Check with seller Hồ Chí Minh => Cần giáo viên Tin học dạy kỹ năng sử dụng phần mềm Smartsheet nâng cao

Thông tin tuyển dụng, Tôi rất vui được giúp bạn trở thành một người dùng Smartsheet nâng cao. Chúng ta sẽ đi qua các chủ đề quan trọng và cung cấp , dễ hiểu.

Mục tiêu:

Nắm vững các tính năng nâng cao của Smartsheet.
Biết cách tự động hóa quy trình làm việc.
Xây dựng báo cáo và bảng điều khiển (dashboard) hiệu quả.
Cộng tác và chia sẻ thông tin một cách chuyên nghiệp.

Nội dung chi tiết:

1. Công thức và Hàm Nâng Cao:

Ô tham chiếu chéo (Cross-Sheet References):

*Mục đích:Lấy dữ liệu từ các bảng tính khác nhau vào bảng tính hiện tại.
*Cách dùng:*
1. Trong ô bạn muốn tham chiếu, nhập `=`.
2. Chọn Tham chiếu đến ô khác (Reference Another Sheet).
3. Chọn bảng tính và ô cần tham chiếu.
4. Smartsheet sẽ tạo công thức dạng `={Sheet Name}!{Column Name}{Row Number}`.
*Ví dụ:`= {Báo cáo dự án A}!Tổng chi phí`

Hàm nâng cao:

`INDEX(collection, index)`: Trả về giá trị tại vị trí chỉ định trong một phạm vi hoặc mảng.
`MATCH(search_value, collection, [match_type])`: Tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí tương đối của nó.
`COLLECT({range1}, {criteria_range1}, criteria1, {range2}, {criteria_range2}, criteria2, ...)`: Lọc và trả về các giá trị từ một phạm vi dựa trên nhiều tiêu chí.
`JOIN(collection1, [separator], [collection2], ...)`: Ghép các giá trị từ nhiều phạm vi hoặc chuỗi lại với nhau.
`IFERROR(value, value_if_error)`: Trả về một giá trị thay thế nếu công thức gốc trả về lỗi.
*Ví dụ:*
`=INDEX({Phạm vi tên nhân viên}, MATCH(John, {Phạm vi ID nhân viên}, 0))` (Tìm tên nhân viên có ID là John).
`=COLLECT({Phạm vi doanh thu}, {Phạm vi sản phẩm}, Sản phẩm A, {Phạm vi khu vực}, Miền Bắc)` (Lấy doanh thu của Sản phẩm A ở Miền Bắc).

Sử dụng công thức với cột hệ thống (System Columns):

`[Ngày tạo]` (Created Date), `[Người tạo]` (Created By), `[Ngày sửa đổi]` (Modified Date), `[Người sửa đổi]` (Modified By)
*Ví dụ:`=IF([Ngày tạo] > DATE(2024,1,1), Mới, Cũ)` (Kiểm tra xem một dòng được tạo sau ngày 1/1/2024 hay không).

2. Tự Động Hóa Quy Trình (Automation):

Quy tắc tự động (Automation Rules):

*Mục đích:Tự động thực hiện các hành động dựa trên các điều kiện cụ thể.
*Các loại quy tắc:*
*Khi một dòng được thêm/thay đổi:Tự động cập nhật trạng thái, gán người phụ trách, gửi thông báo.
*Theo thời gian:Gửi nhắc nhở định kỳ, tạo bản sao lưu dữ liệu.
*Dựa trên thay đổi cột:Thay đổi trạng thái khi một cột cụ thể được cập nhật.
*Ví dụ:*
Khi trạng thái chuyển thành Hoàn thành, tự động gửi thông báo cho người quản lý dự án.
Hàng tuần, gửi email nhắc nhở cho những nhiệm vụ sắp đến hạn.

Webhooks:

*Mục đích:Kết nối Smartsheet với các ứng dụng khác (ví dụ: Slack, Microsoft Teams, Google Sheets).
*Cách dùng:Khi một sự kiện xảy ra trong Smartsheet (ví dụ: một dòng được thêm), webhook sẽ gửi dữ liệu đến ứng dụng khác.
*Ứng dụng:Tự động đăng thông báo lên kênh Slack khi có nhiệm vụ mới được giao.

Paths (Đường dẫn tự động hóa):

*Mục đích:Tạo các quy trình làm việc phức tạp với nhiều điều kiện và hành động khác nhau.
*Ví dụ:*
Nếu giá trị trong cột Loại yêu cầu là Mua hàng, hãy gửi yêu cầu phê duyệt cho người quản lý.
Nếu giá trị là Nghỉ phép, hãy gửi thông báo cho bộ phận nhân sự.

3. Báo Cáo và Bảng Điều Khiển (Reports & Dashboards):

Báo cáo:

*Mục đích:Tổng hợp và hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau.
*Tính năng:*
Lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí.
Sắp xếp dữ liệu.
Nhóm dữ liệu.
Định dạng dữ liệu.
*Ví dụ:Báo cáo tổng quan về tất cả các dự án đang thực hiện, hiển thị trạng thái, tiến độ và người phụ trách.

Bảng điều khiển:

*Mục đích:Cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số quan trọng (KPI) và dữ liệu liên quan.
*Các loại widget:*
*Chỉ số (Metric):Hiển thị một giá trị duy nhất (ví dụ: tổng doanh thu, số lượng nhiệm vụ hoàn thành).
*Biểu đồ (Chart):Trực quan hóa dữ liệu (ví dụ: biểu đồ cột, biểu đồ tròn).
*Báo cáo (Report):Nhúng báo cáo đã tạo vào bảng điều khiển.
*Văn bản (Text):Thêm tiêu đề, mô tả và hướng dẫn.
*Web Content:Nhúng nội dung từ các trang web khác.
*Ví dụ:Bảng điều khiển dự án hiển thị tiến độ tổng thể, ngân sách đã sử dụng, số lượng nhiệm vụ quá hạn và biểu đồ Gantt.

4. Cộng Tác và Chia Sẻ:

Chia sẻ bảng tính và báo cáo:

*Quyền truy cập:Người xem (Viewer), Biên tập viên (Editor), Quản trị viên (Admin).
*Chia sẻ công khai (Publish):Tạo liên kết công khai để chia sẻ dữ liệu (cẩn thận với dữ liệu nhạy cảm).

Bình luận và thảo luận:

Thêm bình luận vào dòng hoặc ô cụ thể để trao đổi thông tin.
Sử dụng @mention để thông báo cho người dùng cụ thể.

Yêu cầu cập nhật (Update Requests):

Gửi yêu cầu cho người dùng khác cập nhật thông tin trong bảng tính.
Theo dõi trạng thái của các yêu cầu.

Chứng minh (Proofing):

Thu thập phản hồi và phê duyệt cho tài liệu và hình ảnh trực tiếp trong Smartsheet.

5. Các Tính Năng Nâng Cao Khác:

Quản lý tài nguyên (Resource Management):

Theo dõi và quản lý nguồn lực (nhân viên, thiết bị) trong dự án.
Xác định tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nguồn lực.

Quản lý danh mục đầu tư (Portfolio Management):

Tổng hợp thông tin từ nhiều dự án để có cái nhìn tổng quan về danh mục đầu tư.
Ưu tiên dự án dựa trên các tiêu chí quan trọng.

Smartsheet Control Center:

Tạo và quản lý các dự án theo mẫu (template) một cách nhất quán và hiệu quả.

Kết nối với các ứng dụng khác:

Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Salesforce, Jira, v.v.

Hướng dẫn chi tiết (ví dụ cụ thể):

Ví dụ 1: Tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí

1. Tạo bảng tính Yêu cầu chi phí với các cột:

ID yêu cầu
Nhân viên yêu cầu
Bộ phận
Ngày yêu cầu
Mô tả chi phí
Số tiền
Trạng thái (Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối)
Người duyệt
Ngày duyệt

2. Tạo quy tắc tự động:

*Kích hoạt:Khi một dòng mới được thêm vào bảng tính.
*Điều kiện:Không có điều kiện cụ thể (áp dụng cho tất cả các dòng mới).
*Hành động:*
Gán Chờ duyệt cho cột Trạng thái.
Gửi email thông báo cho người quản lý bộ phận (dựa trên cột Bộ phận) yêu cầu phê duyệt. Nội dung email bao gồm thông tin về yêu cầu chi phí.

3. Tạo quy tắc tự động (tiếp theo):

*Kích hoạt:Khi cột Trạng thái thay đổi.
*Điều kiện:Trạng thái là Đã duyệt.
*Hành động:*
Gán tên người duyệt vào cột Người duyệt.
Gán ngày hiện tại vào cột Ngày duyệt.
Gửi email thông báo cho nhân viên yêu cầu biết yêu cầu đã được duyệt.

Ví dụ 2: Tạo bảng điều khiển tổng quan dự án

1. Tạo bảng tính dự án với các cột:

Tên dự án
Người quản lý dự án
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc dự kiến
% Hoàn thành
Trạng thái (Đang thực hiện, Tạm dừng, Hoàn thành, Hủy bỏ)
Ngân sách
Chi phí thực tế

2. Tạo bảng điều khiển:

*Widget Chỉ số:*
Tổng số dự án đang thực hiện.
Tổng ngân sách của tất cả các dự án.
Tổng chi phí thực tế của tất cả các dự án.
*Widget Biểu đồ:*
Biểu đồ cột hiển thị số lượng dự án theo trạng thái.
Biểu đồ tròn hiển thị tỷ lệ % hoàn thành trung bình của tất cả các dự án.
*Widget Báo cáo:*
Báo cáo danh sách tất cả các dự án, sắp xếp theo ngày kết thúc dự kiến.
Báo cáo các dự án có chi phí thực tế vượt quá ngân sách.

Lời khuyên:

Thực hành thường xuyên:

Cách tốt nhất để làm quen với Smartsheet là sử dụng nó trong công việc hàng ngày.

Xem video hướng dẫn:

Smartsheet có rất nhiều video hướng dẫn trên YouTube và trang web của họ.

Tham gia cộng đồng Smartsheet:

Diễn đàn cộng đồng là nơi tuyệt vời để đặt câu hỏi và chia sẻ kinh nghiệm.

Sử dụng tài liệu tham khảo:

Smartsheet có tài liệu tham khảo chi tiết về tất cả các tính năng của họ.

Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục Smartsheet! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi cụ thể nào, đừng ngần ngại hỏi nhé.

Contact seller Share

Comments