Nhân lực IT xin chào các bạn đang chuẩn bị tìm việc, phỏng vấn tuyển dụng ngành công nghệ thông tin! Việc từ chối một cách khéo léo, phù hợp với từng cảm xúc của bạn là một kỹ năng mềm quan trọng trong giao tiếp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách từ chối với từng loại cảm xúc, kèm theo ví dụ cụ thể:
1. Từ chối với sự Áy náy:
Cảm xúc cốt lõi:
Bạn cảm thấy có lỗi hoặc trách nhiệm vì không thể đáp ứng yêu cầu của người khác.
Mục tiêu:
Từ chối một cách chân thành, thể hiện sự quan tâm và mong muốn giúp đỡ (nếu có thể) trong tương lai.
Các bước:
1. Bày tỏ sự hiểu biết và đồng cảm:
Bắt đầu bằng cách cho thấy bạn hiểu rõ yêu cầu và tình huống của người kia.
2. Nêu lý do từ chối một cách rõ ràng và trung thực:
Tránh vòng vo, nhưng hãy diễn đạt một cách nhẹ nhàng.
3. Thể hiện sự tiếc nuối:
Cho thấy bạn thực sự cảm thấy áy náy vì không thể giúp đỡ.
4. Đề xuất giải pháp thay thế (nếu có):
Nếu có thể, hãy gợi ý một người khác hoặc một nguồn lực khác có thể giúp họ.
5. Kết thúc bằng sự chân thành:
Khẳng định lại sự quan tâm của bạn và mong muốn được hỗ trợ trong tương lai (nếu phù hợp).
Ví dụ:
“Em hiểu đây là một dự án rất quan trọng đối với anh/chị. Em rất tiếc vì hiện tại em đang có quá nhiều công việc cần ưu tiên, và em sợ rằng nếu nhận thêm việc này, em sẽ không thể hoàn thành tốt cả hai. Em thực sự rất áy náy vì đã không thể giúp anh/chị lúc này. Hay là em giới thiệu anh/chị với bạn A của em, bạn ấy có kinh nghiệm trong lĩnh vực này và có thể giúp anh/chị đấy ạ?”
“Cô rất hiểu con đang rất muốn đi chơi với bạn. Cô rất tiếc vì hôm nay cô đã hứa với bà ngoại sẽ đến thăm bà. Cô cảm thấy có lỗi vì không thể đưa con đi chơi. Để bù lại, cuối tuần này cô sẽ dành trọn thời gian cho con nhé.”
2. Từ chối với sự Lo lắng:
Cảm xúc cốt lõi:
Bạn lo sợ về hậu quả hoặc rủi ro tiềm ẩn nếu chấp nhận yêu cầu.
Mục tiêu:
Từ chối một cách thận trọng, giải thích rõ những lo ngại của bạn và đề xuất các giải pháp an toàn hơn (nếu có).
Các bước:
1. Bày tỏ sự quan tâm đến yêu cầu:
Cho thấy bạn đã xem xét cẩn thận đề nghị của họ.
2. Nêu rõ những lo ngại của bạn:
Giải thích một cách cụ thể những rủi ro hoặc vấn đề bạn dự đoán.
3. Đề xuất giải pháp an toàn hơn (nếu có):
Nếu có thể, hãy gợi ý một cách tiếp cận khác ít rủi ro hơn.
4. Khẳng định sự sẵn sàng hợp tác (nếu phù hợp):
Nếu có một phương án khác mà bạn cảm thấy thoải mái hơn, hãy đề xuất.
5. Kết thúc bằng sự tôn trọng:
Cảm ơn họ vì đã tin tưởng và thông cảm cho sự thận trọng của bạn.
Ví dụ:
“Em rất hào hứng với ý tưởng đầu tư này. Tuy nhiên, em đang lo lắng về tình hình thị trường hiện tại, có vẻ khá biến động. Em sợ rằng nếu đầu tư vào thời điểm này, rủi ro sẽ quá cao. Hay là chúng ta chờ đợi thêm một thời gian nữa, khi thị trường ổn định hơn thì mình sẽ xem xét lại nhé?”
“Tôi rất muốn giúp bạn chuyển nhà. Nhưng tôi đang lo lắng vì dạo này lưng tôi hay bị đau, nếu cố gắng khiêng đồ nặng có thể sẽ làm bệnh tình trở nên nghiêm trọng hơn. Hay là tôi gọi thêm vài người bạn nữa đến giúp bạn nhé?”
3. Từ chối với sự Tiếc nuối:
Cảm xúc cốt lõi:
Bạn thực sự muốn giúp đỡ, nhưng vì một lý do nào đó mà bạn không thể.
Mục tiêu:
Từ chối một cách chân thành, thể hiện sự đồng cảm và mong muốn được giúp đỡ trong tương lai.
Các bước:
1. Bày tỏ sự tiếc nuối:
Bắt đầu bằng cách cho thấy bạn rất tiếc vì không thể đáp ứng yêu cầu.
2. Nêu lý do từ chối một cách rõ ràng và chân thật:
Giải thích lý do một cách ngắn gọn và dễ hiểu.
3. Thể hiện sự đồng cảm:
Cho thấy bạn hiểu và thông cảm cho tình huống của người kia.
4. Đề xuất giải pháp thay thế (nếu có):
Nếu có thể, hãy gợi ý một người khác hoặc một nguồn lực khác có thể giúp họ.
5. Kết thúc bằng sự chân thành:
Khẳng định lại sự quan tâm của bạn và mong muốn được hỗ trợ trong tương lai (nếu phù hợp).
Ví dụ:
“Mình rất tiếc vì không thể tham gia buổi tiệc sinh nhật của bạn. Hôm đó mình đã có hẹn trước với gia đình rồi. Mình thực sự rất muốn đến chung vui cùng bạn. Chúc bạn có một buổi sinh nhật thật vui vẻ nhé! Hẹn gặp lại bạn vào dịp khác.”
“Tôi rất tiếc vì vị trí này đã có người phù hợp hơn rồi. Hồ sơ của bạn rất ấn tượng, tôi rất hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai.”
4. Từ chối với sự Bất lực:
Cảm xúc cốt lõi:
Bạn muốn giúp, nhưng bạn không có khả năng hoặc nguồn lực để làm điều đó.
Mục tiêu:
Từ chối một cách thẳng thắn, giải thích rõ những giới hạn của bạn và đề xuất các nguồn lực khác (nếu có).
Các bước:
1. Bày tỏ sự thông cảm:
Cho thấy bạn hiểu rõ tình huống của người kia.
2. Giải thích rõ giới hạn của bạn:
Giải thích một cách trung thực lý do bạn không thể giúp đỡ.
3. Đề xuất các nguồn lực khác (nếu có):
Nếu có thể, hãy gợi ý một người khác, một tổ chức hoặc một nguồn thông tin khác có thể giúp họ.
4. Thể hiện sự chân thành:
Khẳng định rằng bạn thực sự muốn giúp đỡ nếu có thể.
5. Kết thúc bằng sự tôn trọng:
Chúc họ may mắn trong việc tìm kiếm sự giúp đỡ.
Ví dụ:
“Tôi rất hiểu bạn đang gặp khó khăn về tài chính. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì hiện tại tôi cũng đang có những khoản chi tiêu lớn, nên tôi không thể giúp bạn vay tiền được. Hay là bạn thử liên hệ với các tổ chức tín dụng xem sao?”
“Em rất muốn giúp anh giải quyết vấn đề này, nhưng đây không phải là chuyên môn của em. Em nghĩ anh nên tìm đến các chuyên gia trong lĩnh vực này để được tư vấn tốt nhất ạ.”
5. Từ chối với sự Tức giận/Bực bội:
Cảm xúc cốt lõi:
Bạn cảm thấy khó chịu hoặc phẫn nộ vì yêu cầu của người khác.
Mục tiêu:
Từ chối một cách dứt khoát, bảo vệ ranh giới cá nhân và tránh leo thang xung đột.
Các bước:
1. Giữ bình tĩnh:
Hít thở sâu và cố gắng kiểm soát cảm xúc của bạn.
2. Nêu rõ lý do từ chối một cách ngắn gọn và dứt khoát:
Tránh giải thích quá nhiều hoặc đổ lỗi.
3. Khẳng định ranh giới cá nhân:
Cho thấy bạn không chấp nhận những yêu cầu tương tự trong tương lai.
4. Kết thúc cuộc trò chuyện một cách lịch sự nhưng dứt khoát:
Tránh kéo dài cuộc tranh cãi.
Ví dụ:
“Tôi không hài lòng với cách bạn nói chuyện với tôi. Tôi sẽ không làm việc này cho bạn.”
“Tôi đã nói rõ là tôi không có thời gian để làm việc này. Xin đừng làm phiền tôi nữa.”
Lưu ý chung:
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp:
Duy trì giao tiếp bằng mắt, giữ tư thế cởi mở và sử dụng giọng nói nhẹ nhàng.
Lắng nghe:
Cho người kia cơ hội để bày tỏ ý kiến của họ.
Tôn trọng:
Ngay cả khi bạn đang từ chối, hãy luôn tôn trọng người kia.
Thực hành:
Càng thực hành nhiều, bạn sẽ càng tự tin và khéo léo hơn trong việc từ chối.
Chúc bạn thành công!