Tuyển dụng Check with seller Khu công nghiệp Tân Tạo => Quản lý, lưu trữ công văn đi/đến, hồ sơ hành chính có kinh nghiệm vị trí

Thông tin tuyển dụng, về quản lý và lưu trữ công văn đi/đến, hồ sơ hành chính trong Khu công nghiệp Tân Tạo, đặc biệt tập trung vào kinh nghiệm cho vị trí tương đương:

1. Tổng quan về Quản lý Công văn và Hồ sơ Hành chính trong KCN Tân Tạo:

Đặc thù KCN Tân Tạo:

Khu công nghiệp thường có lượng công văn và hồ sơ lớn, đa dạng về loại hình (liên quan đến quản lý hạ tầng, đầu tư, môi trường, lao động, PCCC, an ninh...). Cần hệ thống quản lý khoa học, dễ tra cứu và bảo mật.

Mục tiêu:

Đảm bảo công văn, hồ sơ được xử lý kịp thời, chính xác.
Lưu trữ an toàn, khoa học, dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Tuân thủ các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và các bộ phận liên quan.

2. Quy trình Quản lý Công văn Đi/Đến:

(a) Công văn Đi:

1. Soạn thảo:

Từ khóa:

Mẫu công văn, soạn thảo văn bản, thể thức văn bản, kiểm tra nội dung, duyệt văn bản.

Tag:

Soạn thảo, văn bản hành chính, quy trình soạn thảo.

2. Trình duyệt:

Từ khóa:

Trình ký, phê duyệt văn bản, quy trình duyệt văn bản, phân quyền duyệt.

Tag:

Duyệt văn bản, phê duyệt, ủy quyền.

3. Đánh số, vào sổ:

Từ khóa:

Đánh số văn bản, số công văn, vào sổ công văn đi, quản lý số văn bản, phần mềm quản lý văn bản.

Tag:

Đánh số, số hiệu, quản lý văn bản đi.

4. Đóng dấu:

Từ khóa:

Đóng dấu văn bản, dấu công ty, quy định về dấu, bảo quản dấu.

Tag:

Đóng dấu, con dấu, pháp lý.

5. Gửi:

Từ khóa:

Gửi công văn, chuyển phát nhanh, email, bưu điện, theo dõi văn bản đi.

Tag:

Phát hành, gửi văn bản, theo dõi.

6. Lưu trữ:

Từ khóa:

Lưu bản gốc, lưu bản sao, lưu điện tử, hồ sơ văn bản đi, bảo quản văn bản.

Tag:

Lưu trữ, hồ sơ, bản gốc, bản sao.

(b) Công văn Đến:

1. Tiếp nhận:

Từ khóa:

Nhận công văn, kiểm tra công văn, phân loại công văn, vào sổ công văn đến.

Tag:

Tiếp nhận, phân loại, công văn đến.

2. Vào sổ, Đăng ký:

Từ khóa:

Sổ công văn đến, đăng ký văn bản đến, số đến, phần mềm quản lý văn bản đến.

Tag:

Đăng ký, số đến, quản lý văn bản đến.

3. Trình xử lý:

Từ khóa:

Trình lãnh đạo, chuyển giao văn bản, phiếu trình, theo dõi xử lý văn bản.

Tag:

Trình duyệt, chuyển giao, theo dõi.

4. Xử lý:

Từ khóa:

Phân công xử lý, thời hạn xử lý, phản hồi, giải quyết công việc.

Tag:

Xử lý, phản hồi, giải quyết.

5. Lưu trữ:

Từ khóa:

Lưu hồ sơ, lưu công văn đến, sắp xếp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.

Tag:

Lưu trữ, hồ sơ, bảo quản.

3. Quản lý Hồ sơ Hành chính:

Phân loại hồ sơ:

Từ khóa:

Phân loại hồ sơ, danh mục hồ sơ, hồ sơ nhân sự, hồ sơ tài chính, hồ sơ pháp lý, hồ sơ dự án, hồ sơ PCCC, hồ sơ môi trường.

Tag:

Phân loại, danh mục, hồ sơ.

Lập hồ sơ:

Từ khóa:

Lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, đánh số trang, tạo bìa hồ sơ.

Tag:

Lập hồ sơ, biên mục, chuẩn hóa.

Sắp xếp:

Từ khóa:

Sắp xếp hồ sơ, giá kệ lưu trữ, phòng lưu trữ, kho lưu trữ, hệ thống sắp xếp hồ sơ (theo thời gian, theo chủ đề, theo đối tượng...).

Tag:

Sắp xếp, khoa học, dễ tìm.

Bảo quản:

Từ khóa:

Bảo quản hồ sơ, chống ẩm mốc, chống mối mọt, nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy.

Tag:

Bảo quản, an toàn, lâu dài.

Tìm kiếm:

Từ khóa:

Tìm kiếm hồ sơ, tra cứu hồ sơ, mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý hồ sơ, từ khóa tìm kiếm.

Tag:

Tìm kiếm, tra cứu, nhanh chóng.

Hủy hồ sơ:

Từ khóa:

Hủy hồ sơ, tiêu hủy hồ sơ, hội đồng tiêu hủy, quy trình hủy hồ sơ, bảo mật thông tin.

Tag:

Hủy hồ sơ, quy trình, bảo mật.

4. Kinh nghiệm cho Vị trí Tương đương (Quản lý Văn thư - Lưu trữ tại KCN):

Am hiểu Pháp luật:

Nắm vững các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước, các quy định đặc thù của KCN.

Kỹ năng Tổ chức:

Xây dựng quy trình quản lý công văn, hồ sơ phù hợp với đặc điểm của KCN.
Phân công công việc hợp lý cho nhân viên.
Kiểm soát và đôn đốc tiến độ xử lý công văn, hồ sơ.

Kỹ năng Tin học:

Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel...).
Sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ (nếu có).

Kỹ năng Giao tiếp:

Giao tiếp hiệu quả với các bộ phận, phòng ban trong KCN.
Liên hệ làm việc với các cơ quan chức năng bên ngoài.

Kinh nghiệm thực tế:

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường KCN, khu chế xuất.
Kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh trong công tác văn thư, lưu trữ.

Chủ động và Sáng tạo:

Chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
Sáng tạo trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý.

Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật:

Đây là những phẩm chất không thể thiếu của một người làm công tác văn thư, lưu trữ.

5. Phần mềm Hỗ trợ Quản lý:

Lợi ích:

Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, tăng cường khả năng tìm kiếm, bảo mật.

Gợi ý:

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành: Các phần mềm của Việt Nam như FastWork, 1Office, MISA AMIS Văn phòng số...
Phần mềm quản lý hồ sơ: DMS (Document Management System)

Từ khóa:

Phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý hồ sơ, số hóa tài liệu, chuyển đổi số văn phòng.

Tag:

Phần mềm, số hóa, quản lý hiệu quả.

6. Lưu ý Quan trọng:

Bảo mật:

Đặc biệt quan trọng trong môi trường KCN, cần có quy trình bảo mật thông tin chặt chẽ.

Tuân thủ Quy định:

Luôn cập nhật và tuân thủ các quy định mới nhất của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

Đào tạo:

Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên văn thư, lưu trữ.

Kiểm tra:

Định kỳ kiểm tra, rà soát công tác văn thư, lưu trữ để kịp thời phát hiện và khắc phục những tồn tại.

Ví dụ về Mô tả Công việc (JD) cho vị trí tương đương:

Vị trí:

Chuyên viên/Nhân viên Văn thư - Lưu trữ

Địa điểm làm việc:

Khu công nghiệp Tân Tạo

Mô tả công việc:

Tiếp nhận, phân loại, đăng ký công văn đi/đến.
Soạn thảo, trình duyệt, ban hành văn bản theo quy định.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học, bảo mật.
Tìm kiếm, cung cấp thông tin, hồ sơ khi có yêu cầu.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

Yêu cầu:

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Hành chính văn phòng hoặc các chuyên ngành liên quan.
Ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương, ưu tiên kinh nghiệm trong KCN.
Am hiểu các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có trách nhiệm cao trong công việc.

Chúc bạn thành công!

Contact seller Share

Comments