Viết thư giới thiệu là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp chuyên nghiệp, đặc biệt là khi bạn muốn giới thiệu bản thân, công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho một đối tác, khách hàng hoặc nhà tuyển dụng. Một thư giới thiệu tốt sẽ tạo ấn tượng tốt cho người nhận, giúp bạn nổi bật trong số các ứng viên hoặc đối thủ cạnh tranh, và mở ra cơ hội hợp tác hoặc làm việc trong tương lai. Trong bài luận này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách viết một thư giới thiệu hiệu quả và chuyên nghiệp.
Có ba loại thư giới thiệu phổ biến nhất là: thư giới thiệu bản thân, thư giới thiệu công ty, và thư giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ. Mỗi loại thư có mục đích và nội dung khác nhau, nhưng đều tuân theo một cấu trúc chung gồm ba phần: mở bài, thân bài và kết bài.
Mở bài là phần đầu tiên của thư, nơi bạn giới thiệu mình là ai, bạn biết người nhận qua đâu, và bạn muốn gửi thư với mục đích gì. Mở bài nên ngắn gọn và rõ ràng, chỉ nêu ra những thông tin cần thiết để thu hút sự chú ý của người nhận và khơi gợi sự quan tâm của họ. Bạn cũng nên sử dụng một lời chào phù hợp với người nhận, ví dụ như “Kính gửi ông/bà”, “Thưa anh/chị”, hoặc “Xin chào”.
Thân bài là phần chính của thư, nơi bạn trình bày chi tiết về bản thân, công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Bạn nên chọn lọc những thông tin quan trọng và liên quan nhất đến người nhận và mục đích của bạn, ví dụ như kinh nghiệm, bằng cấp, thành tích, lợi ích, ưu điểm, khách hàng tiêu biểu, hoặc các chứng nhận chất lượng. Bạn cũng nên trình bày thông tin một cách logic và sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng đến ít quan trọng. Bạn có thể sử dụng các đoạn văn ngắn hoặc các danh sách để làm cho thông tin dễ đọc và hiểu hơn.
Kết bài là phần cuối cùng của thư, nơi bạn kết thúc thư một cách lịch sự và gợi ý cho người nhận hành động tiếp theo. Bạn có thể cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc thư của bạn, yêu cầu họ phản hồi lại, đề nghị họ liên hệ với bạn để biết thêm thông tin hoặc thỏa thuận cuộc hẹn, hoặc gửi kèm các tài liệu đi kèm nếu có. Bạn cũng nên sử dụng một lời chào tạm biệt phù hợp với người nhận, ví dụ như “Trân trọng”, “Thành kính”, hoặc “Chân thành”.
Sau khi viết xong thư, bạn nên kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp, cú pháp và định dạng của thư. Bạn cũng nên đảm bảo rằng thư của bạn có độ dài phù hợp, không quá ngắn để thiếu thông tin, cũng không quá dài để làm mất sự quan tâm của người nhận. Một thư giới thiệu chuyên nghiệp thường có độ dài khoảng 1800 từ, tương đương với một trang A4.
Đây là một ví dụ về một thư giới thiệu bản thân cho một nhà tuyển dụng:
Kính gửi ông Nguyễn Văn A,
Tôi là Trần Thị B, một kỹ sư phần mềm có hơn 5 năm kinh nghiệm làm việc tại công ty C. Tôi biết đến vị trí tuyển dụng của ông qua website D. Tôi rất quan tâm đến cơ hội làm việc tại công ty của ông và gửi kèm theo đây là hồ sơ xin việc của tôi.
Tôi tốt nghiệp đại học E chuyên ngành công nghệ thông tin với thành tích xuất sắc. Tôi có khả năng lập trình thành thạo các ngôn ngữ như Java, Python, C#, PHP và các công nghệ web như HTML, CSS, JavaScript, jQuery, Bootstrap và Angular. Tôi cũng có kinh nghiệm làm việc với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như MySQL, Oracle và MongoDB.
Trong suốt 5 năm làm việc tại công ty C, tôi đã tham gia phát triển và bảo trì nhiều dự án phần mềm lớn và nhỏ cho các khách hàng trong và ngoài nước. Một số dự án tiêu biểu mà tôi đã đóng góp là: F – một ứng dụng di động cho người tiêu dùng; G – một hệ thống quản lý kho hàng cho doanh nghiệp; H – một website bán hàng trực tuyến cho khách hàng nước ngoài. Tôi luôn hoàn thành công việc đúng hạn và đạt chất lượng cao. Tôi cũng được đồng nghiệp và sếp đánh giá cao về kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp và giải quyết vấn đề.
Tôi mong muốn được làm việc tại công ty của ông vì tôi tin rằng đây là một môi trường làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo và thân thiện. Tôi cũng hy vọng được học hỏi và phát triển thêm kỹ năng và kiến thức của mình trong lĩnh vực phần mềm. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và năng lực của mình, tôi sẽ là một ứng viên phù hợp cho vị trí mà ông đang tuyển dụng.
Cảm ơn ông đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi mong nhận được phản hồi từ ông sớm nhất có thể. Nếu ông có bất kỳ câu hỏi hay yêu cầu gì, xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại