Check with seller Hồ Chí Minh => Cần gấp giáo viên Tin học dạy kỹ năng sử dụng phần mềm Smartsheet

Chào bạn,

Tôi hiểu bạn đang cần gấp giáo viên Tin học về Smartsheet. Mặc dù tôi không phải là giáo viên thực thụ, nhưng tôi có thể cung cấp cho bạn một , đầy đủ về cách sử dụng Smartsheet, được trình bày theo phong cách sư phạm, dễ hiểu và có tính thực hành cao.

Hướng dẫn chi tiết sử dụng Smartsheet cho người mới bắt đầu

Mục tiêu:

Giúp bạn hiểu rõ về Smartsheet và các ứng dụng của nó.
Hướng dẫn bạn cách tạo và quản lý bảng tính (sheet) cơ bản.
Hướng dẫn bạn các tính năng nâng cao như công thức, báo cáo, tự động hóa.
Giúp bạn tự tin sử dụng Smartsheet để quản lý dự án, công việc và dữ liệu.

Nội dung:

Phần 1: Giới thiệu Smartsheet

Smartsheet là gì?

Smartsheet là một nền tảng làm việc cộng tác trực tuyến, kết hợp các tính năng của bảng tính (spreadsheet), quản lý dự án (project management) và tự động hóa quy trình (workflow automation).
Nó giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách cung cấp một nơi tập trung để lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo về công việc.

Tại sao nên sử dụng Smartsheet?

Linh hoạt:

Phù hợp với nhiều loại dự án và công việc khác nhau.

Cộng tác:

Dễ dàng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên cùng một bảng tính.

Tự động hóa:

Tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

Trực quan:

Dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất bằng các biểu đồ và báo cáo.

Tích hợp:

Kết nối với nhiều ứng dụng khác như Google Workspace, Microsoft Office 365, Salesforce.

Các thuật ngữ cơ bản:

Sheet (Bảng tính):

Nơi chứa dữ liệu và thông tin về dự án hoặc công việc.

Row (Hàng):

Đại diện cho một nhiệm vụ, một mục, một thành viên trong nhóm, v.v.

Column (Cột):

Đại diện cho một thuộc tính của nhiệm vụ, ví dụ: tên nhiệm vụ, người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trạng thái.

Cell (Ô):

Giao điểm của hàng và cột, nơi bạn nhập dữ liệu.

Workspace (Không gian làm việc):

Nơi bạn tổ chức các sheet, báo cáo và các tài liệu khác.

Report (Báo cáo):

Tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet để cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án hoặc công việc.

Dashboard (Bảng điều khiển):

Hiển thị các số liệu quan trọng và biểu đồ trực quan để theo dõi hiệu suất.

Automation (Tự động hóa):

Thiết lập các quy tắc để tự động thực hiện các tác vụ khi có sự thay đổi trong sheet.

Phần 2: Bắt đầu với Smartsheet

Tạo tài khoản Smartsheet:

Truy cập trang web Smartsheet: [https://www.smartsheet.com/](https://www.smartsheet.com/)
Đăng ký tài khoản miễn phí hoặc dùng thử bản trả phí.

Giao diện Smartsheet:

Navigation Bar (Thanh điều hướng):

Nằm ở bên trái, chứa các liên kết đến Home (Trang chủ), Browse (Duyệt), Workspaces (Không gian làm việc), và các tính năng khác.

Search Bar (Thanh tìm kiếm):

Cho phép bạn tìm kiếm nhanh chóng các sheet, báo cáo và người dùng.

Create Button (Nút Tạo):

Cho phép bạn tạo mới sheet, report, dashboard, v.v.

Account Menu (Menu Tài khoản):

Cho phép bạn quản lý tài khoản, cài đặt thông báo và trợ giúp.

Tạo Sheet mới:

Nhấp vào nút

Create (Tạo)

ở góc trên bên trái.
Chọn

Sheet (Bảng tính)

.
Chọn một trong các tùy chọn:

Blank (Trống):

Tạo một sheet hoàn toàn mới.

Import (Nhập):

Nhập dữ liệu từ Excel, Google Sheets, hoặc các định dạng khác.

Template (Mẫu):

Sử dụng một mẫu có sẵn để bắt đầu nhanh chóng.
Đặt tên cho sheet và chọn vị trí lưu trữ (Workspace).
Nhấp vào

Create (Tạo)

.

Phần 3: Làm việc với Sheet

Nhập dữ liệu:

Nhấp vào ô bạn muốn nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu và nhấn

Enter

hoặc

Tab

để di chuyển đến ô tiếp theo.
Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ Excel hoặc các nguồn khác.

Định dạng dữ liệu:

Chọn các ô bạn muốn định dạng.
Sử dụng các nút trên thanh công cụ để định dạng font chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh, v.v.
Sử dụng các định dạng dữ liệu (Data Types) như Text/Number, Date, Contact List, Dropdown List, Checkbox để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng quản lý dữ liệu.

Thêm và xóa hàng/cột:

Thêm hàng:

Nhấp chuột phải vào một hàng và chọn

Insert Row Above (Chèn hàng phía trên)

hoặc

Insert Row Below (Chèn hàng phía dưới)

.

Xóa hàng:

Nhấp chuột phải vào một hàng và chọn

Delete Row (Xóa hàng)

.

Thêm cột:

Nhấp chuột phải vào một cột và chọn

Insert Column Left (Chèn cột bên trái)

hoặc

Insert Column Right (Chèn cột bên phải)

.

Xóa cột:

Nhấp chuột phải vào một cột và chọn

Delete Column (Xóa cột)

.

Thay đổi kích thước hàng/cột:

Kéo đường biên giữa các hàng/cột để thay đổi kích thước.
Nhấp đúp vào đường biên giữa các cột để tự động điều chỉnh kích thước cột phù hợp với nội dung.

Đóng băng hàng/cột:

Chọn hàng hoặc cột bạn muốn đóng băng.
Vào menu

View (Xem)

và chọn

Freeze Columns (Đóng băng cột)

hoặc

Freeze Rows (Đóng băng hàng)

.
Tính năng này giúp bạn giữ cố định các hàng/cột quan trọng khi cuộn qua sheet lớn.

Sắp xếp và lọc dữ liệu:

Sắp xếp:

Nhấp chuột phải vào một cột và chọn

Sort Ascending (Sắp xếp tăng dần)

hoặc

Sort Descending (Sắp xếp giảm dần)

.

Lọc:

Nhấp vào biểu tượng bộ lọc (funnel) trên thanh công cụ. Chọn các tiêu chí lọc để hiển thị chỉ các hàng đáp ứng yêu cầu.

Sử dụng công thức:

Bắt đầu công thức bằng dấu bằng (=).
Sử dụng các hàm có sẵn của Smartsheet như SUM, AVERAGE, COUNT, IF, VLOOKUP, v.v.
Tham khảo tài liệu hướng dẫn của Smartsheet để biết thêm chi tiết về các hàm và cách sử dụng.
Ví dụ: `=SUM([Column1]1:[Column1]10)` sẽ tính tổng các giá trị trong cột Column1 từ hàng 1 đến hàng 10.

Sử dụng định dạng có điều kiện:

Chọn các ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.
Vào menu

Format (Định dạng)

và chọn

Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện)

.
Thiết lập các quy tắc để tự động thay đổi định dạng (màu sắc, font chữ, v.v.) dựa trên giá trị của ô.
Ví dụ: Bạn có thể tô màu đỏ cho các nhiệm vụ đã quá hạn.

Phần 4: Cộng tác và chia sẻ

Chia sẻ Sheet:

Nhấp vào nút

Share (Chia sẻ)

ở góc trên bên phải.
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
Chọn quyền truy cập:

Viewer (Người xem):

Chỉ có thể xem sheet.

Editor (Người chỉnh sửa):

Có thể chỉnh sửa dữ liệu, thêm hàng/cột, v.v.

Admin (Quản trị viên):

Có toàn quyền quản lý sheet, bao gồm cả chia sẻ và xóa sheet.
Thêm tin nhắn (tùy chọn) và nhấp vào

Share (Chia sẻ)

.

Nhận xét (Comments):

Chọn ô bạn muốn thêm nhận xét.
Nhấp chuột phải và chọn

Add Comment (Thêm nhận xét)

.
Nhập nhận xét của bạn và nhấp vào

Post (Đăng)

.
Bạn có thể gắn thẻ (tag) người dùng khác bằng cách sử dụng ký tự @.

Thông báo (Notifications):

Smartsheet sẽ gửi thông báo cho bạn khi có ai đó chỉnh sửa sheet, thêm nhận xét, hoặc hoàn thành một nhiệm vụ.
Bạn có thể tùy chỉnh cài đặt thông báo trong menu Account.

Phần 5: Tính năng nâng cao

Reports (Báo cáo):

Tạo báo cáo để tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet.
Sử dụng các bộ lọc và nhóm để tạo ra các báo cáo tùy chỉnh.
Sử dụng báo cáo để theo dõi tiến độ dự án, hiệu suất làm việc của nhóm, v.v.

Dashboards (Bảng điều khiển):

Tạo bảng điều khiển để hiển thị các số liệu quan trọng và biểu đồ trực quan.
Sử dụng các widget khác nhau như Metric, Chart, Report, Web Content để tạo ra một bảng điều khiển toàn diện.
Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi hiệu suất tổng thể của dự án hoặc công việc.

Automation (Tự động hóa):

Tạo các quy tắc tự động hóa để tự động thực hiện các tác vụ khi có sự thay đổi trong sheet.
Ví dụ: Tự động gửi thông báo cho người phụ trách khi một nhiệm vụ đến hạn, hoặc tự động thay đổi trạng thái của nhiệm vụ khi một ô được cập nhật.
Sử dụng Automation để tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu sai sót.

Integrations (Tích hợp):

Smartsheet tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Google Workspace, Microsoft Office 365, Salesforce, Slack, v.v.
Sử dụng tích hợp để kết nối Smartsheet với các công cụ bạn đang sử dụng hàng ngày, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Phần 6: Mẹo và Thủ thuật

Sử dụng phím tắt:

Học các phím tắt để thao tác nhanh hơn.

Sử dụng các mẫu (Templates):

Tận dụng các mẫu có sẵn để bắt đầu nhanh chóng.

Tham gia cộng đồng Smartsheet:

Tìm kiếm sự trợ giúp và chia sẻ kinh nghiệm với những người dùng khác.

Thực hành thường xuyên:

Cách tốt nhất để làm quen với Smartsheet là thực hành thường xuyên.

Lời khuyên:

Bắt đầu với những tính năng cơ bản và dần dần khám phá các tính năng nâng cao.
Đừng ngại thử nghiệm và tìm hiểu các cách sử dụng khác nhau của Smartsheet.
Sử dụng tài liệu hướng dẫn và các nguồn tài liệu trực tuyến của Smartsheet để tìm hiểu thêm.

Bài tập thực hành:

1. Tạo một sheet quản lý dự án đơn giản:

Các cột: Tên nhiệm vụ, Người phụ trách, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Trạng thái, Ưu tiên.
Nhập một vài nhiệm vụ và gán người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, v.v.
Sử dụng Dropdown List cho cột Trạng thái (Ví dụ: Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Hoàn thành, Đã hủy).
Sử dụng Conditional Formatting để tô màu cho các nhiệm vụ đã quá hạn.

2. Tạo một sheet theo dõi chi phí:

Các cột: Mô tả, Danh mục, Số tiền, Ngày, Người thanh toán.
Nhập các khoản chi tiêu hàng ngày của bạn.
Sử dụng công thức SUM để tính tổng chi tiêu theo danh mục.
Tạo một biểu đồ để hiển thị phân bổ chi tiêu theo danh mục.

3. Tạo một sheet quản lý danh sách khách hàng:

Các cột: Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Sản phẩm quan tâm, Ghi chú.
Nhập thông tin về khách hàng của bạn.
Sử dụng lọc để tìm kiếm khách hàng theo sản phẩm quan tâm.
Sử dụng Automation để gửi email chào mừng cho khách hàng mới.

Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu sử dụng Smartsheet một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi tôi.

Contact seller Share

Comments