Check with seller Hồ Chí Minh => Cần giáo viên Tin học dạy kỹ năng sử dụng phần mềm Teamwork nâng cao

Thông tin tuyển dụng, Tôi sẽ giúp bạn bảng mô tả công việc một về cách sử dụng phần mềm Teamwork nâng cao, hướng đến người dùng đã có kiến thức cơ bản và muốn khai thác sâu hơn các tính năng mạnh mẽ của nó.

Lưu ý quan trọng:

Do Teamwork có rất nhiều tính năng và các gói dịch vụ khác nhau, hướng dẫn này sẽ tập trung vào các tính năng cốt lõi và hữu ích nhất. Bạn có thể tùy chỉnh và bổ sung để phù hợp với nhu cầu cụ thể của đội nhóm mình.

Hướng dẫn sử dụng Teamwork nâng cao

Lời mở đầu:

Giới thiệu ngắn gọn về Teamwork và lợi ích của việc sử dụng nó hiệu quả.
Mục tiêu của hướng dẫn: Giúp người dùng nắm vững các tính năng nâng cao để quản lý dự án, cộng tác và giao tiếp hiệu quả hơn.
Đối tượng: Người dùng đã có kiến thức cơ bản về Teamwork.
Cấu trúc hướng dẫn: Chia thành các phần rõ ràng, mỗi phần tập trung vào một nhóm tính năng cụ thể.

Phần 1: Quản lý dự án nâng cao

1. Templates dự án tùy chỉnh:

Giải thích lợi ích của việc sử dụng templates: Tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán, giảm thiểu sai sót.
Hướng dẫn tạo templates dự án:
Từ dự án hiện có.
Từ đầu, thiết lập các task lists, tasks, milestones, dependencies, etc.
Lưu ý về việc sử dụng các custom fields trong templates.
Hướng dẫn sử dụng templates:
Tạo dự án mới từ template.
Tùy chỉnh template trước khi tạo dự án.

2. Automations (Tự động hóa):

Giới thiệu về Automations và tiềm năng của nó: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm tải công việc thủ công.
Các loại Automations phổ biến:
Thay đổi trạng thái task dựa trên các điều kiện (ví dụ: khi task được đánh dấu hoàn thành, tự động chuyển sang trạng thái Đang chờ kiểm duyệt).
Gán task cho người dùng dựa trên các điều kiện (ví dụ: task liên quan đến thiết kế sẽ tự động được gán cho designer).
Gửi thông báo tự động khi có sự kiện xảy ra (ví dụ: task đến hạn, task bị quá hạn).
Hướng dẫn tạo Automations:
Chọn trigger (điều kiện kích hoạt).
Chọn action (hành động).
Thiết lập các điều kiện bổ sung (nếu cần).
Ví dụ thực tế: Tự động hóa quy trình phê duyệt nội dung, tự động nhắc nhở khi task sắp đến hạn.

3. Dependencies (Quan hệ phụ thuộc):

Nhắc lại về Dependencies và tầm quan trọng của nó trong việc lập kế hoạch dự án.
Các loại Dependencies nâng cao:
Finish to Start (FS): Task B không thể bắt đầu cho đến khi Task A hoàn thành.
Start to Start (SS): Task B không thể bắt đầu cho đến khi Task A bắt đầu.
Finish to Finish (FF): Task B không thể hoàn thành cho đến khi Task A hoàn thành.
Start to Finish (SF): Task B không thể hoàn thành cho đến khi Task A bắt đầu.
Sử dụng Dependencies để tạo Critical Path (Đường găng):
Giải thích khái niệm Critical Path.
Cách Teamwork hiển thị Critical Path.
Tầm quan trọng của việc theo dõi Critical Path để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

4. Resource Management (Quản lý tài nguyên):

Giới thiệu về tính năng Resource Management: Giúp phân bổ tài nguyên (con người, thiết bị, ngân sách) một cách hiệu quả.
Các khía cạnh của Resource Management trong Teamwork:
Theo dõi thời gian làm việc của từng thành viên.
Xác định ai đang quá tải, ai đang có thời gian rảnh.
Điều chỉnh phân công công việc để cân bằng tải.
Sử dụng Workload Planning để dự đoán nhu cầu tài nguyên trong tương lai.
Hướng dẫn sử dụng Resource Management:
Thiết lập capacity (khả năng làm việc) cho từng thành viên.
Theo dõi thời gian làm việc thực tế.
Sử dụng Workload Planning để xem tổng quan về workload.
Điều chỉnh phân công công việc.

5. Risk Management (Quản lý rủi ro):

(Nếu gói Teamwork của bạn có tính năng này)
Giới thiệu về Risk Management: Giúp xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án.
Các bước trong quy trình Risk Management:
Xác định rủi ro.
Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro.
Lập kế hoạch ứng phó với rủi ro.
Theo dõi và cập nhật rủi ro.
Hướng dẫn sử dụng Risk Management trong Teamwork:
Tạo Risk Log.
Ghi lại thông tin về từng rủi ro.
Gán người chịu trách nhiệm cho từng rủi ro.
Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro.

Phần 2: Cộng tác và giao tiếp hiệu quả

1. Custom Fields (Trường tùy chỉnh):

Nhắc lại về Custom Fields và tầm quan trọng của nó trong việc tùy chỉnh Teamwork cho phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Các loại Custom Fields nâng cao:
Formula Fields: Tính toán giá trị dựa trên các trường khác.
Dropdown Fields với phụ thuộc: Giá trị của dropdown này phụ thuộc vào giá trị của dropdown khác.
Ví dụ thực tế: Sử dụng Formula Fields để tính toán chi phí dự kiến, sử dụng Dropdown Fields với phụ thuộc để phân loại yêu cầu hỗ trợ.

2. Integrations (Tích hợp):

Giới thiệu về Integrations và lợi ích của việc kết nối Teamwork với các công cụ khác.
Các Integrations phổ biến:
Google Drive, Dropbox, Box: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu.
Slack, Microsoft Teams: Giao tiếp và thông báo.
HubSpot, Salesforce: Quản lý khách hàng.
Zapier: Tự động hóa quy trình làm việc giữa Teamwork và các ứng dụng khác.
Hướng dẫn thiết lập Integrations:
Tìm kiếm Integration trong Teamwork Marketplace.
Kết nối tài khoản.
Cấu hình Integration.
Ví dụ thực tế: Tự động tạo task trong Teamwork khi có form mới được gửi trên website, tự động gửi thông báo lên Slack khi có task mới được gán.

3. Reporting (Báo cáo) nâng cao:

Nhắc lại về Reporting và tầm quan trọng của nó trong việc theo dõi tiến độ dự án và hiệu suất làm việc.
Các loại báo cáo nâng cao:
Custom Reports: Tạo báo cáo tùy chỉnh với các bộ lọc và cột dữ liệu bạn chọn.
Portfolio Reports: Xem tổng quan về hiệu suất của nhiều dự án.
Time Tracking Reports: Phân tích thời gian làm việc của từng thành viên.
Hướng dẫn tạo Custom Reports:
Chọn loại báo cáo.
Chọn các cột dữ liệu.
Thiết lập bộ lọc.
Lưu và chia sẻ báo cáo.
Ví dụ thực tế: Tạo báo cáo về các task quá hạn, tạo báo cáo về thời gian làm việc của từng thành viên trong một dự án cụ thể.

4. Permissions (Quyền hạn) nâng cao:

Nhắc lại về Permissions và tầm quan trọng của nó trong việc kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu dự án.
Các cấp độ Permissions khác nhau:
Company Permissions: Quyền hạn trên toàn bộ tài khoản Teamwork.
Project Permissions: Quyền hạn trong một dự án cụ thể.
Task List Permissions: Quyền hạn đối với một task list cụ thể.
Task Permissions: Quyền hạn đối với một task cụ thể.
Sử dụng Custom Roles (Vai trò tùy chỉnh):
Tạo vai trò với các quyền hạn cụ thể.
Gán vai trò cho người dùng.
Ví dụ thực tế: Tạo vai trò Khách hàng chỉ có quyền xem các task được chỉ định cho họ, tạo vai trò Nhân viên thực tập chỉ có quyền tạo task trong một task list cụ thể.

Phần 3: Mẹo và thủ thuật

Sử dụng Keyboard Shortcuts:

Liệt kê các keyboard shortcuts hữu ích để tăng tốc độ làm việc.

Tùy chỉnh Notifications:

Thiết lập notifications để chỉ nhận thông báo về những sự kiện quan trọng.

Sử dụng Mobile App:

Tận dụng ứng dụng di động để quản lý dự án và cộng tác mọi lúc mọi nơi.

Tham gia Teamwork Community:

Kết nối với những người dùng Teamwork khác để học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm.

Lời kết:

Tóm tắt lại các điểm chính của hướng dẫn.
Khuyến khích người dùng thử nghiệm và khám phá thêm các tính năng khác của Teamwork.
Cung cấp thông tin liên hệ để được hỗ trợ thêm.

Lưu ý khi viết :

Sử dụng hình ảnh và video:

Minh họa các bước thực hiện bằng hình ảnh và video để người dùng dễ hiểu.

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu:

Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành quá nhiều.

Cung cấp ví dụ thực tế:

Sử dụng các ví dụ thực tế để giúp người dùng hiểu cách áp dụng các tính năng vào công việc của họ.

Cập nhật thường xuyên:

Teamwork thường xuyên cập nhật các tính năng mới, vì vậy hãy đảm bảo rằng hướng dẫn của bạn luôn được cập nhật.

Chúc bạn thành công trong việc tạo ra một và hữu ích về Teamwork!

Contact seller Share

Comments