Chào bạn,
Việc từ chối một vị trí mới tại một tổ chức phi chính phủ (NGO) có thể là một quyết định khó khăn, đặc biệt nếu bạn trân trọng tổ chức và công việc họ làm. Tuy nhiên, đôi khi việc từ chối lại là lựa chọn tốt nhất cho sự nghiệp và sự phát triển cá nhân của bạn.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để từ chối một cách chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với tổ chức:
1. Tự đánh giá và xác định lý do:
Xác định rõ lý do:
Tại sao bạn muốn từ chối vị trí này? (Ví dụ: không phù hợp với kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp, mức lương, thời gian, v.v.)
Ưu tiên của bạn:
Điều gì quan trọng nhất đối với bạn trong sự nghiệp của mình?
Cơ hội khác:
Bạn có cơ hội nào khác tốt hơn không?
Tác động đến tổ chức:
Việc từ chối của bạn sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào?
2. Chuẩn bị trước:
Soạn thảo thư hoặc email:
Viết một bản nháp để bạn có thể diễn đạt rõ ràng và mạch lạc.
Luyện tập:
Nếu bạn định từ chối qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, hãy luyện tập trước những gì bạn muốn nói.
Chuẩn bị câu hỏi:
Họ có thể hỏi lý do bạn từ chối hoặc đề nghị một giải pháp thay thế. Hãy chuẩn bị sẵn câu trả lời.
3. Thông báo sớm nhất có thể:
Thời gian là yếu tố then chốt:
Hãy thông báo cho họ càng sớm càng tốt để họ có thời gian tìm người thay thế.
Liên lạc:
Chọn phương thức liên lạc phù hợp. Nếu bạn đã nhận được lời mời chính thức bằng văn bản, hãy trả lời bằng văn bản. Nếu bạn đã có nhiều cuộc trò chuyện trực tiếp, một cuộc gọi hoặc gặp mặt trực tiếp có thể phù hợp hơn.
4. Thể hiện sự biết ơn:
Cảm ơn:
Bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn vì cơ hội được cân nhắc và đề nghị vị trí.
Ghi nhận:
Thể hiện sự đánh giá cao đối với tổ chức và công việc họ làm.
5. Giải thích lý do một cách chuyên nghiệp và tôn trọng:
Ngắn gọn và rõ ràng:
Giải thích lý do của bạn một cách ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.
Tập trung vào bản thân:
Giải thích lý do từ góc độ cá nhân (ví dụ: “Tôi nhận thấy rằng vị trí này không hoàn toàn phù hợp với mục tiêu dài hạn của tôi”).
Tránh chỉ trích:
Không chỉ trích tổ chức, vị trí hoặc bất kỳ ai liên quan.
Trung thực nhưng tế nhị:
Hãy trung thực, nhưng diễn đạt một cách tế nhị và tôn trọng. Ví dụ: thay vì nói “Tôi không thích mức lương”, hãy nói “Mức lương không phù hợp với nhu cầu tài chính hiện tại của tôi”.
6. Thể hiện sự tiếc nuối:
Bày tỏ sự tiếc nuối:
Cho họ thấy bạn thực sự tiếc vì không thể nhận lời.
Nhấn mạnh sự quan tâm:
Khẳng định rằng bạn vẫn quan tâm đến tổ chức và công việc của họ.
7. Đề nghị giúp đỡ (nếu phù hợp):
Hỗ trợ:
Nếu bạn có thể, hãy đề nghị giúp họ tìm người thay thế hoặc hỗ trợ trong quá trình chuyển giao.
Giới thiệu:
Nếu bạn biết ai đó phù hợp với vị trí này, hãy đề nghị giới thiệu.
8. Kết thúc tích cực:
Chúc tốt đẹp:
Chúc tổ chức thành công trong tương lai.
Duy trì liên lạc:
Nếu bạn muốn, hãy bày tỏ mong muốn duy trì liên lạc trong tương lai.
Ví dụ thư/email từ chối:
“`
[Tên người liên hệ],
Tôi viết thư này để trả lời lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên tổ chức]. Tôi vô cùng cảm kích vì đã được cân nhắc và đánh giá cao thời gian bạn đã dành cho tôi trong quá trình phỏng vấn.
Sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi quyết định không thể nhận lời mời này vào thời điểm hiện tại. Quyết định này không hề dễ dàng, vì tôi rất ấn tượng với công việc mà [Tên tổ chức] đang thực hiện và những đóng góp của tổ chức cho cộng đồng. Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng vị trí này không hoàn toàn phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của tôi.
Tôi thực sự xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà quyết định này có thể gây ra. Tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn trong quá trình tìm kiếm người thay thế, và nếu tôi biết ai đó phù hợp, tôi sẽ giới thiệu ngay.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì cơ hội này. Tôi chúc [Tên tổ chức] gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
Lưu ý quan trọng:
Tính chuyên nghiệp:
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng trong suốt quá trình.
Giữ kín thông tin:
Không chia sẻ thông tin về việc từ chối với người khác trước khi bạn thông báo cho tổ chức.
Chân thành:
Hãy chân thành trong lời nói và hành động của bạn.
Chúc bạn may mắn!