Bảng mô tả công việc là một tài liệu quan trọng trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự. Nó giúp nhà tuyển dụng định hướng được nhu cầu và kỳ vọng của công ty đối với ứng viên, cũng như giúp ứng viên hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của mình khi làm việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết bảng mô tả công việc hiệu quả và chi tiết. Bài viết này sẽ chia sẻ một số bước cơ bản và mẹo thực hành để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này một cách dễ dàng hơn.
Bước 1: Xác định mục tiêu của bảng mô tả công việc
Trước khi bắt đầu viết, bạn cần xác định rõ mục tiêu của bảng mô tả công việc là gì. Bạn muốn thu hút những ứng viên nào? Bạn muốn họ có những kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất nào? Bạn muốn họ đóng góp gì cho công ty? Bạn muốn họ phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty như thế nào? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng nội dung cho bảng mô tả công việc một cách có hệ thống và có chọn lọc.
Bước 2: Viết tiêu đề và giới thiệu chung về công việc
Tiêu đề của bảng mô tả công việc là điều đầu tiên thu hút sự chú ý của ứng viên. Bạn nên viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh được vai trò chính của công việc. Ví dụ: Nhân viên kế toán, Trưởng phòng marketing, Chuyên viên tư vấn du học, v.v. Ngoài ra, bạn cũng nên thêm một số thông tin khác như loại hình làm việc (toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ, làm việc từ xa), địa điểm làm việc, mức lương hoặc khoảng lương (nếu có).
Sau tiêu đề, bạn nên viết một đoạn giới thiệu chung về công việc, bao gồm những điểm sau:
– Mục tiêu chính của công việc là gì?
– Công việc thuộc bộ phận nào trong công ty?
– Công việc liên quan đến những bên ngoài nào (khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, v.v.)?
– Công việc có những thách thức và cơ hội nào?
Đoạn giới thiệu này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tổng quan về công việc và hiểu được vai trò của mình trong tổ chức.
Bước 3: Liệt kê các trách nhiệm chính của công việc
Đây là phần quan trọng nhất của bảng mô tả công việc. Bạn nên liệt kê các trách nhiệm chính của công việc một cách rõ ràng, cụ thể và đầy đủ. Bạn nên sử dụng những động từ hành động để mô tả những nhiệm vụ mà ứng viên sẽ phải thực hiện, ví dụ: lập báo cáo, quản lý dự án, tư vấn khách hàng, v.v. Bạn cũng nên nêu rõ những kết quả mong muốn hoặc những chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của công việc, ví dụ: đạt doanh số, giảm chi phí, tăng hài lòng khách hàng, v.v. Bạn nên sắp xếp các trách nhiệm theo thứ tự ưu tiên, từ cao đến thấp, và giới hạn số lượng trong khoảng 5-10 mục.
Bước 4: Liệt kê các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp
Phần này sẽ giúp bạn lọc ra những ứng viên phù hợp với công việc. Bạn nên liệt kê các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp một cách rõ ràng và khách quan. Bạn nên phân biệt được những yêu cầu bắt buộc và những yêu cầu mong muốn. Những yêu cầu bắt buộc là những điều kiện tối thiểu mà ứng viên phải có để có thể làm được công việc, ví dụ: có bằng đại học chuyên ngành liên quan, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tương tự, có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm chuyên dụng, v.v. Những yêu cầu mong muốn là những điểm cộng mà ứng viên có thể có để tăng khả năng cạnh tranh và hiệu suất làm việc, ví dụ: có bằng cao học hoặc chứng chỉ chuyên môn, có kinh nghiệm làm việc trong ngành hoặc thị trường liên quan, có khả năng giao tiếp ngoại ngữ, v.v. Bạn nên sắp xếp các yêu cầu theo thứ tự ưu tiên, từ cao đến thấp, và giới hạn số lượng trong khoảng 5-10 mục.
Bước 5: Nêu rõ các quyền lợi và điều kiện làm việc
Phần này sẽ giúp bạn thu hút và giữ chân những ứng viên tốt. Bạn nên nêu rõ các quyền lợi và điều kiện làm việc mà công ty cung cấp cho nhân viên, ví dụ: mức lương hoặc khoảng lương (nếu chưa có ở tiêu đề), thưởng và phụ cấp, bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe, đào tạo và phát triển nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và giao lưu quốc tế, môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện, linh hoạt thời gian và địa điểm làm việc, v.v. Bạn nên trình bày các quyền lợi và điều kiện làm việc một cách hấp dẫn và tích cực, nhưng không nên quá lời hay hoa.