Việc từ chối một lời mời làm việc, đặc biệt là khi bạn là ứng viên tự học nghề, đòi hỏi sự khéo léo và chuyên nghiệp để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng và mở ra những cơ hội trong tương lai. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể từ chối một cách lịch sự và hiệu quả:
1. Chuẩn Bị Trước:
Xác định rõ lý do từ chối:
Việc này giúp bạn trình bày lý do một cách mạch lạc và thuyết phục hơn. Lý do có thể là:
Không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp:
Công việc không phù hợp với định hướng dài hạn của bạn.
Chế độ đãi ngộ không đáp ứng:
Lương, thưởng, phúc lợi không đáp ứng được kỳ vọng hoặc nhu cầu của bạn.
Văn hóa công ty không phù hợp:
Bạn cảm thấy không hòa nhập được với văn hóa hoặc giá trị của công ty.
Đã nhận được lời mời khác phù hợp hơn:
Bạn đã chấp nhận một vị trí khác phù hợp hơn với kỹ năng và mong muốn của bạn.
Thay đổi hoàn cảnh cá nhân:
Thay đổi về sức khỏe, gia đình hoặc các yếu tố cá nhân khác khiến bạn không thể nhận công việc.
Chuẩn bị sẵn thư/email hoặc kịch bản cuộc gọi:
Việc này giúp bạn diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng và tránh những lời nói bốc đồng.
2. Thời Điểm Từ Chối:
Càng sớm càng tốt:
Thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt sau khi bạn đã đưa ra quyết định cuối cùng. Điều này cho phép họ có thời gian tìm kiếm ứng viên khác.
3. Hình Thức Từ Chối:
Ưu tiên gọi điện thoại:
Nếu có thể, hãy gọi điện thoại cho người đã liên hệ với bạn trong quá trình tuyển dụng (nhà tuyển dụng, HR,…). Điều này thể hiện sự tôn trọng và cho phép bạn giải thích lý do một cách chi tiết hơn.
Email:
Nếu không thể gọi điện, hãy gửi email.
4. Nội Dung Từ Chối (Qua Điện Thoại hoặc Email):
a. Mở Đầu:
Bày tỏ lòng biết ơn:
Ví dụ (Điện thoại):
“Chào anh/chị [Tên người liên hệ], em là [Tên của bạn], ứng viên cho vị trí [Tên vị trí] ạ. Em gọi để phản hồi về lời mời làm việc mà mình đã trao đổi hôm trước.”
Ví dụ (Email):
“Kính gửi anh/chị [Tên người liên hệ],” hoặc “Chào anh/chị [Tên người liên hệ],”
“Em là [Tên của bạn], ứng viên cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
Tiếp tục (Cả hai hình thức):
“Em xin chân thành cảm ơn anh/chị và [Tên công ty] đã tạo cơ hội cho em được phỏng vấn và cân nhắc cho vị trí này.” hoặc “Em thực sự rất trân trọng thời gian và công sức mà anh/chị đã dành cho em trong suốt quá trình tuyển dụng.”
Nêu rõ mục đích:
Ví dụ (Điện thoại):
“Em gọi để thông báo về quyết định của em đối với lời mời làm việc này ạ.”
Ví dụ (Email):
“Em viết email này để thông báo về quyết định của em đối với lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí].”
b. Thân Bài:
Thông báo quyết định từ chối:
Ví dụ (Điện thoại/Email):
“Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em rất tiếc phải thông báo rằng em sẽ không thể nhận lời mời làm việc này ạ.” hoặc “Sau khi suy nghĩ cẩn thận, em rất tiếc phải từ chối lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí].”
Giải thích lý do (ngắn gọn và chân thành):
Ví dụ 1 (Không phù hợp mục tiêu):
“Em nhận thấy rằng vị trí này chưa thực sự phù hợp với định hướng phát triển nghề nghiệp dài hạn của em.”
Ví dụ 2 (Chế độ đãi ngộ):
“Mặc dù em rất ấn tượng với [Tên công ty], nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng, em nhận thấy chế độ đãi ngộ chưa đáp ứng được nhu cầu hiện tại của em.”
Ví dụ 3 (Văn hóa công ty):
“Trong quá trình phỏng vấn, em nhận thấy văn hóa công ty có một số điểm khác biệt so với những gì em tìm kiếm.” (Nên tránh nói trực tiếp là không phù hợp, hãy dùng những từ ngữ nhẹ nhàng hơn)
Ví dụ 4 (Đã nhận lời mời khác):
“Em đã nhận được một lời mời làm việc khác phù hợp hơn với kỹ năng và mong muốn của em.”
Ví dụ 5 (Thay đổi cá nhân):
“Do một số thay đổi trong hoàn cảnh cá nhân, em không thể đảm nhận công việc này vào thời điểm hiện tại.”
Quan trọng:
Tránh nói xấu hoặc chỉ trích công ty:
Tập trung vào lý do của bạn và giữ thái độ tích cực.
Không cần thiết phải đi vào chi tiết quá sâu:
Một lời giải thích ngắn gọn và chân thành là đủ.
Thể hiện sự biết ơn một lần nữa:
Ví dụ (Điện thoại/Email):
“Em xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn và đánh giá em. Em rất trân trọng cơ hội này.”
c. Kết Thúc:
Chúc công ty thành công:
Ví dụ (Điện thoại/Email):
“Em chúc [Tên công ty] ngày càng phát triển và tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.”
Bày tỏ mong muốn giữ liên lạc (nếu bạn thực sự muốn):
Ví dụ (Điện thoại/Email):
“Em hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với [Tên công ty] trong tương lai.” hoặc “Em rất mong muốn được giữ liên lạc với anh/chị và [Tên công ty].”
Lời chào kết:
Ví dụ (Điện thoại):
“Em cảm ơn anh/chị rất nhiều ạ. Em chào anh/chị.”
Ví dụ (Email):
“Trân trọng,” hoặc “Kính chúc anh/chị một ngày làm việc hiệu quả,”
“[Tên của bạn]”
5. Lưu Ý Quan Trọng:
Giữ thái độ chuyên nghiệp:
Ngay cả khi bạn không hứng thú với công việc, hãy luôn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng.
Trung thực:
Đừng nói dối về lý do từ chối. Sự trung thực sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp và đảm bảo rằng bạn đã sử dụng giọng văn phù hợp.
Không “đốt cầu”:
Ngay cả khi bạn từ chối, hãy cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Bạn có thể cần đến họ trong tương lai.
Hãy tự tin:
Quyết định từ chối là của bạn. Hãy tự tin vào quyết định của mình và tin rằng bạn sẽ tìm được công việc phù hợp hơn.
Ví dụ email hoàn chỉnh:
“`
Kính gửi anh/chị [Tên người liên hệ],
Em là [Tên của bạn], ứng viên cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].
Em xin chân thành cảm ơn anh/chị và [Tên công ty] đã tạo cơ hội cho em được phỏng vấn và cân nhắc cho vị trí này. Em thực sự rất trân trọng thời gian và công sức mà anh/chị đã dành cho em trong suốt quá trình tuyển dụng.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em rất tiếc phải thông báo rằng em sẽ không thể nhận lời mời làm việc này ạ. Em nhận thấy rằng vị trí này chưa thực sự phù hợp với định hướng phát triển nghề nghiệp dài hạn của em.
Em xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn và đánh giá em. Em rất trân trọng cơ hội này.
Em chúc [Tên công ty] ngày càng phát triển và tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này. Em rất mong muốn được giữ liên lạc với anh/chị và [Tên công ty].
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn từ chối lời mời làm việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả! Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình!