Check with seller Hồ Chí Minh => Cần gấp giáo viên Tin học dạy kỹ năng sử dụng phần mềm Help Scout

Thông tin tuyển dụng, Rất vui được giúp bạn tạo về cách sử dụng Help Scout dành cho giáo viên Tin học. bản , được chia thành các phần rõ ràng, kèm theo hình ảnh minh họa (nếu có thể) để giúp người mới bắt đầu dễ dàng làm quen.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HELP SCOUT DÀNH CHO GIÁO VIÊN TIN HỌC

Mục lục:

1. Giới thiệu về Help Scout

2. Đăng nhập và làm quen với giao diện

3. Quản lý Hộp thư (Mailbox)

4. Tạo và quản lý Khách hàng (Customers)

5. Tạo và quản lý Bài viết (Articles) trong Knowledge Base

6. Sử dụng Tags để phân loại và quản lý yêu cầu

7. Tạo và sử dụng Workflow (Tự động hóa quy trình)

8. Báo cáo và thống kê

9. Mẹo và thủ thuật

1. Giới thiệu về Help Scout

Help Scout là một phần mềm hỗ trợ khách hàng (customer support) dựa trên nền tảng web, được thiết kế để giúp các nhóm hỗ trợ khách hàng quản lý và trả lời các yêu cầu từ khách hàng một cách hiệu quả. Nó hoạt động như một hộp thư email chia sẻ, cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và xử lý các yêu cầu.

Tại sao giáo viên Tin học nên sử dụng Help Scout?

Quản lý hiệu quả:

Dễ dàng theo dõi và quản lý các câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ từ học sinh, phụ huynh.

Tiết kiệm thời gian:

Tự động hóa các quy trình, sử dụng các mẫu trả lời sẵn có.

Cải thiện chất lượng hỗ trợ:

Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào, cung cấp câu trả lời nhanh chóng và chính xác.

Tạo cơ sở kiến thức:

Xây dựng cơ sở dữ liệu các câu hỏi thường gặp (FAQ) để học sinh tự tra cứu.

Phân tích và cải tiến:

Theo dõi hiệu suất làm việc, xác định các vấn đề thường gặp để cải thiện chương trình giảng dạy và hỗ trợ.

2. Đăng nhập và làm quen với giao diện

Đăng nhập:

Truy cập vào trang web Help Scout ([https://www.helpscout.com/](https://www.helpscout.com/)) và đăng nhập bằng tài khoản được cung cấp.

Giao diện chính:

Sidebar bên trái:

Chứa các mục chính như Mailboxes, Customers, Articles, Reports, Manage.

Khu vực trung tâm:

Hiển thị danh sách các Conversation (cuộc hội thoại) hoặc nội dung chi tiết của một Conversation.

Thanh công cụ phía trên:

Chứa các tùy chọn như tìm kiếm, tạo mới Conversation, quản lý Profile.

3. Quản lý Hộp thư (Mailbox)

Mailbox là nơi tập trung tất cả các email, tin nhắn gửi đến từ học sinh, phụ huynh.

Truy cập Mailbox:

Click vào mục Mailboxes ở sidebar bên trái.

Các trạng thái của Conversation:

Active:

Các Conversation đang mở, cần được xử lý.

Pending:

Các Conversation đang chờ phản hồi từ người gửi.

Closed:

Các Conversation đã được giải quyết xong.

Spam:

Các Conversation bị đánh dấu là spam.

Thao tác với Conversation:

Mở Conversation:

Click vào Conversation để xem nội dung chi tiết.

Trả lời Conversation:

Nhập nội dung trả lời vào ô soạn thảo và nhấn Send.

Chuyển Conversation (Assign):

Chọn người phụ trách Conversation bằng cách click vào nút Assign.

Thay đổi trạng thái:

Chọn trạng thái phù hợp (Active, Pending, Closed).

Thêm ghi chú (Note):

Thêm ghi chú nội bộ để các thành viên khác trong nhóm biết thông tin chi tiết về Conversation.

Thêm Tags:

Gán Tags để phân loại và quản lý Conversation (xem phần 6).

4. Tạo và quản lý Khách hàng (Customers)

Customers là thông tin về người gửi email (học sinh, phụ huynh).

Truy cập Customers:

Click vào mục Customers ở sidebar bên trái.

Tìm kiếm Khách hàng:

Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm theo tên, email, hoặc các thông tin khác.

Tạo Khách hàng mới:

Click vào nút Add Customer.
Nhập các thông tin cần thiết (tên, email, số điện thoại, v.v.).
Nhấn Create Customer.

Xem thông tin Khách hàng:

Click vào tên Khách hàng để xem thông tin chi tiết, lịch sử các Conversation.

5. Tạo và quản lý Bài viết (Articles) trong Knowledge Base

Knowledge Base là nơi lưu trữ các bài viết hướng dẫn, câu hỏi thường gặp (FAQ) để học sinh tự tra cứu.

Truy cập Articles:

Click vào mục Articles ở sidebar bên trái.

Tạo Article mới:

Click vào nút New Article.
Chọn danh mục (Category) phù hợp.
Nhập tiêu đề và nội dung bài viết.
Sử dụng các công cụ định dạng để trình bày bài viết rõ ràng, dễ đọc.
Nhấn Publish để đăng bài viết.

Quản lý Articles:

Chỉnh sửa Article:

Click vào Article cần chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi.

Sắp xếp Articles vào Categories:

Tạo các danh mục để phân loại Articles theo chủ đề.

Tìm kiếm Articles:

Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm các Article theo từ khóa.

6. Sử dụng Tags để phân loại và quản lý yêu cầu

Tags là các nhãn để phân loại các Conversation theo chủ đề, mức độ ưu tiên, v.v.

Thêm Tags vào Conversation:

Mở Conversation.
Click vào ô Tags ở phía dưới nội dung Conversation.
Nhập tên Tag mới hoặc chọn từ danh sách các Tag đã có.

Quản lý Tags:

Truy cập Manage -> Tags.
Xem danh sách các Tags đã tạo.
Chỉnh sửa hoặc xóa Tags.

Sử dụng Tags để lọc Conversation:

Trong Mailbox, click vào bộ lọc Tags để chọn các Tags cần lọc.

Ví dụ về Tags:

Bài tập về nhà
Lỗi phần mềm
Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật
Phản hồi
Quan trọng

7. Tạo và sử dụng Workflow (Tự động hóa quy trình)

Workflows là các quy trình tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Truy cập Workflows:

Truy cập Manage -> Workflows.

Tạo Workflow mới:

Click vào nút New Workflow.
Đặt tên cho Workflow.
Chọn điều kiện kích hoạt Workflow (ví dụ: khi một Conversation mới được tạo, khi một Tag được thêm vào).
Chọn các hành động cần thực hiện khi Workflow được kích hoạt (ví dụ: tự động gán Conversation cho một người, tự động thêm Tag, tự động gửi email trả lời).

Ví dụ về Workflow:

Tự động gán Conversation cho giáo viên phụ trách môn học tương ứng dựa trên Tag.

Ví dụ: Nếu Conversation có Tag Lập trình Python, tự động gán cho giáo viên A.

Tự động gửi email xác nhận khi nhận được yêu cầu hỗ trợ.

8. Báo cáo và thống kê

Help Scout cung cấp các báo cáo và thống kê để theo dõi hiệu suất làm việc, xác định các vấn đề thường gặp.

Truy cập Reports:

Click vào mục Reports ở sidebar bên trái.

Các loại báo cáo:

Conversations:

Số lượng Conversation, thời gian phản hồi trung bình, v.v.

Customers:

Số lượng Khách hàng, các kênh liên hệ phổ biến nhất, v.v.

Happiness:

Mức độ hài lòng của Khách hàng (nếu sử dụng tính năng đánh giá).

Knowledge Base:

Số lượt xem Articles, các Articles được xem nhiều nhất, v.v.

Tùy chỉnh báo cáo:

Chọn khoảng thời gian, các bộ lọc để tạo báo cáo theo nhu cầu.

9. Mẹo và thủ thuật

Sử dụng phím tắt:

Help Scout có nhiều phím tắt giúp bạn thao tác nhanh hơn. Tham khảo danh sách phím tắt trong phần Help của Help Scout.

Tạo các mẫu trả lời (Saved Replies):

Tạo sẵn các mẫu trả lời cho các câu hỏi thường gặp để tiết kiệm thời gian.

Tích hợp với các ứng dụng khác:

Help Scout có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Slack, Trello, v.v. để tăng hiệu quả làm việc.

Tham gia cộng đồng Help Scout:

Tham gia diễn đàn, nhóm Facebook để học hỏi kinh nghiệm từ những người dùng khác.

Lưu ý:

Hướng dẫn này chỉ cung cấp các kiến thức cơ bản về Help Scout. Bạn nên tự mình khám phá và tìm hiểu thêm các tính năng nâng cao khác.
Hình ảnh minh họa sẽ được bổ sung sau để giúp bạn dễ hình dung hơn.

Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Help Scout để hỗ trợ học sinh, phụ huynh một cách hiệu quả! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé.

Contact seller Share

Comments