dụng Insightly

Cải thiện quan hệ khách hàng:

Hiểu rõ hơn về khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Tăng hiệu quả bán hàng:

Quản lý các giao dịch bán hàng hiệu quả hơn và chốt nhiều giao dịch hơn.

Tiết kiệm thời gian:

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn.

Ra quyết định sáng suốt hơn:

Dựa trên dữ liệu chính xác và đầy đủ.

Cộng tác tốt hơn:

Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và cộng tác với nhau.

2. Bắt Đầu Với Insightly

2.1. Tạo tài khoản và đăng nhập

Truy cập trang web của Insightly ([https://www.insightly.com/](https://www.insightly.com/)).
Chọn gói phù hợp với nhu cầu của bạn (có gói miễn phí và các gói trả phí).
Nhập thông tin cá nhân và tạo tài khoản.
Xác nhận tài khoản qua email.
Đăng nhập vào Insightly.

2.2. Thiết lập tài khoản và hồ sơ người dùng

Cài đặt chung:

Đi đến

User Settings

(thường nằm ở góc trên bên phải, dưới avatar của bạn).
Cập nhật thông tin cá nhân (tên, email, số điện thoại, múi giờ).
Thay đổi mật khẩu (nếu cần).

Cài đặt email:

Kết nối tài khoản email của bạn (Gmail, Outlook,...) để gửi và nhận email trực tiếp từ Insightly.

Cài đặt thông báo:

Chọn loại thông báo bạn muốn nhận (email, thông báo trong ứng dụng).

Cài đặt khác:

Tùy chỉnh ngôn ngữ, định dạng ngày tháng, tiền tệ,...

2.3. Làm quen với giao diện người dùng

Thanh điều hướng chính:

Nằm ở bên trái màn hình, cho phép bạn truy cập vào các phần chính của Insightly (Contacts, Organizations, Opportunities, Projects, Reports,...).

Khu vực làm việc:

Nơi hiển thị thông tin chi tiết của các đối tượng (Contacts, Organizations,...) hoặc các báo cáo, biểu đồ.

Thanh tìm kiếm:

Cho phép bạn tìm kiếm nhanh chóng các đối tượng.

Nút Add:

Nằm ở góc trên bên phải, cho phép bạn thêm mới các đối tượng (Contacts, Organizations, Opportunities,...).

Trung tâm trợ giúp:

Cung cấp tài liệu hướng dẫn, câu hỏi thường gặp và hỗ trợ từ Insightly.

3. Quản Lý Danh Bạ (Contacts)

3.1. Thêm mới một Contact

1. Nhấn vào

Contacts

trên thanh điều hướng chính.
2. Nhấn vào nút

Add Contact

(hoặc dấu +).
3. Điền đầy đủ thông tin của Contact:

First Name:

Tên

Last Name:

Họ

Email:

Địa chỉ email

Phone:

Số điện thoại

Organization:

Chọn tổ chức mà Contact thuộc về (nếu có)

Title:

Chức danh

Address:

Địa chỉ

Tags:

Thêm các tag để phân loại Contact (ví dụ: Khách hàng tiềm năng, Khách hàng VIP,...)

Details:

Thêm các thông tin bổ sung (ghi chú, sở thích,...)
4. Nhấn

Save

.

3.2. Nhập danh bạ từ file CSV hoặc các nguồn khác

1. Nhấn vào

Contacts

trên thanh điều hướng chính.
2. Nhấn vào biểu tượng

...

(More Options) ở góc trên bên phải.
3. Chọn

Import Contacts

.
4. Chọn nguồn nhập (CSV, Google Contacts,...)
5. Tải lên file CSV hoặc kết nối với nguồn khác.
6. Ánh xạ các cột trong file CSV với các trường trong Insightly.

Lưu ý:

Việc ánh xạ đúng các cột là rất quan trọng để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác.
7. Nhấn

Import

.

Lưu ý:

File CSV cần được định dạng đúng cách (ví dụ: sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy để phân tách các cột).

3.3. Chỉnh sửa và cập nhật thông tin Contact

1. Nhấn vào

Contacts

trên thanh điều hướng chính.
2. Tìm và chọn Contact bạn muốn chỉnh sửa.
3. Nhấn vào nút

Edit

(hoặc biểu tượng cây bút).
4. Chỉnh sửa thông tin cần thiết.
5. Nhấn

Save

.

3.4. Phân loại Contact bằng Tags và Filters

Tags:

Tags là các nhãn dán mà bạn có thể gán cho Contact để phân loại chúng theo các tiêu chí khác nhau (ví dụ: Khách hàng tiềm năng, Khách hàng VIP, Đối tác,...).
Bạn có thể thêm tags khi tạo mới hoặc chỉnh sửa Contact.
Bạn có thể tìm kiếm và lọc Contact theo tags.

Filters:

Filters cho phép bạn lọc Contact theo nhiều tiêu chí khác nhau (ví dụ: tên, email, tổ chức, tags,...).
Bạn có thể tạo và lưu các filters để sử dụng lại sau này.
Ví dụ: Bạn có thể tạo một filter để hiển thị tất cả các Contact có tag Khách hàng tiềm năng và thuộc về tổ chức ABC Company.

3.5. Liên kết Contact với các đối tượng khác (Organizations, Opportunities, Projects)

Khi xem chi tiết một Contact, bạn sẽ thấy các tab liên quan đến các đối tượng khác:

Organizations:

Hiển thị các tổ chức mà Contact thuộc về.

Opportunities:

Hiển thị các cơ hội bán hàng mà Contact liên quan đến.

Projects:

Hiển thị các dự án mà Contact liên quan đến.
Bạn có thể thêm mới hoặc liên kết Contact với các đối tượng này. Việc liên kết này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về mối quan hệ giữa các đối tượng.

4. Quản Lý Tổ Chức (Organizations)

4.1. Thêm mới một Organization

1. Nhấn vào

Organizations

trên thanh điều hướng chính.
2. Nhấn vào nút

Add Organization

(hoặc dấu +).
3. Điền đầy đủ thông tin của Organization:

Organization Name:

Tên tổ chức

Website:

Địa chỉ website

Phone:

Số điện thoại

Address:

Địa chỉ

Details:

Thêm các thông tin bổ sung (ghi chú, lĩnh vực hoạt động,...)
4. Nhấn

Save

.

4.2. Chỉnh sửa và cập nhật thông tin Organization

Tương tự như chỉnh sửa Contact, bạn có thể chỉnh sửa thông tin Organization bằng cách:
1. Nhấn vào

Organizations

trên thanh điều hướng chính.
2. Tìm và chọn Organization bạn muốn chỉnh sửa.
3. Nhấn vào nút

Edit

(hoặc biểu tượng cây bút).
4. Chỉnh sửa thông tin cần thiết.
5. Nhấn

Save

.

4.3. Liên kết Organization với Contacts, Opportunities, Projects

Tương tự như liên kết Contact, bạn có thể liên kết Organization với Contacts, Opportunities và Projects để có cái nhìn tổng quan về mối quan hệ giữa các đối tượng.

5. Quản Lý Cơ Hội Bán Hàng (Opportunities)

5.1. Tạo mới một Opportunity

1. Nhấn vào

Opportunities

trên thanh điều hướng chính.
2. Nhấn vào nút

Add Opportunity

(hoặc dấu +).
3. Điền đầy đủ thông tin của Opportunity:

Opportunity Name:

Tên cơ hội

Organization:

Chọn tổ chức liên quan

Contact:

Chọn Contact liên quan

Pipeline:

Chọn pipeline (quy trình bán hàng)

Stage:

Chọn giai đoạn của cơ hội trong pipeline

Value:

Giá trị của cơ hội

Expected Close Date:

Ngày dự kiến kết thúc

Details:

Thêm các thông tin bổ sung (mô tả sản phẩm/dịch vụ, đối thủ cạnh tranh,...)
4. Nhấn

Save

.

5.2. Quản lý các giai đoạn của Opportunity (Pipeline)

Pipeline

là quy trình bán hàng của bạn, bao gồm các giai đoạn mà một cơ hội cần trải qua trước khi chốt được giao dịch.
Insightly cho phép bạn tùy chỉnh pipeline của mình để phù hợp với quy trình bán hàng của doanh nghiệp.
Khi một cơ hội tiến triển qua các giai đoạn khác nhau, bạn cần cập nhật

Stage

của cơ hội. Ví dụ: từ Liên hệ ban đầu sang Gặp gỡ khách hàng sang Đề xuất giải pháp sang Thương lượng sang Chốt giao dịch.

5.3. Liên kết Opportunity với Contacts và Organizations

Việc liên kết Opportunity với Contacts và Organizations giúp bạn dễ dàng theo dõi các thông tin liên quan đến cơ hội này.

5.4. Theo dõi tiến độ và dự báo doanh thu

Insightly cung cấp các báo cáo và biểu đồ giúp bạn theo dõi tiến độ của các cơ hội bán hàng.
Bạn có thể sử dụng các báo cáo này để dự báo doanh thu và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

6. Quản Lý Dự Án (Projects)

6.1. Tạo mới một Project

1. Nhấn vào

Projects

trên thanh điều hướng chính.
2. Nhấn vào nút

Add Project

(hoặc dấu +).
3. Điền đầy đủ thông tin của Project:

Project Name:

Tên dự án

Organization:

Chọn tổ chức liên quan

Contact:

Chọn Contact liên quan

Status:

Chọn trạng thái của dự án (ví dụ: Đang thực hiện, Hoàn thành, Tạm dừng,...)

Start Date:

Ngày bắt đầu dự án

End Date:

Ngày kết thúc dự án

Details:

Thêm các thông tin bổ sung (mô tả dự án, mục tiêu,...)
4. Nhấn

Save

.

6.2. Phân công công việc (Tasks) cho các thành viên

1. Trong trang chi tiết của dự án, bạn sẽ thấy tab

Tasks

.
2. Nhấn vào nút

Add Task

.
3. Điền thông tin của task:

Task Name:

Tên công việc

Assigned To:

Chọn người được giao công việc

Due Date:

Ngày hết hạn

Priority:

Mức độ ưu tiên

Details:

Thêm các thông tin bổ sung (mô tả công việc, yêu cầu,...)
4. Nhấn

Save

.

6.3. Theo dõi tiến độ dự án

Insightly cung cấp các công cụ giúp bạn theo dõi tiến độ của dự án, bao gồm:

Danh sách Tasks:

Hiển thị danh sách các công việc và trạng thái của chúng.

Biểu đồ Gantt:

Hiển thị tiến độ của các công việc theo thời gian.

Báo cáo:

Cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án.

6.4. Liên kết Project với Contacts, Organizations, Opportunities

Việc liên kết Project với Contacts, Organizations và Opportunities giúp bạn dễ dàng theo dõi các thông tin liên quan đến dự án.

7. Quản Lý Tác Vụ (Tasks) và Sự Kiện (Events)

7.1. Tạo mới một Task

1. Nhấn vào

Tasks

trên thanh điều hướng chính (hoặc từ trang chi tiết của Contact, Organization, Opportunity, Project).
2. Nhấn vào nút

Add Task

(hoặc dấu +).
3. Điền thông tin của task:

Task Name:

Tên công việc

Assigned To:

Chọn người được giao công việc

Due Date:

Ngày hết hạn

Priority:

Mức độ ưu tiên

Related To:

Liên kết task với Contact, Organization, Opportunity, Project (nếu có)

Details:

Thêm các thông tin bổ sung (mô tả công việc, yêu cầu,...)
4. Nhấn

Save

.

7.2. Tạo mới một Event (Cuộc hẹn, cuộc gọi,...)

1. Nhấn vào

Events

trên thanh điều hướng chính (hoặc từ trang chi tiết của Contact, Organization, Opportunity, Project).
2. Nhấn vào nút

Add Event

(hoặc dấu +).
3. Điền thông tin của event:

Subject:

Chủ đề của sự kiện

Start Date:

Ngày bắt đầu

End Date:

Ngày kết thúc

Location:

Địa điểm

Attendees:

Thêm người tham dự (Contacts, Users)

Related To:

Liên kết event với Contact, Organization, Opportunity, Project (nếu có)

Details:

Thêm các thông tin bổ sung (mục đích cuộc hẹn, nội dung cuộc gọi,...)
4. Nhấn

Save

.

7.3. Thiết lập nhắc nhở

Insightly cho phép bạn thiết lập nhắc nhở cho cả Tasks và Events để không bỏ lỡ bất kỳ công việc hoặc sự kiện quan trọng nào.
Bạn có thể thiết lập nhắc nhở qua email hoặc thông báo trong ứng dụng.

7.4. Đồng bộ hóa với lịch (Google Calendar, Outlook Calendar)

Insightly cho phép bạn đồng bộ hóa với Google Calendar hoặc Outlook Calendar để xem và quản lý các sự kiện của mình trên cả hai nền tảng.
Để thiết lập đồng bộ hóa, hãy đi đến

User Settings

->

Calendar Sync

.

8. Sử Dụng Email trong Insightly

8.1. Kết nối tài khoản email với Insightly

Đi đến

User Settings

->

Email Settings

.
Chọn nhà cung cấp email của bạn (Gmail, Outlook,...) và làm theo hướng dẫn để kết nối tài khoản.

8.2. Gửi email từ Insightly

Bạn có thể gửi email từ trang chi tiết của Contact, Organization, Opportunity, Project.
Nhấn vào nút

Send Email

.
Soạn email và gửi.

8.3. Theo dõi email

Insightly cho phép bạn theo dõi email để biết khi nào email được mở và các liên kết trong email được nhấp vào.
Để bật tính năng theo dõi email, hãy đảm bảo rằng tính năng

Email Tracking

được bật trong

Email Settings

.

8.4. Sử dụng Email Templates

Email Templates giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tạo sẵn các mẫu email có thể sử dụng lại.
Để tạo Email Template, hãy đi đến

System Settings

->

Email Templates

.
Bạn có thể sử dụng các trường trộn (merge fields) để tự động điền thông tin vào email (ví dụ: tên của Contact, tên của Organization).

9. Báo Cáo và Phân Tích (Reports & Analytics)

9.1. Tạo và tùy chỉnh báo cáo

1. Nhấn vào

Reports

trên thanh điều hướng chính.
2. Chọn loại báo cáo bạn muốn tạo (ví dụ: Opportunity Report, Contact Report, Activity Report).
3. Tùy chỉnh các bộ lọc, cột và nhóm để tạo báo cáo theo nhu cầu của bạn.
4. Lưu báo cáo để sử dụng lại sau này.

9.2. Phân tích dữ liệu bán hàng

Sử dụng các báo cáo và biểu đồ để phân tích dữ liệu bán hàng của bạn.
Xác định các xu hướng, cơ hội và vấn đề cần giải quyết.
Đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu.

9.3. Sử dụng Dashboard

Dashboard cung cấp một cái nhìn tổng quan về các chỉ số quan trọng nhất của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh dashboard để hiển thị các báo cáo và biểu đồ mà bạn quan tâm.

10. Tự Động Hóa Quy Trình (Workflow Automation)

10.1. Tìm hiểu về Workflow Automation

Workflow Automation cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
Ví dụ: Bạn có thể tự động tạo một task khi một cơ hội đạt đến một giai đoạn nhất định.

10.2. Tạo Workflow đơn giản

1. Đi đến

System Settings

->

Workflow Automation

.
2. Nhấn vào nút

Add Workflow

.
3. Chọn loại đối tượng mà workflow sẽ áp dụng (ví dụ: Opportunity).
4. Xác định các điều kiện kích hoạt (trigger) workflow (ví dụ: Stage changed to Closed Won).
5. Xác định các hành động (action) mà workflow sẽ thực hiện (ví dụ: Create a task).
6. Lưu workflow.

10.3. Sử dụng Workflow để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Sử dụng Workflow để tự động hóa các tác vụ như:
Tạo task
Gửi email
Cập nhật trường
Tạo record mới

11. Tích Hợp Insightly với Các Ứng Dụng Khác

11.1. Các tích hợp phổ biến (Mailchimp, Quickbooks,...)

Insightly tích hợp với nhiều ứng dụng khác để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Các tích hợp phổ biến bao gồm:

Mailchimp:

Gửi email marketing và theo dõi hiệu quả.

Quickbooks:

Quản lý tài chính và kế toán.

Google Apps:

Đồng bộ hóa danh bạ, lịch và email.

Zapier:

Kết nối với hàng ngàn ứng dụng khác.

11.2. Thiết lập tích hợp

Đi đến

System Settings

->

Integrations

.
Chọn ứng dụng bạn muốn tích hợp và làm theo hướng dẫn để thiết lập kết nối.

12. Mẹo và Thủ Thuật Nâng Cao

12.1. Sử dụng các phím tắt

Tìm hiểu các phím tắt để thao tác nhanh hơn trong Insightly.
Ví dụ:
`Ctrl + K`: Tìm kiếm
`Ctrl + N`: Thêm mới một đối tượng

12.2. Tùy chỉnh giao diện

Tùy chỉnh giao diện Insightly để phù hợp với sở thích và nhu cầu của bạn.
Bạn có thể thay đổi màu sắc, bố cục và các cài đặt khác.

12.3. Khắc phục sự cố thường gặp

Tham khảo tài liệu hướng dẫn của Insightly hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào.
Một số sự cố thường gặp bao gồm:
Không thể đăng nhập
Không thể kết nối với email
Dữ liệu không đồng bộ
Báo cáo bị lỗi

Kết Luận

Hướng dẫn này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về cách sử dụng phần mềm Insightly CRM. Hãy thực hành các kỹ năng này thường xuyên để trở thành một người dùng Insightly thành thạo. Chúc bạn thành công!

Lưu ý:

Đây là một hướng dẫn tổng quát, các tính năng và giao diện của Insightly có thể thay đổi theo thời gian.
Hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn chính thức của Insightly để có thông tin chi tiết và cập nhật nhất.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Insightly.

Hy vọng hướng dẫn này sẽ hữu ích cho bạn! Nếu bạn muốn tôi chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm thông tin, hãy cho tôi biết.

Contact seller Share

Comments