Check with seller KCN An Hạ => Quản lý tài liệu và hỗ trợ các dự án hành chính trong công ty kinh cần kinh nghiệm

Thông tin tuyển dụng, Để giúp bạn viết , tìm kiếm hiệu quả và gắn thẻ (tag) phù hợp cho công việc Quản lý tài liệu và hỗ trợ các dự án hành chính tại KCN An Hạ, chúng ta cần đi sâu vào các khía cạnh sau:

1. Mô Tả Công Việc Chi Tiết (Hướng Dẫn):

Bạn cần mô tả chi tiết các công việc cụ thể mà người quản lý tài liệu và hỗ trợ dự án hành chính sẽ thực hiện. một số gợi ý, bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với thực tế công ty:

Quản lý tài liệu:

Tiếp nhận và phân loại:

Mô tả quy trình tiếp nhận tài liệu đến (văn bản, hợp đồng, báo cáo, hồ sơ...) từ các phòng ban/đối tác. Hướng dẫn cách phân loại theo loại tài liệu, dự án, phòng ban, thời gian...

Số hóa tài liệu:

Hướng dẫn chi tiết quy trình số hóa (scan, nhập liệu) tài liệu giấy, đảm bảo chất lượng hình ảnh/dữ liệu. Nêu rõ phần mềm/thiết bị cần sử dụng.

Lưu trữ:

Lưu trữ vật lý:

Hướng dẫn cách sắp xếp tài liệu khoa học, dễ tìm kiếm trong kho lưu trữ (ví dụ: theo thứ tự ABC, theo ngày tháng, theo mã số dự án...). Nêu rõ quy định về bảo quản tài liệu (nhiệt độ, độ ẩm...).

Lưu trữ điện tử:

Hướng dẫn cách tạo thư mục, đặt tên file, quản lý phiên bản tài liệu trên hệ thống (server, cloud...). Nêu rõ quy định về bảo mật dữ liệu, phân quyền truy cập.

Tìm kiếm và cung cấp:

Hướng dẫn cách tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác theo nhiều tiêu chí (từ khóa, ngày tháng, người tạo...). Nêu rõ quy trình cung cấp tài liệu cho người có thẩm quyền.

Hủy tài liệu:

Hướng dẫn quy trình hủy tài liệu hết hạn theo quy định của công ty và pháp luật.

Hỗ trợ các dự án hành chính:

Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ:

Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính (thông báo, quyết định, công văn...), chuẩn bị hồ sơ thầu, hồ sơ pháp lý... theo yêu cầu.

Theo dõi tiến độ:

Hướng dẫn cách theo dõi tiến độ thực hiện dự án, cập nhật thông tin, báo cáo cho quản lý.

Liên lạc, phối hợp:

Hướng dẫn cách liên lạc, phối hợp với các phòng ban/đối tác để thu thập thông tin, giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Hỗ trợ hậu cần:

Hướng dẫn chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo, sự kiện của dự án (đặt phòng, chuẩn bị tài liệu, nước uống...).

Quản lý văn phòng phẩm:

Theo dõi và đặt hàng văn phòng phẩm.

Các công việc khác:

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.
Đề xuất cải tiến quy trình quản lý tài liệu và hỗ trợ dự án hành chính.

Ví dụ về một bước trong quy trình (Số hóa tài liệu):

1. Chuẩn bị:

Kiểm tra tài liệu: Loại bỏ ghim, kẹp, vật cản. Đảm bảo tài liệu không bị rách, nhàu nát.
Chuẩn bị máy scan: Đảm bảo máy scan hoạt động tốt, vệ sinh bề mặt scan.
Chọn chế độ scan: Chọn độ phân giải phù hợp (ví dụ: 300 DPI cho văn bản, 600 DPI cho hình ảnh). Chọn chế độ màu (đen trắng, màu).

2. Thực hiện scan:

Đặt tài liệu lên máy scan.
Scan từng trang tài liệu.
Kiểm tra chất lượng bản scan: Đảm bảo rõ nét, không bị lệch, mất chữ. Nếu cần, scan lại.

3. Lưu trữ:

Đặt tên file theo quy tắc: [Loại tài liệu]_[Tên dự án]_[Ngày tháng]_[Số thứ tự]. Ví dụ: HDLD_DuAnA_20231027_001.pdf
Lưu file vào thư mục quy định trên server/cloud.
Kiểm tra lại file đã lưu: Mở file để đảm bảo nội dung đầy đủ, không bị lỗi.

2. Từ Khóa Tìm Kiếm:

Sử dụng các từ khóa sau để tìm kiếm thông tin, tài liệu tham khảo, hoặc ứng viên tiềm năng:

Quản lý tài liệu KCN An Hạ
Hỗ trợ dự án hành chính KCN
Nhân viên hành chính văn phòng KCN
Document management industrial park
Administrative support project
Lưu trữ hồ sơ công ty
Số hóa tài liệu quy trình
ISO 9001 (nếu công ty áp dụng)
Phần mềm quản lý văn bản
Kinh nghiệm quản lý hồ sơ dự án

3. Tag (Thẻ):

Sử dụng các tag sau khi đăng tin tuyển dụng, chia sẻ thông tin trên mạng xã hội, hoặc lưu trữ tài liệu:

quanlytailieu
hotroduanhanhchinh
KCNAnHa
nhanvienhanhchinh
vanphong
documentmanagement
administrativesupport
industrialpark
vieclamhanhchinh
tuyendung
hosocongty
sohoatailieu
luutruhosoduanan

Lưu ý:

Điều chỉnh theo đặc thù công ty:

Các hướng dẫn, từ khóa, tag trên chỉ là gợi ý. Bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với quy trình, hệ thống, và yêu cầu cụ thể của công ty bạn.

Sử dụng hình ảnh/video:

Nếu có thể, hãy sử dụng hình ảnh hoặc video để minh họa các bước trong quy trình, giúp người đọc dễ hiểu hơn.

Cập nhật thường xuyên:

Quy trình quản lý tài liệu và hỗ trợ dự án hành chính có thể thay đổi theo thời gian. Hãy cập nhật hướng dẫn, từ khóa, tag thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Chúc bạn thành công!

Contact seller Share

Comments