Khả năng đưa và nhận phản hồi mang tính xây dựng: Viết chi tiết
Khả năng đưa và nhận phản hồi mang tính xây dựng là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng, giúp cải thiện hiệu suất cá nhân, phát triển đội nhóm, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thúc đẩy sự tiến bộ trong công việc và cuộc sống. Kỹ năng này không chỉ đơn thuần là chỉ trích hay khen ngợi, mà là một quá trình giao tiếp hiệu quả, tập trung vào sự phát triển và cải thiện.
I. Khả năng Đưa Phản Hồi Mang Tính Xây Dựng:
Để phản hồi mang lại hiệu quả và không gây tổn thương, cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
1. Chuẩn bị kỹ lưỡng:
Xác định mục tiêu:
Trước khi đưa ra phản hồi, hãy xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được. Bạn muốn người nhận cải thiện điều gì? Phản hồi này sẽ giúp ích cho họ như thế nào?
Thu thập thông tin:
Đảm bảo bạn có đầy đủ thông tin, bằng chứng cụ thể và khách quan về những gì bạn muốn phản hồi. Tránh dựa vào cảm tính hoặc tin đồn.
Lựa chọn thời điểm và địa điểm:
Chọn thời điểm thích hợp khi cả bạn và người nhận đều có thời gian và tâm trạng thoải mái để lắng nghe và trao đổi. Ưu tiên địa điểm riêng tư để tránh gây áp lực và tạo sự thoải mái cho người nhận.
2. Cách truyền đạt phản hồi:
Bắt đầu bằng sự tích cực:
Hãy bắt đầu bằng việc ghi nhận và đánh giá cao những điểm mạnh, thành tích của người nhận. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng tiếp thu những phản hồi mang tính xây dựng hơn.
Tập trung vào hành vi, không phải con người:
Phê bình hành vi cụ thể, không nên chỉ trích phẩm chất cá nhân. Ví dụ: Thay vì nói “Bạn lười biếng,” hãy nói “Tôi nhận thấy bạn thường xuyên trễ deadline của dự án này.”
Sử dụng ngôn ngữ cụ thể và khách quan:
Tránh sử dụng những từ ngữ mơ hồ, chung chung hoặc mang tính chủ quan. Thay vào đó, hãy mô tả chi tiết những hành động, tình huống cụ thể mà bạn muốn phản hồi.
Đưa ra ví dụ minh họa:
Sử dụng ví dụ cụ thể để minh họa cho những điểm bạn muốn phản hồi. Điều này giúp người nhận hiểu rõ hơn vấn đề và cách cải thiện.
Sử dụng ngôn ngữ “Tôi” (I statements):
Thay vì chỉ trích hoặc đổ lỗi, hãy tập trung vào cảm xúc và quan điểm cá nhân của bạn. Ví dụ: Thay vì nói “Bạn đã làm tôi thất vọng,” hãy nói “Tôi cảm thấy thất vọng khi dự án không được hoàn thành đúng thời hạn.”
Đưa ra gợi ý giải pháp:
Không chỉ chỉ ra vấn đề, hãy đưa ra những gợi ý, giải pháp cụ thể để giúp người nhận cải thiện. Điều này thể hiện sự quan tâm và mong muốn giúp đỡ của bạn.
Lắng nghe và đặt câu hỏi:
Sau khi đưa ra phản hồi, hãy lắng nghe ý kiến của người nhận và đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn quan điểm của họ. Tạo cơ hội để họ chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của mình.
Kết thúc bằng sự động viên:
Kết thúc cuộc trò chuyện bằng sự động viên và khích lệ. Thể hiện sự tin tưởng vào khả năng cải thiện của người nhận.
3. Lưu ý quan trọng:
Chân thành và tôn trọng:
Phản hồi phải xuất phát từ sự chân thành, mong muốn giúp đỡ người nhận phát triển. Luôn tôn trọng người nhận, ngay cả khi bạn đang đưa ra những phản hồi mang tính phê bình.
Kịp thời:
Đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt sau khi sự việc xảy ra. Điều này giúp người nhận dễ dàng ghi nhớ và liên hệ phản hồi với hành động của mình.
Thường xuyên:
Phản hồi nên được đưa ra thường xuyên, không chỉ khi có vấn đề xảy ra. Điều này giúp tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở và khuyến khích sự phát triển liên tục.
II. Khả năng Nhận Phản Hồi Mang Tính Xây Dựng:
Nhận phản hồi một cách tích cực và hiệu quả cũng quan trọng không kém so với việc đưa ra phản hồi.
1. Lắng nghe một cách chủ động:
Tập trung:
Tập trung hoàn toàn vào những gì người khác đang nói, không ngắt lời hoặc suy nghĩ về phản ứng của bạn.
Đặt câu hỏi:
Đặt câu hỏi để làm rõ những điểm bạn chưa hiểu hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn.
Tóm tắt:
Tóm tắt lại những gì bạn đã nghe để đảm bảo bạn hiểu đúng ý của người nói.
2. Kiểm soát cảm xúc:
Tránh phản ứng thái quá:
Đừng vội vàng phản ứng một cách tiêu cực, dù bạn có không đồng ý với những gì đang nghe. Hãy hít thở sâu và cố gắng giữ bình tĩnh.
Tách biệt cảm xúc cá nhân:
Cố gắng tách biệt cảm xúc cá nhân khỏi những thông tin đang được truyền đạt.
Nhận biết những yếu tố phòng thủ:
Nhận biết những phản ứng phòng thủ (chẳng hạn như đổ lỗi, phủ nhận) và cố gắng vượt qua chúng.
3. Tiếp thu và đánh giá:
Xem xét phản hồi một cách khách quan:
Đánh giá phản hồi một cách khách quan, không nên chỉ tập trung vào những điểm tiêu cực.
Tìm kiếm điểm chung:
Tìm kiếm những điểm chung giữa quan điểm của bạn và quan điểm của người đưa ra phản hồi.
Cảm ơn:
Cảm ơn người đã dành thời gian và công sức để đưa ra phản hồi.
4. Hành động:
Lập kế hoạch hành động:
Lập kế hoạch hành động cụ thể dựa trên những phản hồi đã nhận được.
Theo dõi tiến trình:
Theo dõi tiến trình cải thiện của bạn và điều chỉnh kế hoạch hành động nếu cần thiết.
Tìm kiếm sự hỗ trợ:
Tìm kiếm sự hỗ trợ từ người khác nếu bạn gặp khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch hành động.
Tóm lại:
Khả năng đưa và nhận phản hồi mang tính xây dựng là một kỹ năng quan trọng cần được rèn luyện và phát triển. Bằng cách tuân thủ những nguyên tắc trên, bạn có thể tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, khuyến khích sự phát triển và cải thiện, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh. Hãy nhớ rằng, phản hồi là một món quà, hãy sử dụng nó một cách thông minh và hiệu quả.