Nhân lực IT TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đến với cẩm nang đánh giá nhân viên, Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của đối tác là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất trong giao tiếp, đàm phán, làm việc nhóm và xây dựng mối quan hệ. Nó không chỉ giúp bạn tránh hiểu lầm mà còn tạo dựng sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Dưới đây là phân tích chi tiết về kỹ năng này:
1. Tầm quan trọng của Lắng Nghe và Thấu Hiểu:
Xây dựng mối quan hệ:
Khi bạn thực sự lắng nghe và cố gắng hiểu người khác, họ cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao. Điều này tạo nền tảng vững chắc cho mối quan hệ lâu dài và tin cậy.
Tránh hiểu lầm và xung đột:
Việc hiểu rõ quan điểm của đối tác giúp bạn tránh những hiểu lầm không đáng có, từ đó giảm thiểu xung đột và căng thẳng.
Tìm kiếm giải pháp hiệu quả:
Khi bạn hiểu rõ vấn đề từ góc độ của đối tác, bạn có thể tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn, đáp ứng được nhu cầu của cả hai bên.
Cải thiện giao tiếp:
Lắng nghe và thấu hiểu giúp bạn giao tiếp rõ ràng và hiệu quả hơn, truyền đạt thông điệp một cách chính xác và thuyết phục.
Nâng cao năng suất làm việc:
Trong môi trường làm việc, kỹ năng này giúp các thành viên hiểu nhau hơn, phối hợp nhịp nhàng và đạt được mục tiêu chung.
2. Các Thành Phần của Kỹ Năng Lắng Nghe và Thấu Hiểu:
Lắng nghe chủ động (Active Listening):
Đây là nền tảng của kỹ năng này. Lắng nghe chủ động không chỉ là nghe những gì người khác nói, mà còn tập trung vào ý nghĩa đằng sau lời nói, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc của họ.
Tập trung:
Loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng (điện thoại, suy nghĩ riêng…).
Quan sát:
Theo dõi ngôn ngữ cơ thể (ánh mắt, cử chỉ, nét mặt) để hiểu rõ hơn cảm xúc của người nói.
Đặt câu hỏi:
Hỏi những câu hỏi mở để khuyến khích người nói chia sẻ thêm thông tin và làm rõ những điểm chưa hiểu. Ví dụ: “Bạn có thể nói rõ hơn về điều đó được không?”, “Ý của bạn là…?”
Phản hồi:
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để cho người nói biết bạn đang lắng nghe và hiểu họ. Ví dụ: gật đầu, “Tôi hiểu”, “Thật thú vị”…
Tóm tắt:
Tóm tắt lại những gì bạn đã nghe để đảm bảo bạn hiểu đúng ý của người nói. Ví dụ: “Nếu tôi hiểu không nhầm thì bạn đang nói rằng…?”
Thấu cảm (Empathy):
Thấu cảm là khả năng đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu và cảm nhận những gì họ đang trải qua.
Hiểu cảm xúc:
Nhận biết và hiểu được cảm xúc của người khác (vui, buồn, tức giận, lo lắng…).
Đặt mình vào vị trí của người khác:
Cố gắng nhìn nhận vấn đề từ góc độ của họ, xem xét hoàn cảnh và kinh nghiệm của họ.
Thể hiện sự thông cảm:
Cho người khác biết bạn hiểu và cảm nhận được những gì họ đang trải qua. Ví dụ: “Tôi hiểu bạn đang cảm thấy thế nào”, “Điều đó hẳn là rất khó khăn”…
Không phán xét (Non-judgmental):
Tạo một không gian an toàn để người khác có thể chia sẻ ý kiến và cảm xúc của họ mà không sợ bị phán xét.
Tránh ngắt lời:
Để người nói trình bày hết ý kiến của họ trước khi bạn đưa ra nhận xét hoặc phản hồi.
Kiềm chế sự chỉ trích:
Thay vì chỉ trích, hãy cố gắng hiểu lý do tại sao người khác lại có quan điểm như vậy.
Tôn trọng sự khác biệt:
Chấp nhận rằng mọi người có quyền có những quan điểm khác nhau, ngay cả khi bạn không đồng ý với họ.
Kiểm tra sự hiểu biết:
Đảm bảo bạn đã hiểu đúng ý của người nói bằng cách đặt câu hỏi làm rõ hoặc tóm tắt lại những gì họ đã nói.
Hỏi lại:
“Tôi muốn chắc chắn là mình đã hiểu đúng, ý của bạn là…?”
Tóm tắt:
“Để xem tôi có hiểu đúng không, bạn đang nói rằng…?”
3. Các Bước Cụ Thể để Lắng Nghe và Thấu Hiểu:
1. Chuẩn bị:
Tạo không gian yên tĩnh và thoải mái.
Tập trung hoàn toàn vào người nói.
Gạt bỏ những suy nghĩ và định kiến cá nhân.
2. Lắng nghe:
Nghe một cách cẩn thận và chủ động.
Quan sát ngôn ngữ cơ thể.
Đặt câu hỏi để làm rõ.
3. Thấu cảm:
Đặt mình vào vị trí của người khác.
Hiểu cảm xúc của họ.
Thể hiện sự thông cảm.
4. Phản hồi:
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và lời nói để cho người nói biết bạn đang lắng nghe.
Tóm tắt lại những gì bạn đã nghe.
5. Xác nhận:
Hỏi lại để đảm bảo bạn đã hiểu đúng ý của người nói.
Thể hiện sự tôn trọng đối với quan điểm của họ.
4. Ví dụ Minh Họa:
Tình huống:
Bạn đang thảo luận về một dự án với đồng nghiệp, và bạn không đồng ý với cách tiếp cận của họ.
Cách tiếp cận không hiệu quả:
Ngắt lời đồng nghiệp.
Chỉ trích ý tưởng của họ.
Không cố gắng hiểu lý do tại sao họ lại có quan điểm như vậy.
Cách tiếp cận hiệu quả (Sử dụng kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu):
1. Lắng nghe:
“Cảm ơn bạn đã chia sẻ ý tưởng của mình. Tôi muốn nghe thêm về cách bạn nghĩ rằng cách tiếp cận này sẽ hiệu quả.”
2. Thấu cảm:
“Tôi hiểu rằng bạn rất tâm huyết với dự án này, và bạn muốn tìm ra cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.”
3. Đặt câu hỏi:
“Bạn có thể giải thích rõ hơn về lý do tại sao bạn nghĩ rằng chúng ta nên ưu tiên phương án này không?”
4. Tóm tắt:
“Để chắc chắn rằng tôi hiểu đúng, bạn đang nói rằng phương án này sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đúng không?”
5. Phản hồi:
“Tôi đánh giá cao những đóng góp của bạn. Tôi thấy rằng cách tiếp cận của bạn có những ưu điểm nhất định, nhưng tôi cũng có một số lo ngại về…” (Sau đó, bạn có thể trình bày quan điểm của mình một cách tôn trọng và xây dựng).
5. Lưu Ý Quan Trọng:
Kiên nhẫn:
Lắng nghe và thấu hiểu đòi hỏi thời gian và sự kiên nhẫn.
Chân thành:
Hãy thực sự quan tâm đến quan điểm của người khác.
Cởi mở:
Sẵn sàng thay đổi quan điểm của mình nếu bạn nhận thấy rằng người khác có lý.
Luyện tập thường xuyên:
Kỹ năng này cần được luyện tập thường xuyên để trở nên thành thạo.
Kết luận:
Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của đối tác là một kỹ năng vô cùng quan trọng và có giá trị trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Bằng cách luyện tập và áp dụng những kỹ thuật được trình bày ở trên, bạn có thể cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ và đạt được thành công trong công việc và cuộc sống cá nhân. Chúc bạn thành công!