Nhân lực IT TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đến với cẩm nang đánh giá nhân viên, Đây là cách bạn có thể ứng xử để tránh phòng thủ hoặc tranh cãi khi nhận phản hồi/góp ý, cùng với các chi tiết cụ thể:
1. Lắng nghe chủ động (Active Listening):
Tập trung hoàn toàn:
Dành sự chú ý 100% cho người đang đưa ra phản hồi. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng như điện thoại, suy nghĩ riêng, hoặc sự thôi thúc muốn ngắt lời.
Giao tiếp bằng mắt:
Duy trì giao tiếp bằng mắt tự nhiên để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng.
Ngôn ngữ cơ thể cởi mở:
Thể hiện sự sẵn sàng lắng nghe bằng cách giữ tư thế thoải mái, không khoanh tay, gật đầu khi cần thiết.
Tóm tắt và xác nhận:
Sau khi người khác nói xong, hãy tóm tắt những gì bạn hiểu và hỏi xem bạn đã hiểu đúng chưa. Ví dụ: “Vậy, nếu tôi hiểu đúng, bạn đang nói rằng… đúng không?”. Điều này thể hiện bạn thực sự đang lắng nghe và muốn hiểu rõ.
Đặt câu hỏi làm rõ:
Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ ràng, hãy đặt câu hỏi để hiểu sâu hơn về quan điểm của họ. Ví dụ: “Bạn có thể cho tôi một ví dụ cụ thể về điều bạn đang nói đến không?”, “Khi bạn nói [điều gì đó], ý của bạn là gì?”.
2. Kiểm soát cảm xúc:
Nhận diện cảm xúc:
Hãy nhận thức được những cảm xúc có thể trỗi dậy khi nhận phản hồi, chẳng hạn như tức giận, buồn bã, xấu hổ, hoặc thất vọng.
Tạm dừng:
Nếu bạn cảm thấy cảm xúc đang dâng trào, hãy tạm dừng một chút trước khi phản hồi. Hít thở sâu vài lần có thể giúp bạn bình tĩnh lại.
Đừng phản ứng ngay lập tức:
Tránh phản ứng theo bản năng. Thay vào đó, hãy dành thời gian suy nghĩ về những gì đã được nói.
Tập trung vào giá trị của phản hồi:
Hãy nhớ rằng, phản hồi thường được đưa ra với ý định giúp bạn cải thiện. Hãy cố gắng tìm kiếm những thông tin hữu ích trong đó, ngay cả khi nó khó nghe.
3. Thể hiện sự biết ơn:
Cảm ơn chân thành:
Bắt đầu bằng cách cảm ơn người đã đưa ra phản hồi. Điều này cho thấy bạn đánh giá cao thời gian và nỗ lực của họ. Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã dành thời gian chia sẻ những suy nghĩ của mình với tôi.” hoặc “Tôi thực sự đánh giá cao phản hồi của bạn.”
Nhấn mạnh sự hữu ích của phản hồi:
Thể hiện rằng bạn nhận thấy giá trị của phản hồi và nó sẽ giúp bạn cải thiện. Ví dụ: “Điều này thực sự giúp tôi hiểu rõ hơn về những gì tôi cần cải thiện.” hoặc “Tôi sẽ suy nghĩ kỹ về điều này và cố gắng áp dụng nó vào công việc của mình.”
4. Tìm kiếm sự đồng thuận (Tìm điểm chung):
Xác định những điểm bạn đồng ý:
Ngay cả khi bạn không đồng ý với tất cả mọi thứ, hãy cố gắng tìm những điểm mà bạn có thể đồng ý với người đưa ra phản hồi. Điều này giúp xây dựng cầu nối và giảm bớt căng thẳng. Ví dụ: “Tôi đồng ý với bạn rằng tôi cần cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.”
Thể hiện sự thấu hiểu:
Cho thấy bạn hiểu quan điểm của người khác, ngay cả khi bạn không hoàn toàn đồng ý. Ví dụ: “Tôi hiểu tại sao bạn lại cảm thấy như vậy.” hoặc “Tôi có thể thấy điều đó có thể gây ra vấn đề.”
5. Đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn (Thay vì phản bác):
Hỏi để hiểu, không phải để phản biện:
Thay vì phản bác hoặc tìm cách bào chữa, hãy đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về quan điểm của người đưa ra phản hồi.
Sử dụng câu hỏi mở:
Sử dụng các câu hỏi mở (bắt đầu bằng “What”, “How”, “Why”) để khuyến khích người khác chia sẻ thêm thông tin. Ví dụ: “Bạn có thể cho tôi biết thêm về những gì bạn mong đợi không?” hoặc “Bạn có thể giải thích rõ hơn về điểm này được không?”.
Tránh câu hỏi mang tính chất thách thức:
Tránh những câu hỏi có thể bị hiểu là bạn đang cố gắng bắt lỗi hoặc phản bác. Ví dụ, thay vì hỏi “Bạn có chắc là bạn đúng không?”, hãy hỏi “Bạn dựa vào đâu để đưa ra kết luận này?”.
6. Tập trung vào hành vi, không phải con người:
Phân biệt giữa hành động và phẩm chất:
Phản hồi nên tập trung vào những hành vi cụ thể mà bạn có thể cải thiện, thay vì những phẩm chất cá nhân của bạn.
Tránh khái quát hóa:
Phản hồi nên cụ thể và chi tiết, thay vì chung chung và mơ hồ. Ví dụ, thay vì nói “Bạn luôn trễ hạn”, hãy nói “Trong ba dự án gần đây nhất, bạn đã trễ hạn hai lần.”
Sử dụng ngôn ngữ trung lập:
Tránh sử dụng ngôn ngữ mang tính phán xét hoặc đổ lỗi.
7. Yêu cầu thời gian để suy nghĩ (Nếu cần):
Không áp lực phải trả lời ngay lập tức:
Nếu bạn cần thời gian để suy nghĩ kỹ về phản hồi, hãy nói điều đó. Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã chia sẻ những điều này. Tôi cần một chút thời gian để suy nghĩ về nó và tôi sẽ phản hồi lại bạn sau.”
Đưa ra thời gian cụ thể:
Cho người đưa ra phản hồi biết khi nào bạn sẽ phản hồi lại. Ví dụ: “Tôi sẽ suy nghĩ về điều này và phản hồi lại bạn vào ngày mai.”
Ví dụ về cách ứng xử:
Tình huống:
Bạn nhận được phản hồi từ sếp rằng bạn cần cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình.
Phản ứng phòng thủ (nên tránh):
“Tôi không nghĩ vậy, tôi đã chuẩn bị rất kỹ.”
“Mọi người khác đều thích bài thuyết trình của tôi.”
“Có lẽ mọi người chỉ không hiểu những gì tôi đang nói.”
Phản ứng tốt (không phòng thủ):
1. Lắng nghe:
Lắng nghe sếp một cách cẩn thận và không ngắt lời.
2. Tóm tắt:
“Vậy, nếu tôi hiểu đúng, bạn nghĩ rằng tôi cần cải thiện về cách tôi thu hút sự chú ý của khán giả và làm cho bài thuyết trình của mình trở nên hấp dẫn hơn?”
3. Cảm ơn:
“Cảm ơn bạn đã đưa ra phản hồi này. Tôi thực sự đánh giá cao điều đó.”
4. Đặt câu hỏi:
“Bạn có thể cho tôi một ví dụ cụ thể về điều gì tôi có thể làm khác đi không?” hoặc “Bạn có gợi ý nào về cách tôi có thể cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình không?”.
5. Thể hiện sự sẵn lòng cải thiện:
“Tôi sẽ suy nghĩ kỹ về những điều bạn đã nói và tìm cách cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình cho lần sau.”
Lời khuyên bổ sung:
Tự tin vào bản thân:
Hãy nhớ rằng, nhận phản hồi không có nghĩa là bạn không giỏi. Nó chỉ có nghĩa là bạn có thể cải thiện.
Xem phản hồi là cơ hội để phát triển:
Thay vì né tránh phản hồi, hãy coi nó là một cơ hội để học hỏi và phát triển.
Tìm kiếm phản hồi một cách chủ động:
Thay vì chờ đợi người khác đưa ra phản hồi, hãy chủ động tìm kiếm phản hồi từ những người bạn tin tưởng.
Thực hành:
Càng thực hành ứng xử theo cách này, bạn càng trở nên thành thạo hơn trong việc nhận phản hồi một cách tích cực.
Hy vọng những chi tiết này sẽ giúp bạn! Chúc bạn thành công!