Check with seller Hồ Chí Minh => Cần giáo viên Tin học dạy kỹ năng sử dụng phần mềm Wrike

Thông tin tuyển dụng, Tôi sẽ giúp bạn soạn một về cách sử dụng phần mềm Wrike, tập trung vào những kỹ năng cần thiết cho người mới bắt đầu.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WRIKE CHI TIẾT DÀNH CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Mục lục:

1. Giới thiệu về Wrike

Wrike là gì?
Tại sao nên sử dụng Wrike?
Các thuật ngữ cơ bản trong Wrike

2. Bắt đầu với Wrike

Tạo tài khoản và thiết lập không gian làm việc
Làm quen với giao diện Wrike
Thiết lập hồ sơ cá nhân và thông báo

3. Quản lý dự án cơ bản

Tạo một dự án mới
Tổ chức dự án bằng thư mục, dự án con và thẻ (tag)
Thêm và quản lý thành viên dự án

4. Quản lý công việc

Tạo công việc (Task)
Gán người thực hiện, đặt thời hạn và mức độ ưu tiên
Mô tả chi tiết công việc và đính kèm tài liệu
Sử dụng các chế độ xem khác nhau: Danh sách, Bảng Kanban, Gantt Chart
Theo dõi tiến độ công việc và cập nhật trạng thái

5. Giao tiếp và cộng tác

Sử dụng tính năng bình luận (comments)
Đề cập đến thành viên khác (@mention)
Nhận thông báo và cập nhật theo thời gian thực

6. Các tính năng nâng cao

Sử dụng các trường tùy chỉnh (Custom Fields)
Tạo báo cáo (Reports)
Sử dụng Workload Charts để quản lý tài nguyên
Tích hợp Wrike với các ứng dụng khác (Google Drive, Microsoft Teams, Slack...)

7. Mẹo và thủ thuật

Tối ưu hóa quy trình làm việc với Wrike
Các phím tắt hữu ích
Khắc phục sự cố thường gặp

Nội dung chi tiết:

1. Giới thiệu về Wrike

Wrike là gì?

Wrike là một phần mềm quản lý dự án và cộng tác trực tuyến mạnh mẽ, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và cải thiện giao tiếp.

Tại sao nên sử dụng Wrike?

Tăng năng suất:

Sắp xếp công việc một cách có hệ thống, giúp các thành viên tập trung vào nhiệm vụ quan trọng.

Cải thiện giao tiếp:

Trao đổi thông tin dễ dàng thông qua bình luận, thông báo và cập nhật theo thời gian thực.

Theo dõi tiến độ:

Dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và công việc, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra giải pháp kịp thời.

Cộng tác hiệu quả:

Cho phép các thành viên cùng nhau làm việc trên một nền tảng duy nhất, chia sẻ tài liệu và đưa ra phản hồi.

Linh hoạt và tùy biến:

Wrike có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của nhiều loại dự án và quy trình làm việc khác nhau.

Các thuật ngữ cơ bản trong Wrike:

Workspace (Không gian làm việc):

Là nơi chứa tất cả các dự án, thư mục và công việc của bạn.

Folder (Thư mục):

Dùng để nhóm các dự án, dự án con hoặc công việc có liên quan.

Project (Dự án):

Một tập hợp các công việc cần thiết để đạt được một mục tiêu cụ thể.

Task (Công việc):

Một đơn vị công việc cụ thể cần được hoàn thành.

Subtask (Công việc con):

Một công việc nhỏ hơn nằm trong một công việc lớn hơn.

Tag (Thẻ):

Một nhãn dùng để gắn các đặc điểm cho công việc, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc.

Custom Field (Trường tùy chỉnh):

Các trường thông tin bổ sung mà bạn có thể thêm vào công việc để theo dõi thông tin cụ thể.

Workflow (Quy trình làm việc):

Các trạng thái khác nhau của một công việc (Ví dụ: Mới, Đang thực hiện, Chờ phê duyệt, Hoàn thành).

2. Bắt đầu với Wrike

Tạo tài khoản và thiết lập không gian làm việc:

1. Truy cập trang web của Wrike: [https://www.wrike.com/](https://www.wrike.com/)
2. Chọn gói phù hợp với nhu cầu của bạn (bạn có thể bắt đầu với gói miễn phí).
3. Nhập địa chỉ email và tạo mật khẩu.
4. Wrike sẽ hướng dẫn bạn qua các bước thiết lập ban đầu, bao gồm:
Tên công ty hoặc tổ chức của bạn
Số lượng thành viên trong nhóm
Loại công việc bạn thường làm

Làm quen với giao diện Wrike:

Thanh điều hướng bên trái:

Chứa các mục chính như:

Home (Trang chủ):

Tổng quan về các công việc và dự án quan trọng.

Inbox (Hộp thư đến):

Nơi bạn nhận thông báo và cập nhật.

Dashboards (Bảng điều khiển):

Hiển thị thông tin tổng quan về dự án và tiến độ.

Projects (Dự án):

Danh sách tất cả các dự án của bạn.

Reports (Báo cáo):

Nơi bạn tạo và xem các báo cáo.

Space:

Không gian làm việc chung cho các thành viên

Khu vực làm việc chính:

Hiển thị nội dung của mục bạn đã chọn trên thanh điều hướng.

Thanh công cụ trên cùng:

Chứa các nút chức năng như:

Quick Add (Thêm nhanh):

Tạo công việc, dự án hoặc thư mục mới.

Search (Tìm kiếm):

Tìm kiếm thông tin trong Wrike.

Help (Trợ giúp):

Truy cập tài liệu và hỗ trợ của Wrike.

Profile (Hồ sơ):

Quản lý thông tin cá nhân và cài đặt.

Thiết lập hồ sơ cá nhân và thông báo:

1. Nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải.
2. Chọn Profile settings (Cài đặt hồ sơ).
3. Cập nhật thông tin cá nhân của bạn, bao gồm ảnh đại diện, chức danh và múi giờ.
4. Trong phần Notifications (Thông báo), bạn có thể tùy chỉnh cách bạn nhận thông báo từ Wrike (qua email, thông báo trên trình duyệt hoặc thông báo trong ứng dụng).

3. Quản lý dự án cơ bản

Tạo một dự án mới:

1. Nhấp vào nút Quick Add (Thêm nhanh) ở thanh công cụ trên cùng.
2. Chọn Project (Dự án).
3. Nhập tên dự án, chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc (tùy chọn).
4. Chọn người quản lý dự án (tùy chọn).
5. Nhấp vào Create (Tạo).

Tổ chức dự án bằng thư mục, dự án con và thẻ (tag):

Thư mục (Folders):

Sử dụng thư mục để nhóm các dự án, dự án con hoặc công việc có liên quan. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục cho mỗi phòng ban trong công ty.
Để tạo thư mục, nhấp vào nút Quick Add và chọn Folder.

Dự án con (Subprojects):

Sử dụng dự án con để chia một dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Để tạo dự án con, nhấp chuột phải vào dự án chính và chọn Create Subproject.

Thẻ (Tags):

Sử dụng thẻ để gắn các đặc điểm cho công việc, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc. Ví dụ: bạn có thể sử dụng thẻ để đánh dấu các công việc có mức độ ưu tiên cao.
Để thêm thẻ, mở công việc và nhấp vào biểu tượng Tags ở phía dưới.

Thêm và quản lý thành viên dự án:

1. Mở dự án bạn muốn thêm thành viên.
2. Nhấp vào nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải.
3. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời.
4. Chọn quyền truy cập cho người đó (Ví dụ: Full access (Toàn quyền truy cập), Editor (Biên tập viên), Read only (Chỉ đọc)).
5. Nhấp vào Send (Gửi).

4. Quản lý công việc

Tạo công việc (Task):

1. Mở dự án hoặc thư mục bạn muốn thêm công việc.
2. Nhấp vào nút Quick Add (Thêm nhanh) hoặc nhấp vào dấu + trong danh sách công việc.
3. Chọn Task (Công việc).
4. Nhập tên công việc.

Gán người thực hiện, đặt thời hạn và mức độ ưu tiên:

1. Mở công việc bạn muốn chỉnh sửa.

2. Assignee (Người thực hiện):

Nhấp vào trường Assignee và chọn người sẽ thực hiện công việc này.

3. Due Date (Thời hạn):

Nhấp vào trường Due Date và chọn ngày công việc cần hoàn thành.

4. Priority (Mức độ ưu tiên):

Nhấp vào biểu tượng lá cờ và chọn mức độ ưu tiên (High, Normal, Low).

Mô tả chi tiết công việc và đính kèm tài liệu:

1. Mở công việc bạn muốn chỉnh sửa.

2. Description (Mô tả):

Nhập mô tả chi tiết về công việc, bao gồm các bước cần thực hiện, các yêu cầu cụ thể và bất kỳ thông tin nào khác mà người thực hiện cần biết.

3. Attachments (Tài liệu đính kèm):

Nhấp vào biểu tượng kẹp giấy để đính kèm tài liệu liên quan đến công việc. Bạn có thể tải lên tài liệu từ máy tính của mình hoặc từ các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox...

Sử dụng các chế độ xem khác nhau:

List View (Chế độ xem danh sách):

Hiển thị công việc dưới dạng danh sách, cho phép bạn dễ dàng xem thông tin cơ bản như tên công việc, người thực hiện, thời hạn và trạng thái.

Board View (Chế độ xem bảng Kanban):

Hiển thị công việc dưới dạng các thẻ trên một bảng Kanban, cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan.
Các cột trên bảng Kanban đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc (Ví dụ: To Do, In Progress, Done).
Bạn có thể kéo và thả các thẻ công việc giữa các cột để cập nhật trạng thái của chúng.

Gantt Chart View (Chế độ xem Gantt):

Hiển thị công việc dưới dạng biểu đồ Gantt, cho phép bạn xem thời gian biểu của dự án và các mối quan hệ giữa các công việc.
Bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt để lên kế hoạch cho dự án, theo dõi tiến độ và xác định các mốc quan trọng.

Theo dõi tiến độ công việc và cập nhật trạng thái:

1. Mở công việc bạn muốn cập nhật.

2. Status (Trạng thái):

Chọn trạng thái phù hợp với tiến độ công việc (Ví dụ: New, In Progress, Completed, On Hold, Canceled).

3. Progress (Tiến độ):

Cập nhật phần trăm hoàn thành của công việc.

4. Comments (Bình luận):

Thêm bình luận để chia sẻ thông tin, đặt câu hỏi hoặc cung cấp phản hồi cho người thực hiện.

5. Giao tiếp và cộng tác

Sử dụng tính năng bình luận (comments):

Mở công việc hoặc dự án bạn muốn bình luận.
Nhập bình luận của bạn vào ô Add comment và nhấn Enter.

Đề cập đến thành viên khác (@mention):

Trong khi viết bình luận, nhập dấu @ và bắt đầu gõ tên của người bạn muốn đề cập.
Wrike sẽ hiển thị danh sách các thành viên phù hợp. Chọn người bạn muốn đề cập.
Người được đề cập sẽ nhận được thông báo.

Nhận thông báo và cập nhật theo thời gian thực:

Wrike sẽ gửi thông báo cho bạn khi có các hoạt động liên quan đến công việc hoặc dự án của bạn, chẳng hạn như:
Công việc mới được gán cho bạn.
Ai đó bình luận về công việc của bạn.
Trạng thái của công việc thay đổi.
Bạn có thể xem thông báo trong Inbox (Hộp thư đến) hoặc qua email (tùy thuộc vào cài đặt thông báo của bạn).

6. Các tính năng nâng cao

Sử dụng các trường tùy chỉnh (Custom Fields):

Trường tùy chỉnh cho phép bạn thêm các trường thông tin bổ sung vào công việc để theo dõi thông tin cụ thể mà Wrike không cung cấp sẵn. Ví dụ: bạn có thể tạo một trường tùy chỉnh để theo dõi chi phí của công việc, số lượng giờ làm việc hoặc bất kỳ thông tin nào khác mà bạn thấy hữu ích.
Để tạo trường tùy chỉnh, bạn cần có quyền quản trị viên.
1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên bên phải và chọn Wrike Labs.
2. Tìm kiếm Custom Fields và bật tính năng này.
3. Trong bất kỳ dự án hoặc thư mục nào, nhấp vào biểu tượng ba chấm (...) ở góc trên bên phải và chọn Edit Custom Fields.
4. Nhấp vào Create Custom Field và chọn loại trường bạn muốn tạo (Ví dụ: Text, Number, Date, Dropdown).
5. Nhập tên trường, mô tả (tùy chọn) và các cài đặt khác.
6. Nhấp vào Create.

Tạo báo cáo (Reports):

Wrike cho phép bạn tạo các báo cáo để theo dõi tiến độ dự án, hiệu suất của thành viên và các thông tin khác.
1. Nhấp vào Reports trên thanh điều hướng bên trái.
2. Nhấp vào New Report.
3. Chọn loại báo cáo bạn muốn tạo (Ví dụ: Task by Assignee, Task by Status, Project Progress).
4. Chọn các bộ lọc và tùy chọn khác để tùy chỉnh báo cáo.
5. Nhấp vào Create.

Sử dụng Workload Charts để quản lý tài nguyên:

Workload Charts giúp bạn quản lý tài nguyên của nhóm, đảm bảo rằng không ai bị quá tải công việc.
1. Nhấp vào Dashboards trên thanh điều hướng bên trái.
2. Tạo một bảng điều khiển mới hoặc chỉnh sửa một bảng điều khiển hiện có.
3. Thêm một widget Workload Chart.
4. Chọn dự án hoặc thư mục bạn muốn theo dõi.
5. Workload Chart sẽ hiển thị số lượng công việc mà mỗi thành viên trong nhóm đang thực hiện, giúp bạn dễ dàng xác định những người đang bị quá tải hoặc những người có thể đảm nhận thêm công việc.

Tích hợp Wrike với các ứng dụng khác:

Wrike có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như Google Drive, Microsoft Teams, Slack, Salesforce...
Để tích hợp Wrike với một ứng dụng khác:
1. Nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải.
2. Chọn Apps & Integrations.
3. Tìm ứng dụng bạn muốn tích hợp và nhấp vào Connect.
4. Làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình tích hợp.

7. Mẹo và thủ thuật

Tối ưu hóa quy trình làm việc với Wrike:

Sử dụng Workflows:

Xác định các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc của bạn và tạo các trạng thái tương ứng trong Wrike.

Tạo Templates (Mẫu):

Tạo các mẫu cho các dự án hoặc công việc lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian.

Sử dụng Automation (Tự động hóa):

Sử dụng các quy tắc tự động hóa để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gán công việc, thay đổi trạng thái hoặc gửi thông báo.

Các phím tắt hữu ích:

`Ctrl + Shift + T`: Tạo công việc mới.
`Ctrl + K`: Thêm bình luận.
`Ctrl + F`: Tìm kiếm.
`Esc`: Đóng cửa sổ hiện tại.

Khắc phục sự cố thường gặp:

Không thể đăng nhập:

Kiểm tra kết nối internet của bạn và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng địa chỉ email và mật khẩu. Nếu bạn quên mật khẩu, hãy nhấp vào liên kết Forgot password để đặt lại mật khẩu.

Không thể tìm thấy công việc:

Sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm công việc theo tên, người thực hiện hoặc thời hạn. Đảm bảo rằng bạn đang tìm kiếm trong đúng dự án hoặc thư mục.

Không nhận được thông báo:

Kiểm tra cài đặt thông báo của bạn và đảm bảo rằng bạn đã bật thông báo cho các hoạt động bạn muốn theo dõi.

Lưu ý quan trọng:

Hướng dẫn này cung cấp những kiến thức cơ bản để bắt đầu sử dụng Wrike. Để khai thác tối đa tiềm năng của Wrike, bạn nên tìm hiểu thêm về các tính năng nâng cao và tùy chỉnh Wrike để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Wrike thường xuyên cập nhật và thêm các tính năng mới. Hãy theo dõi các bản cập nhật của Wrike để biết thêm về các tính năng mới nhất.
Thực hành là chìa khóa để thành thạo Wrike. Hãy thử nghiệm với các tính năng khác nhau và tìm ra cách sử dụng Wrike hiệu quả nhất cho bạn và nhóm của bạn.

Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Wrike! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi.

Contact seller Share

Comments