Nhân lực IT TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đến với cẩm nang đánh giá nhân viên, Đây là một bản phác thảo chi tiết về cách đảm bảo bạn không bỏ lỡ các email/tin nhắn công việc quan trọng, bao gồm cả chiến lược chủ động và phản ứng:
I. Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Thông Tin Hiệu Quả
1. Chọn Nền Tảng Phù Hợp:
Email:
Chọn nhà cung cấp email đáng tin cậy (ví dụ: Gmail, Outlook, Zoho Mail) với khả năng lọc thư rác mạnh mẽ, tích hợp lịch và khả năng tìm kiếm nâng cao.
Tin nhắn:
Sử dụng các ứng dụng nhắn tin được phê duyệt bởi công ty (ví dụ: Slack, Microsoft Teams, WhatsApp Business). Đảm bảo bạn hiểu rõ các kênh liên lạc chính thức và không chính thức.
2. Thiết Lập Tổ Chức Ngay Từ Đầu:
Email:
Sử dụng nhãn/thư mục (labels/folders):
Tạo các thư mục/nhãn để sắp xếp email theo dự án, khách hàng, mức độ ưu tiên hoặc người gửi.
Sử dụng bộ lọc (filters):
Thiết lập bộ lọc để tự động phân loại email đến vào các thư mục/nhãn cụ thể dựa trên người gửi, chủ đề, từ khóa, v.v. Ví dụ: Tất cả email từ quản lý trực tiếp của bạn sẽ được gắn nhãn “QUAN TRỌNG” và chuyển vào thư mục “Quản lý”.
Lưu trữ (archive):
Thay vì xóa, hãy lưu trữ các email đã xử lý để giữ hộp thư đến của bạn sạch sẽ, nhưng vẫn có thể truy cập khi cần.
Tin nhắn:
Kênh/Nhóm:
Tham gia các kênh/nhóm liên quan đến công việc và dự án của bạn. Tắt thông báo cho các kênh ít quan trọng hơn.
Ghim (pin):
Ghim các cuộc trò chuyện hoặc kênh quan trọng lên đầu danh sách để dễ dàng truy cập.
3. Thiết Lập Thông Báo:
Email:
Thông báo ưu tiên (priority notifications):
Bật thông báo cho các email được đánh dấu là “Quan trọng” hoặc từ những người liên hệ cụ thể.
Tắt thông báo chung:
Tránh bị quá tải thông tin bằng cách tắt thông báo cho tất cả các email. Thay vào đó, hãy kiểm tra email theo lịch trình.
Tin nhắn:
Tùy chỉnh thông báo:
Tùy chỉnh thông báo cho từng kênh/nhóm. Ví dụ: bạn có thể muốn nhận thông báo cho tất cả tin nhắn trong kênh dự án, nhưng chỉ nhận thông báo khi được nhắc đến (@username) trong các kênh khác.
Thời gian tắt thông báo (Do Not Disturb):
Sử dụng tính năng “Không làm phiền” để tắt thông báo trong thời gian bạn cần tập trung hoặc ngoài giờ làm việc.
II. Hình Thành Thói Quen Kiểm Tra và Phản Hồi
1. Lập Lịch Kiểm Tra Thường Xuyên:
Email:
Dành thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra email (ví dụ: 9 giờ sáng, 12 giờ trưa, 4 giờ chiều). Tránh kiểm tra email liên tục, vì điều này có thể gây xao nhãng và giảm năng suất.
Tin nhắn:
Kiểm tra tin nhắn thường xuyên hơn email, đặc biệt nếu công việc của bạn yêu cầu phản hồi nhanh chóng.
2. Áp Dụng Quy Tắc “Zero Inbox” (Hộp thư đến trống rỗng):
Xử lý từng email/tin nhắn ngay khi bạn mở nó:
Trả lời (reply):
Trả lời ngay nếu có thể.
Ủy quyền (delegate):
Chuyển tiếp cho người phù hợp nếu bạn không phải là người phù hợp để xử lý.
Hoãn lại (defer):
Nếu cần thêm thời gian, hãy đánh dấu email là “chưa đọc” hoặc sử dụng tính năng “nhắc nhở” để xử lý sau.
Lưu trữ (archive):
Lưu trữ nếu đã hoàn thành.
Xóa (delete):
Xóa nếu không cần thiết.
3. Ưu Tiên Phản Hồi Nhanh Chóng:
Xác nhận đã nhận:
Ngay cả khi bạn chưa thể cung cấp câu trả lời đầy đủ, hãy nhanh chóng xác nhận rằng bạn đã nhận được email/tin nhắn và sẽ phản hồi sau.
Đặt thời hạn:
Nếu bạn cần thêm thời gian, hãy cho người gửi biết khi nào họ có thể mong đợi câu trả lời.
Sử dụng trả lời tự động (auto-reply):
Khi bạn đi vắng hoặc không thể truy cập email trong một thời gian, hãy thiết lập trả lời tự động để thông báo cho người gửi.
III. Chủ Động Tìm Kiếm Thông Tin
1. Hỏi Rõ Khi Cần Thiết:
Đừng ngại hỏi người gửi để làm rõ nếu bạn không hiểu điều gì đó trong email/tin nhắn của họ. Sự rõ ràng là chìa khóa để tránh hiểu lầm và sai sót.
2. Sử Dụng Chức Năng Tìm Kiếm:
Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin cụ thể, hãy sử dụng chức năng tìm kiếm trong email hoặc ứng dụng nhắn tin. Sử dụng các từ khóa chính xác để thu hẹp kết quả.
3. Theo Dõi (Follow Up):
Nếu bạn đã gửi email/tin nhắn quan trọng và chưa nhận được phản hồi sau một thời gian hợp lý, hãy chủ động theo dõi.
IV. Giảm Thiểu Xao Nhãng và Cải Thiện Tập Trung
1. Tắt Thông Báo Không Cần Thiết:
Chỉ bật thông báo cho những kênh và người liên hệ thực sự quan trọng.
2. Sử Dụng Ứng Dụng Chặn Trang Web/Ứng Dụng:
Trong thời gian tập trung cao độ, hãy sử dụng các ứng dụng chặn các trang web và ứng dụng gây xao nhãng.
3. Áp Dụng Kỹ Thuật Pomodoro:
Làm việc trong các khoảng thời gian tập trung ngắn (ví dụ: 25 phút) với thời gian nghỉ ngắn (ví dụ: 5 phút) để duy trì sự tập trung.
4. Thông Báo cho Đồng Nghiệp:
Cho đồng nghiệp biết khi nào bạn cần thời gian tập trung và không muốn bị làm phiền.
V. Xem Xét Lại và Điều Chỉnh
1. Đánh giá định kỳ:
Thường xuyên đánh giá hệ thống quản lý thông tin của bạn và điều chỉnh khi cần thiết. Điều gì hiệu quả? Điều gì không?
2. Thu thập phản hồi:
Hỏi đồng nghiệp và quản lý của bạn xem họ có bất kỳ đề xuất nào để cải thiện khả năng giao tiếp của bạn không.
3. Luôn cập nhật:
Luôn cập nhật các tính năng và công cụ mới nhất của nền tảng email và nhắn tin của bạn.
Ví dụ cụ thể:
Tình huống:
Bạn là quản lý dự án và cần đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào liên quan đến dự án “Alpha”.
Giải pháp:
Tạo một thư mục/nhãn “Dự án Alpha” trong email.
Thiết lập bộ lọc để tất cả email có chủ đề “Dự án Alpha” tự động được chuyển vào thư mục này.
Tham gia kênh “Dự án Alpha” trên Slack.
Ghim kênh “Dự án Alpha” lên đầu danh sách Slack của bạn.
Bật thông báo cho tất cả tin nhắn trong kênh “Dự án Alpha”.
Kiểm tra email và Slack ít nhất ba lần một ngày vào những thời điểm cố định.
Bằng cách thực hiện theo các bước này, bạn có thể xây dựng một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả, giảm thiểu khả năng bỏ lỡ các email/tin nhắn công việc quan trọng và cải thiện năng suất tổng thể của bạn. Chúc bạn thành công!