Tuyệt đối không tiết lộ thông tin nội bộ ra bên ngoài, bao gồm:
1. Định nghĩa “Thông tin nội bộ”:
Thông tin tài chính chưa công bố:
Lợi nhuận, doanh thu, chi phí, kế hoạch tài chính, dự báo, thông tin về sáp nhập/mua lại (M&A), phát hành cổ phiếu, chia cổ tức, hoặc bất kỳ thông tin nào có thể ảnh hưởng đến giá cổ phiếu.
Thông tin kinh doanh chiến lược:
Kế hoạch sản phẩm, kế hoạch marketing, thông tin về đối thủ cạnh tranh, chiến lược giá, thông tin về khách hàng lớn, hợp đồng quan trọng, thông tin về nghiên cứu và phát triển (R&D), bí mật thương mại.
Thông tin nhân sự nhạy cảm:
Thông tin về lương, thưởng, đánh giá hiệu suất, kế hoạch tái cơ cấu, thông tin sa thải, thông tin cá nhân của nhân viên (trừ khi được ủy quyền).
Thông tin kỹ thuật:
Mã nguồn, thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất, công thức, bí quyết công nghệ, thông tin về bằng sáng chế chưa công bố.
Thông tin pháp lý:
Các vụ kiện tụng đang diễn ra, thông tin về các cuộc đàm phán hợp đồng, thông tin về các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
Thông tin bảo mật khác:
Mật khẩu, thông tin đăng nhập, sơ đồ mạng lưới, thông tin về hệ thống an ninh, các tài liệu có đánh dấu “Bảo mật,” “Tuyệt mật,” hoặc tương tự.
2. Các kênh/hình thức rò rỉ thông tin cần tránh:
Thảo luận trực tiếp:
Tránh thảo luận thông tin nội bộ ở nơi công cộng, qua điện thoại không bảo mật, hoặc với bất kỳ ai không có thẩm quyền.
Email và tin nhắn:
Không gửi thông tin nội bộ qua email hoặc tin nhắn cá nhân, trừ khi sử dụng các kênh được mã hóa và được phép. Luôn kiểm tra kỹ người nhận trước khi gửi.
Mạng xã hội:
Tuyệt đối không đăng tải thông tin nội bộ lên mạng xã hội, blog cá nhân, diễn đàn trực tuyến, hoặc bất kỳ nền tảng công khai nào.
Tài liệu in ấn và điện tử:
Bảo quản tài liệu in ấn và điện tử chứa thông tin nội bộ một cách an toàn. Tiêu hủy tài liệu không cần thiết một cách bảo mật (ví dụ: sử dụng máy hủy tài liệu).
Thiết bị cá nhân:
Không lưu trữ thông tin nội bộ trên thiết bị cá nhân (điện thoại, máy tính bảng, USB) trừ khi được cho phép và tuân thủ các quy định bảo mật của công ty.
Chia sẻ với gia đình và bạn bè:
Ngay cả với người thân thiết, cũng không được chia sẻ thông tin nội bộ.
Sử dụng thông tin cho mục đích cá nhân:
Nghiêm cấm sử dụng thông tin nội bộ để trục lợi cá nhân, ví dụ như giao dịch chứng khoán dựa trên thông tin chưa công bố (giao dịch nội gián).
Để lộ thông tin vô tình:
Cẩn thận khi làm việc ở nơi công cộng để tránh người khác nghe lén hoặc nhìn thấy thông tin trên màn hình của bạn.
3. Hậu quả của việc tiết lộ thông tin nội bộ:
Đối với cá nhân:
Kỷ luật (cảnh cáo, khiển trách, hạ bậc lương, sa thải).
Trách nhiệm pháp lý (bị kiện vì vi phạm bảo mật, tiết lộ bí mật kinh doanh, giao dịch nội gián).
Mất uy tín và cơ hội nghề nghiệp.
Đối với công ty:
Thiệt hại tài chính (mất lợi thế cạnh tranh, giảm giá cổ phiếu, bị phạt).
Thiệt hại uy tín (mất lòng tin của khách hàng, đối tác, nhà đầu tư).
Rủi ro pháp lý (bị kiện, bị điều tra).
Mất bí mật kinh doanh và lợi thế cạnh tranh.
4. Các biện pháp phòng ngừa:
Nắm rõ chính sách bảo mật của công ty:
Đọc kỹ và hiểu rõ các quy định về bảo mật thông tin.
Thận trọng trong mọi hành động:
Luôn suy nghĩ kỹ trước khi chia sẻ bất kỳ thông tin nào, dù là trực tiếp hay gián tiếp.
Báo cáo các hành vi đáng ngờ:
Nếu bạn nghi ngờ ai đó đang cố gắng tiếp cận thông tin nội bộ trái phép, hãy báo cáo ngay cho người quản lý hoặc bộ phận an ninh.
Sử dụng các công cụ bảo mật:
Tuân thủ các quy trình bảo mật của công ty, chẳng hạn như sử dụng mật khẩu mạnh, mã hóa dữ liệu, và sử dụng VPN khi làm việc từ xa.
Đào tạo thường xuyên:
Tham gia các khóa đào tạo về bảo mật thông tin để nâng cao nhận thức và kỹ năng.
Tóm lại:
Bảo vệ thông tin nội bộ là trách nhiệm của mọi nhân viên. Hãy luôn cảnh giác và tuân thủ các quy định để đảm bảo an toàn cho bản thân và cho công ty. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy hỏi ý kiến của người quản lý hoặc bộ phận an ninh.