Chào bạn,
Việc từ chối một lời mời làm việc, đặc biệt khi bạn là ứng viên mới vào nghề, có thể là một tình huống khó xử. Tuy nhiên, việc này là hoàn toàn bình thường và thể hiện sự chuyên nghiệp khi bạn đưa ra quyết định phù hợp nhất với bản thân. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể từ chối lời mời làm việc một cách lịch sự, chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng:
I. Chuẩn bị trước khi từ chối:
1. Chắc chắn về quyết định của bạn:
Đánh giá lại các yếu tố:
Xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như cơ hội phát triển, mức lương, văn hóa công ty, vị trí địa lý, và so sánh với các lựa chọn khác (nếu có).
Tham khảo ý kiến:
Trao đổi với gia đình, bạn bè, hoặc người mentor để có thêm góc nhìn khách quan.
Lắng nghe trực giác:
Đôi khi, cảm giác của bạn về một công việc cũng rất quan trọng.
2. Xác định lý do từ chối:
Rõ ràng và trung thực:
Xác định rõ lý do bạn từ chối lời mời. Lý do này sẽ giúp bạn giải thích một cách mạch lạc và thuyết phục.
Tập trung vào yếu tố cá nhân:
Thay vì chỉ trích công ty hoặc vị trí, hãy tập trung vào việc giải thích lý do cá nhân của bạn, ví dụ như:
“Tôi nhận được một lời mời khác phù hợp hơn với mục tiêu phát triển sự nghiệp của tôi.”
“Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận thấy rằng vị trí này không hoàn toàn phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm hiện tại của tôi.”
“Tôi quyết định ưu tiên một cơ hội gần nhà hơn để có thể cân bằng cuộc sống và công việc.”
3. Chuẩn bị sẵn thông tin:
Thông tin liên hệ:
Chuẩn bị sẵn thông tin liên hệ của người bạn đã trao đổi trong quá trình phỏng vấn (HR, người quản lý tuyển dụng).
Lời cảm ơn:
Chuẩn bị sẵn những lời cảm ơn chân thành để thể hiện sự biết ơn đối với thời gian và cơ hội mà công ty đã dành cho bạn.
II. Cách thức từ chối:
1. Thời điểm:
Càng sớm càng tốt:
Hãy thông báo quyết định của bạn càng sớm càng tốt sau khi bạn đã đưa ra quyết định cuối cùng. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thời gian tìm kiếm ứng viên khác.
Tuân thủ thời hạn:
Nếu có thời hạn phản hồi lời mời, hãy đảm bảo bạn đưa ra quyết định trước thời hạn đó.
2. Phương tiện:
Ưu tiên gọi điện thoại:
Nếu có thể, hãy gọi điện thoại trực tiếp cho người đã liên hệ với bạn trong quá trình tuyển dụng. Điều này thể hiện sự tôn trọng và cho phép bạn giải thích rõ hơn về quyết định của mình.
Gửi email nếu không thể gọi điện:
Nếu không thể gọi điện, hãy gửi một email chuyên nghiệp và lịch sự.
3. Nội dung thông báo (qua điện thoại hoặc email):
Mở đầu:
Chào hỏi:
Chào hỏi người liên hệ bằng tên (ví dụ: “Chào anh/chị [Tên người liên hệ]”).
Cảm ơn:
Bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cơ hội và thời gian mà công ty đã dành cho bạn.
Ví dụ: “Em/Tôi xin cảm ơn anh/chị [Tên người liên hệ] và [Tên công ty] đã dành thời gian phỏng vấn và tạo cơ hội cho em/tôi được tìm hiểu về vị trí [Tên vị trí].”
Thông báo quyết định:
Rõ ràng và trực tiếp:
Thông báo quyết định từ chối lời mời một cách rõ ràng và trực tiếp.
Ví dụ: “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em/tôi xin phép được từ chối lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
Giải thích lý do (ngắn gọn và tích cực):
Tập trung vào yếu tố cá nhân:
Giải thích ngắn gọn lý do bạn từ chối, tập trung vào yếu tố cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
Ví dụ: “Em/Tôi nhận thấy rằng cơ hội này chưa hoàn toàn phù hợp với mục tiêu phát triển sự nghiệp dài hạn của em/tôi.”
Ví dụ: “Em/Tôi đã nhận được một lời mời khác phù hợp hơn với định hướng của em/tôi trong giai đoạn hiện tại.”
Nhấn mạnh sự đánh giá cao:
Thể hiện sự tôn trọng:
Nhấn mạnh rằng bạn đánh giá cao công ty và cơ hội mà họ đã trao cho bạn.
Ví dụ: “Em/Tôi thực sự ấn tượng với [Tên công ty] và những cơ hội phát triển mà công ty mang lại. Em/Tôi rất tiếc khi không thể gia nhập đội ngũ của anh/chị vào thời điểm này.”
Đề xuất (nếu phù hợp):
Giới thiệu ứng viên khác:
Nếu có thể, bạn có thể đề xuất một ứng viên khác mà bạn biết có thể phù hợp với vị trí này.
Ví dụ: “Nếu anh/chị chưa tìm được ứng viên phù hợp, em/tôi xin phép giới thiệu [Tên người giới thiệu] – một người bạn của em/tôi có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với vị trí này.”
Kết thúc:
Cảm ơn lần nữa:
Cảm ơn họ một lần nữa vì thời gian và sự quan tâm của họ.
Ví dụ: “Em/Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị một lần nữa và chúc [Tên công ty] sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp.”
Chúc may mắn:
Chúc công ty thành công trong tương lai.
Ví dụ: “Chúc anh/chị và [Tên công ty] gặt hái được nhiều thành công.”
Ký tên (trong email):
Tên đầy đủ:
Ký tên đầy đủ của bạn.
Thông tin liên hệ:
Cung cấp thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, email) để họ có thể liên lạc lại nếu cần.
III. Ví dụ cụ thể:
Ví dụ 1: Từ chối qua điện thoại:
Bạn:
“Chào anh/chị [Tên người liên hệ], em là [Tên của bạn], ứng viên cho vị trí [Tên vị trí] ạ.”
Người liên hệ:
“Chào em, rất vui được nói chuyện với em. Em đã suy nghĩ về lời mời của chúng tôi chưa?”
Bạn:
“Dạ vâng, em đã suy nghĩ rất kỹ. Em/Tôi xin cảm ơn anh/chị và [Tên công ty] đã dành thời gian phỏng vấn và tạo cơ hội cho em/tôi được tìm hiểu về vị trí [Tên vị trí]. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em/tôi xin phép được từ chối lời mời làm việc cho vị trí này ạ.”
Người liên hệ:
“Ồ, rất tiếc khi nghe điều đó. Em có thể chia sẻ lý do được không?”
Bạn:
“Dạ, em/tôi đã nhận được một lời mời khác phù hợp hơn với mục tiêu phát triển sự nghiệp dài hạn của em/tôi trong lĩnh vực [Lĩnh vực]. Em/Tôi thực sự ấn tượng với [Tên công ty] và những cơ hội phát triển mà công ty mang lại. Em/Tôi rất tiếc khi không thể gia nhập đội ngũ của anh/chị vào thời điểm này.”
Người liên hệ:
“Tôi hiểu rồi. Cảm ơn em đã thông báo cho chúng tôi.”
Bạn:
“Em/Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị một lần nữa và chúc [Tên công ty] sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp. Chúc anh/chị một ngày tốt lành ạ.”
Ví dụ 2: Từ chối qua email:
Chủ đề:
Phản hồi về lời mời làm việc vị trí [Tên vị trí]
Nội dung:
Chào anh/chị [Tên người liên hệ],
Em/Tôi là [Tên của bạn], ứng viên cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].
Em/Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị và [Tên công ty] đã dành thời gian phỏng vấn và tạo cơ hội cho em/tôi được tìm hiểu về vị trí này. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em/tôi xin phép được từ chối lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí].
Em/Tôi đã nhận được một lời mời khác phù hợp hơn với định hướng phát triển của em/tôi trong giai đoạn hiện tại. Em/Tôi thực sự ấn tượng với văn hóa làm việc và những cơ hội phát triển mà [Tên công ty] mang lại.
Em/Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị một lần nữa vì sự quan tâm và thời gian đã dành cho em/tôi. Chúc anh/chị và [Tên công ty] gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
IV. Những điều cần tránh:
Im lặng:
Tuyệt đối không im lặng sau khi nhận được lời mời. Điều này là thiếu chuyên nghiệp và gây khó khăn cho nhà tuyển dụng.
Đưa ra lý do không trung thực:
Hãy trung thực về lý do từ chối, nhưng tránh đưa ra những lời chỉ trích hoặc phàn nàn về công ty.
Đàm phán lại sau khi đã từ chối:
Sau khi đã đưa ra quyết định từ chối, đừng cố gắng đàm phán lại các điều khoản.
Thiếu lịch sự:
Luôn giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp trong suốt quá trình giao tiếp.
V. Lưu ý quan trọng:
Duy trì mối quan hệ:
Ngay cả khi bạn từ chối lời mời, hãy cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Biết đâu trong tương lai, bạn sẽ có cơ hội hợp tác với họ.
Học hỏi từ kinh nghiệm:
Hãy xem đây là một kinh nghiệm quý báu để bạn học hỏi và phát triển bản thân trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Chúc bạn thành công!