Chào bạn,
Vừa mới rời công ty cũ, tôi hiểu bạn đang muốn viết một hướng dẫn chi tiết để bàn giao công việc cho người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp. Đây là một việc làm chuyên nghiệp và có trách nhiệm, giúp đảm bảo công việc được tiếp tục suôn sẻ và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty cũ.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết mà bạn có thể tham khảo:
1. Xác định Mục Tiêu:
Mục đích của hướng dẫn:
Tại sao bạn viết hướng dẫn này? Để đảm bảo công việc được tiếp tục không gián đoạn? Để giúp người mới nhanh chóng làm quen với quy trình?
Đối tượng người đọc:
Ai sẽ sử dụng hướng dẫn này? Họ đã có kinh nghiệm gì trong lĩnh vực này?
Phạm vi:
Hướng dẫn này sẽ bao gồm những công việc nào? Có giới hạn nào không?
2. Lập Danh Sách Công Việc Cụ Thể:
Liệt kê
tất cả
các công việc bạn đang hoặc đã từng đảm nhiệm, kể cả những việc nhỏ nhất.
Chia các công việc thành các nhóm nhỏ (ví dụ: quản lý dự án, báo cáo, liên lạc với khách hàng, bảo trì hệ thống).
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên hoặc tần suất thực hiện.
3. Xây Dựng Cấu Trúc Hướng Dẫn:
Trang bìa:
Tiêu đề: “Hướng dẫn Bàn giao Công việc [Tên Vị Trí]”
Tên người viết (tức là bạn)
Ngày viết
Lời nói đầu (Lời giới thiệu):
Giới thiệu ngắn gọn về mục đích của hướng dẫn.
Nêu đối tượng người đọc.
Nêu phạm vi các công việc được đề cập.
Lời cảm ơn đến những người đã hỗ trợ bạn trong công việc.
Mục lục:
Giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Nội dung chính (Chi tiết từng công việc):
Mỗi công việc nên có một phần riêng.
Tiêu đề công việc:
Rõ ràng, dễ hiểu.
Mô tả công việc:
Giải thích ngắn gọn mục đích của công việc.
Các bước thực hiện:
Liệt kê chi tiết từng bước (càng chi tiết càng tốt).
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Sử dụng hình ảnh minh họa (nếu cần thiết).
Đề cập đến các phần mềm, công cụ, tài khoản cần thiết.
Nêu rõ các lưu ý, mẹo hoặc lỗi thường gặp và cách khắc phục.
Tần suất thực hiện:
(hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, đột xuất)
Người liên hệ:
Nếu cần thiết, ai là người có thể hỗ trợ cho công việc này? (ví dụ: IT, bộ phận kế toán, v.v.)
Ví dụ (nếu có):
Cung cấp ví dụ cụ thể để người đọc dễ hình dung.
Phụ lục (nếu có):
Danh sách các tài khoản, mật khẩu quan trọng (lưu ý: phải đảm bảo an toàn khi chia sẻ mật khẩu).
Danh sách các liên hệ quan trọng (khách hàng, đối tác, đồng nghiệp).
Các biểu mẫu, tài liệu mẫu.
Các đường dẫn (links) đến các tài liệu liên quan.
Lời kết:
Lời chúc người đọc hoàn thành tốt công việc.
Thông tin liên hệ của bạn (nếu bạn sẵn sàng hỗ trợ thêm).
4. Viết Chi Tiết, Rõ Ràng và Dễ Hiểu:
Ngôn ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn quá nhiều (hoặc giải thích nếu cần).
Cấu trúc câu:
Ngắn gọn, rõ ràng.
Hình ảnh minh họa:
Sử dụng hình ảnh chụp màn hình, sơ đồ, hoặc biểu đồ để minh họa các bước thực hiện.
Ví dụ:
Cung cấp các ví dụ cụ thể để người đọc dễ hình dung.
Lưu ý:
Nhấn mạnh những điểm quan trọng, những lỗi thường gặp và cách khắc phục.
Định dạng:
Sử dụng định dạng dễ đọc (font chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng, v.v.).
5. Kiểm Tra và Chỉnh Sửa:
Tự kiểm tra:
Đọc lại toàn bộ hướng dẫn để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch.
Nhờ người khác kiểm tra:
Nhờ đồng nghiệp hoặc người quen đọc và phản hồi để đảm bảo hướng dẫn dễ hiểu và đầy đủ.
Chỉnh sửa:
Dựa trên phản hồi, chỉnh sửa và hoàn thiện hướng dẫn.
6. Bàn Giao Hướng Dẫn:
Hình thức:
In ra bản cứng, gửi file mềm (PDF, Word, v.v.), hoặc tải lên một nền tảng chia sẻ tài liệu chung của công ty.
Thời điểm:
Bàn giao trước khi bạn chính thức rời công ty để người kế nhiệm có thời gian đọc và làm quen.
Hướng dẫn trực tiếp:
Dành thời gian hướng dẫn trực tiếp cho người kế nhiệm (nếu có thể).
Ví dụ Cụ Thể (Một phần nhỏ trong hướng dẫn):
Công việc:
Quản lý Hòm thư Email “support@congty.com”
Mô tả:
Tiếp nhận và xử lý các email yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng.
Các bước thực hiện:
1. Đăng nhập:
Mở trình duyệt web và truy cập địa chỉ [địa chỉ email]. Sử dụng tài khoản và mật khẩu [tên tài khoản] (Xem trong Phụ lục A để biết mật khẩu).
2. Kiểm tra hộp thư đến:
Kiểm tra hộp thư đến thường xuyên (ít nhất 2 lần/ngày).
3. Phân loại email:
Email mới:
Đánh dấu các email mới bằng nhãn “Mới”.
Email đã xử lý:
Sau khi xử lý xong, đánh dấu bằng nhãn “Đã xử lý”.
Email cần chuyển:
Nếu không thể tự xử lý, chuyển email cho người phụ trách phù hợp (ví dụ: bộ phận kỹ thuật, bộ phận bán hàng) và thông báo cho họ.
4. Trả lời email:
Trả lời nhanh chóng:
Cố gắng trả lời email trong vòng 24 giờ.
Sử dụng mẫu email:
Sử dụng các mẫu email có sẵn (trong Phụ lục B) để trả lời các câu hỏi thường gặp.
Nội dung trả lời:
Rõ ràng, chính xác và thân thiện.
Kiểm tra chính tả:
Kiểm tra kỹ chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
5. Lưu trữ email:
Sau khi xử lý xong, lưu trữ email vào thư mục phù hợp (ví dụ: “Khách hàng A”, “Vấn đề X”).
Lưu ý:
Mật khẩu:
Luôn giữ bí mật mật khẩu tài khoản email.
Spam:
Không mở các email spam hoặc các email có nguồn gốc không rõ ràng.
Nếu gặp vấn đề:
Liên hệ với bộ phận IT để được hỗ trợ.
Lời khuyên:
Đừng ngại chi tiết:
Càng chi tiết càng tốt, đặc biệt là đối với những công việc phức tạp.
Sử dụng giọng văn thân thiện:
Viết một cách nhiệt tình và sẵn sàng giúp đỡ.
Luôn sẵn sàng hỗ trợ:
Nếu có thể, hãy để lại thông tin liên hệ của bạn để người kế nhiệm có thể liên hệ nếu cần thiết.
Chúc bạn thành công với hướng dẫn bàn giao công việc của mình! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!