Khi nhà tuyển dụng liên tục nhắc nhở về một vấn đề gì đó mà bạn muốn từ chối, việc phản hồi một cách chuyên nghiệp, lịch sự và rõ ràng là rất quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn xử lý tình huống này:
1. Xác định rõ lý do từ chối:
Trước khi phản hồi, hãy chắc chắn bạn hiểu rõ lý do tại sao bạn muốn từ chối lời nhắc nhở đó. Lý do này sẽ giúp bạn xây dựng một câu trả lời thuyết phục và dễ được chấp nhận hơn. Ví dụ:
Quá tải công việc:
Bạn đang có quá nhiều dự án và không thể đảm nhận thêm.
Thiếu kỹ năng/kinh nghiệm:
Bạn cảm thấy mình chưa đủ kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết để thực hiện yêu cầu.
Không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp:
Yêu cầu không phù hợp với định hướng phát triển sự nghiệp của bạn.
Lý do cá nhân:
Bạn có những lý do cá nhân khiến bạn không thể đáp ứng yêu cầu.
2. Bày tỏ sự cảm kích và tôn trọng:
Bắt đầu bằng cách thể hiện sự cảm kích đối với sự tin tưởng và cơ hội mà nhà tuyển dụng đã trao cho bạn. Điều này giúp giảm thiểu khả năng gây mất lòng và cho thấy bạn tôn trọng họ.
“Cảm ơn anh/chị đã tin tưởng và giao cho em/mình nhiệm vụ này.”
“Em/Mình rất cảm ơn anh/chị đã luôn quan tâm và nhắc nhở em/mình.”
“Em/Mình rất trân trọng sự quan tâm của anh/chị.”
3. Nêu lý do từ chối một cách rõ ràng và chuyên nghiệp:
Sau khi bày tỏ sự cảm kích, hãy trình bày lý do từ chối một cách ngắn gọn, rõ ràng và tập trung vào công việc. Tránh đưa ra những lý do mang tính cá nhân quá sâu hoặc đổ lỗi cho người khác.
Quá tải công việc:
“Hiện tại, em/mình đang tập trung vào [tên các dự án] và lịch trình đã khá kín. Em/Mình e rằng việc đảm nhận thêm nhiệm vụ này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc hiện tại.”
Thiếu kỹ năng/kinh nghiệm:
“Em/Mình nhận thấy yêu cầu này đòi hỏi [kỹ năng cụ thể] mà em/mình hiện chưa có đủ kinh nghiệm. Em/Mình muốn tập trung trau dồi thêm kỹ năng này trước khi nhận những nhiệm vụ tương tự.”
Không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp:
“Em/Mình đang tập trung vào việc phát triển các kỹ năng trong lĩnh vực [lĩnh vực cụ thể], và nhiệm vụ này có vẻ không hoàn toàn phù hợp với định hướng đó.”
Lý do cá nhân (nếu cần thiết):
“Em/Mình xin phép không đi sâu vào chi tiết, nhưng hiện tại em/mình đang có một số vấn đề cá nhân cần giải quyết, và em/mình e rằng sẽ không thể tập trung hoàn toàn vào công việc này.” (Lưu ý: Chỉ sử dụng lý do này khi thực sự cần thiết và cố gắng giữ sự chung chung để bảo vệ sự riêng tư.)
4. Đưa ra giải pháp thay thế (nếu có thể):
Nếu có thể, hãy đề xuất một giải pháp thay thế để thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ và tinh thần trách nhiệm.
“Em/Mình có thể hỗ trợ anh/chị bằng cách [đề xuất cụ thể], hoặc giới thiệu một đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn để đảm nhận nhiệm vụ này.”
“Nếu anh/chị cần gấp, em/mình có thể dành một chút thời gian để hướng dẫn [người khác] thực hiện công việc này.”
“Em/Mình sẽ cố gắng sắp xếp thời gian để học hỏi thêm về [kỹ năng liên quan] và sẽ sẵn sàng hỗ trợ anh/chị trong tương lai.”
5. Kết thúc một cách lịch sự và khẳng định lại sự sẵn sàng hỗ trợ:
Kết thúc bằng một lời cảm ơn và khẳng định lại sự sẵn sàng hỗ trợ trong những nhiệm vụ khác phù hợp hơn.
“Em/Mình rất xin lỗi vì sự bất tiện này. Cảm ơn anh/chị đã thông cảm. Em/Mình luôn sẵn sàng hỗ trợ anh/chị trong những dự án khác phù hợp hơn với khả năng của em/mình.”
“Em/Mình rất mong nhận được sự thông cảm của anh/chị. Em/Mình sẽ cố gắng hết sức để hoàn thành tốt những nhiệm vụ hiện tại và sẵn sàng hỗ trợ anh/chị trong tương lai.”
Ví dụ cụ thể:
Tình huống:
Nhà tuyển dụng liên tục nhắc nhở bạn về việc tham gia một dự án mới ngoài giờ làm việc, nhưng bạn đang quá tải.
Câu trả lời:
“Chào anh/chị, em/mình rất cảm ơn anh/chị đã tin tưởng và giao cho em/mình cơ hội tham gia dự án này. Tuy nhiên, hiện tại em/mình đang tập trung vào việc hoàn thành các dự án [tên các dự án] và lịch trình của em/mình đã khá kín. Em/Mình e rằng việc tham gia thêm dự án này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc hiện tại và có thể không đảm bảo tiến độ cho cả hai dự án.
Em/Mình rất tiếc vì không thể nhận lời. Nếu anh/chị cần gấp, em/mình có thể dành một chút thời gian để hướng dẫn [tên đồng nghiệp] làm quen với dự án này.
Em/Mình rất xin lỗi vì sự bất tiện này. Cảm ơn anh/chị đã thông cảm. Em/Mình luôn sẵn sàng hỗ trợ anh/chị trong những dự án khác phù hợp hơn với khả năng của em/mình.”
Lưu ý quan trọng:
Thời điểm:
Phản hồi càng sớm càng tốt để nhà tuyển dụng có thời gian tìm người thay thế.
Hình thức:
Nên phản hồi trực tiếp (nếu có thể) hoặc qua email một cách trang trọng.
Ngôn ngữ cơ thể:
Nếu phản hồi trực tiếp, hãy giữ thái độ lịch sự, tự tin và thể hiện sự chân thành.
Kiên định:
Nếu bạn đã quyết định từ chối, hãy giữ vững lập trường của mình.
Lắng nghe:
Hãy lắng nghe phản hồi của nhà tuyển dụng và cố gắng tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả hai bên.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn xử lý tình huống này một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.