Check with seller Khu Thảo Điền => Quản lý lịch trình và tài liệu cho Giám đốc Công nghệ (CTO) Đi làm ngay

Thông tin tuyển dụng, Để giúp bạn tạo về việc quản lý lịch trình và tài liệu cho Giám đốc Công nghệ (CTO) tại khu Thảo Điền, thông tin chi tiết, từ khóa tìm kiếm và tag phù hợp.

Hướng dẫn chi tiết: Quản lý lịch trình và tài liệu cho Giám đốc Công nghệ (CTO) tại khu Thảo Điền

Mô tả công việc:

Vị trí này đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự hiệu quả và năng suất làm việc của CTO. Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý lịch trình bận rộn, sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, và hỗ trợ các công việc hành chính khác.

1. Quản lý lịch trình:

Lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình:

Thu thập thông tin:

Thu thập thông tin về các cuộc họp, sự kiện, hội nghị, công tác của CTO. Ưu tiên các cuộc họp quan trọng và khẩn cấp.

Sử dụng công cụ:

Sử dụng các công cụ quản lý lịch trình như Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar, hoặc các phần mềm quản lý dự án khác để tạo và cập nhật lịch trình.

Xác nhận và thông báo:

Xác nhận lịch trình với các bên liên quan và thông báo cho CTO về lịch trình hàng ngày/tuần.

Điều chỉnh linh hoạt:

Sẵn sàng điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi hoặc sự kiện phát sinh.

Điều phối cuộc họp:

Chuẩn bị phòng họp:

Đảm bảo phòng họp được chuẩn bị đầy đủ (máy chiếu, bảng trắng, nước uống, v.v.).

Gửi thông báo:

Gửi thông báo mời họp cho tất cả người tham gia, bao gồm thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, mục đích cuộc họp và tài liệu liên quan.

Ghi biên bản:

Ghi biên bản cuộc họp và phân phối cho người tham gia sau khi kết thúc.

Sắp xếp công tác:

Đặt vé máy bay/tàu/xe:

Đặt vé theo yêu cầu của CTO, đảm bảo lựa chọn các chuyến đi phù hợp về thời gian và chi phí.

Đặt phòng khách sạn:

Đặt phòng khách sạn gần địa điểm công tác, ưu tiên các khách sạn có đầy đủ tiện nghi và dịch vụ hỗ trợ.

Chuẩn bị hồ sơ công tác:

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công tác cần thiết (visa, hộ chiếu, giấy tờ liên quan đến công tác, v.v.).

2. Quản lý tài liệu:

Tổ chức và lưu trữ tài liệu:

Phân loại:

Phân loại tài liệu theo chủ đề, dự án, hoặc loại tài liệu (ví dụ: báo cáo, hợp đồng, thuyết trình).

Sắp xếp:

Sắp xếp tài liệu một cách logic và dễ tìm kiếm (ví dụ: theo thứ tự thời gian, theo tên dự án).

Lưu trữ:

Lưu trữ tài liệu trên máy tính, ổ cứng, hoặc hệ thống lưu trữ đám mây (ví dụ: Google Drive, Dropbox, OneDrive).

Chuẩn bị tài liệu:

Soạn thảo văn bản:

Soạn thảo các văn bản, báo cáo, thư từ theo yêu cầu của CTO.

Chỉnh sửa và định dạng:

Chỉnh sửa và định dạng tài liệu để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp.

In ấn và sao chụp:

In ấn và sao chụp tài liệu khi cần thiết.

Quản lý tài liệu mật:

Bảo mật:

Đảm bảo tính bảo mật của các tài liệu mật (ví dụ: hợp đồng, thông tin tài chính, chiến lược kinh doanh).

Phân quyền truy cập:

Phân quyền truy cập tài liệu mật cho những người có liên quan.

Tiêu hủy:

Tiêu hủy tài liệu mật khi không còn cần thiết theo quy trình bảo mật.

3. Các công việc hỗ trợ khác:

Tiếp nhận và xử lý thông tin:

Tiếp nhận cuộc gọi:

Tiếp nhận cuộc gọi, ghi lại thông tin và chuyển đến CTO hoặc các bộ phận liên quan.

Quản lý email:

Quản lý hộp thư đến của CTO, lọc email rác, trả lời email đơn giản, và chuyển email quan trọng đến CTO.

Tiếp đón khách:

Tiếp đón khách đến gặp CTO, hướng dẫn khách đến phòng chờ và thông báo cho CTO.

Hỗ trợ các công việc hành chính:

Đặt văn phòng phẩm:

Đặt mua văn phòng phẩm và các vật dụng cần thiết cho văn phòng.

Quản lý chi phí:

Quản lý chi phí văn phòng và lập báo cáo chi tiêu.

Hỗ trợ các sự kiện của công ty:

Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty (ví dụ: hội nghị, tiệc tất niên).

Yêu cầu kỹ năng:

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian:

Sắp xếp công việc một cách khoa học, quản lý thời gian hiệu quả và đáp ứng thời hạn.

Kỹ năng giao tiếp:

Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, lịch sự và chuyên nghiệp.

Kỹ năng tin học văn phòng:

Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Kỹ năng ngoại ngữ:

Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt.

Kỹ năng giải quyết vấn đề:

Nhanh chóng xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Tính cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có trách nhiệm cao trong công việc.

Địa điểm làm việc:

Khu Thảo Điền, Quận 2, TP.HCM

Đi làm ngay:

Ưu tiên ứng viên có thể bắt đầu công việc ngay lập tức.

Từ khóa tìm kiếm:

Trợ lý Giám đốc Công nghệ Thảo Điền
Thư ký CTO Thảo Điền
Quản lý lịch trình CTO Thảo Điền
Hỗ trợ hành chính CTO Thảo Điền
Việc làm Thảo Điền
Assistant CTO Thao Dien
Executive Assistant Thao Dien
Personal Assistant Thao Dien

Tags:

`troly`
`thuky`
`cto`
`thaodien`
`quanlylichtrinh`
`hanhchinh`
`vieclam`
`assistant`
`executiveassistant`
`personalassistant`
`job`
`hcmc`
`it`
`technology`
`dilamngay`

Lưu ý:

Hãy điều chỉnh hướng dẫn này để phù hợp với yêu cầu cụ thể của công ty và CTO.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của sự bảo mật thông tin và tính chuyên nghiệp trong công việc.
Cung cấp thông tin chi tiết về mức lương và các phúc lợi khác để thu hút ứng viên tiềm năng.

Contact seller Share

Comments