Nhân lực IT xin chào các bạn đang chuẩn bị tìm việc, phỏng vấn tuyển dụng ngành công nghệ thông tin! Từ chối một lời mời làm việc, đặc biệt là tại một tổ chức phi chính phủ (NGO) mà bạn có thể có thiện cảm, đòi hỏi sự khéo léo và chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để giúp bạn soạn thảo một lời từ chối một cách tôn trọng và hiệu quả:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Viết:
1. Đánh Giá Lại Tình Hình:
Tại sao bạn từ chối?
Hãy xác định rõ ràng lý do bạn từ chối công việc này. Điều này sẽ giúp bạn truyền đạt quyết định của mình một cách mạch lạc và tự tin. Ví dụ:
Bạn đã chấp nhận một công việc khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
Bạn nhận ra công việc này không phù hợp với kỹ năng hoặc sở thích của bạn.
Bạn có những thay đổi cá nhân khiến bạn không thể đảm nhận công việc.
Mức lương và phúc lợi không đáp ứng được nhu cầu của bạn.
Bạn có thực sự muốn từ chối?
Hãy chắc chắn rằng bạn đã suy nghĩ kỹ về quyết định của mình. Đôi khi, việc thảo luận với người quản lý tuyển dụng về những lo ngại của bạn có thể dẫn đến một giải pháp phù hợp.
Bạn muốn duy trì mối quan hệ với tổ chức này không?
Nếu bạn quan tâm đến việc hợp tác với tổ chức trong tương lai (ví dụ: tình nguyện, đóng góp), hãy thể hiện điều đó trong thư của bạn.
2. Thu thập thông tin:
Tên người liên hệ:
Xác định chính xác tên và chức danh của người đã gửi lời mời làm việc cho bạn.
Thông tin liên lạc:
Chuẩn bị sẵn địa chỉ email hoặc số điện thoại của người liên hệ.
Ngày nhận lời mời:
Ghi nhớ ngày bạn nhận được lời mời làm việc.
II. Soạn Thảo Thư Từ Chối:
Cấu trúc thư:
Lời chào:
Sử dụng lời chào trang trọng, ví dụ: “Kính gửi [Tên người liên hệ],”
Bày tỏ lòng biết ơn:
Bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn chân thành vì cơ hội và thời gian họ đã dành cho bạn.
Nhắc lại vị trí công việc mà bạn đã được mời.
Thông báo quyết định từ chối:
Nêu rõ ràng và trực tiếp rằng bạn sẽ không chấp nhận lời mời làm việc.
Giải thích lý do (ngắn gọn và chuyên nghiệp):
Đưa ra một lý do ngắn gọn và chuyên nghiệp cho quyết định của bạn. Tránh đi vào chi tiết quá mức hoặc tiêu cực.
Bày tỏ sự ngưỡng mộ và chúc tổ chức thành công:
Thể hiện sự ngưỡng mộ của bạn đối với công việc mà tổ chức đang làm và chúc họ thành công trong tương lai.
(Tùy chọn) Đề nghị giúp đỡ hoặc hợp tác trong tương lai:
Nếu bạn thực sự quan tâm đến việc hợp tác với tổ chức trong tương lai, hãy đề nghị một cách cụ thể (ví dụ: tình nguyện, giới thiệu ứng viên phù hợp).
Lời cảm ơn cuối cùng và lời chào kết thúc:
Cảm ơn họ một lần nữa vì cơ hội và kết thúc bằng một lời chào trang trọng.
Mẫu Thư Từ Chối (Email):
Chủ đề:
Từ chối lời mời làm việc – [Tên của bạn]
Nội dung:
Kính gửi [Tên người liên hệ],
Tôi viết thư này để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc vì cơ hội được làm việc tại [Tên tổ chức] với vị trí [Tên vị trí]. Tôi thực sự trân trọng thời gian và công sức mà anh/chị và nhóm tuyển dụng đã dành cho tôi trong suốt quá trình phỏng vấn.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể chấp nhận lời mời làm việc này vào thời điểm hiện tại. Tôi đã chấp nhận một vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của tôi.
Tôi thực sự ngưỡng mộ những đóng góp mà [Tên tổ chức] đã mang lại cho cộng đồng, và tôi chúc anh/chị cùng toàn thể tổ chức sẽ tiếp tục gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong tương lai.
Nếu có cơ hội, tôi rất mong muốn được hợp tác với [Tên tổ chức] trong các dự án tình nguyện hoặc các hoạt động khác trong tương lai.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn anh/chị vì cơ hội này. Chúc anh/chị một ngày tốt lành.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Thông tin liên lạc của bạn (Email, Số điện thoại)]
III. Những Điều Cần Lưu Ý:
Thời gian:
Trả lời càng sớm càng tốt sau khi bạn đã đưa ra quyết định. Điều này cho phép tổ chức có thời gian để tìm kiếm ứng viên khác.
Chuyên nghiệp:
Giữ giọng văn chuyên nghiệp, lịch sự và tôn trọng trong suốt thư.
Trung thực nhưng tế nhị:
Hãy trung thực về lý do từ chối của bạn, nhưng tránh đưa ra những lời chỉ trích hoặc phàn nàn.
Ngắn gọn:
Giữ thư của bạn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
Kiểm tra lỗi:
Đọc kỹ và kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
Cá nhân hóa:
Điều chỉnh mẫu thư để phù hợp với tình huống cụ thể của bạn và thể hiện sự chân thành.
Giữ liên lạc:
Nếu bạn muốn duy trì mối quan hệ với tổ chức, hãy kết nối với họ trên LinkedIn hoặc các mạng xã hội khác.
IV. Các Tình Huống Cụ Thể và Cách Xử Lý:
Bạn nhận được một lời mời làm việc tốt hơn:
Hãy tập trung vào những lợi ích của công việc mới mà không hạ thấp công việc bạn đang từ chối. Ví dụ: “Tôi đã nhận được một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu phát triển sự nghiệp của tôi trong lĩnh vực [lĩnh vực cụ thể].”
Bạn không thích văn hóa công ty:
Hãy tế nhị và tránh nói trực tiếp về những điều tiêu cực. Bạn có thể nói: “Sau khi tìm hiểu kỹ hơn về cơ hội này, tôi nhận thấy rằng nó không hoàn toàn phù hợp với phong cách làm việc của tôi.”
Bạn lo ngại về tài chính:
Nếu lý do chính là mức lương không đủ, bạn có thể nói: “Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể chấp nhận lời mời làm việc này vì mức lương không đáp ứng được nhu cầu tài chính hiện tại của tôi.” (Lưu ý: Chỉ đề cập đến vấn đề tài chính nếu bạn cảm thấy thoải mái).
Bạn muốn từ chối một cách kín đáo:
Nếu bạn không muốn tiết lộ lý do cụ thể, bạn có thể nói: “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định theo đuổi một hướng đi khác trong sự nghiệp của mình.”
V. Sau Khi Gửi Thư:
Chuẩn bị cho phản hồi:
Người quản lý tuyển dụng có thể liên hệ lại với bạn để hỏi thêm về lý do từ chối của bạn. Hãy chuẩn bị để trả lời một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
Giữ thái độ tích cực:
Dù kết quả thế nào, hãy luôn giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp. Bạn không bao giờ biết khi nào bạn có thể hợp tác với tổ chức này trong tương lai.
Lời Khuyên Quan Trọng:
Tính chân thành:
Hãy viết thư bằng sự chân thành và thể hiện sự tôn trọng đối với tổ chức và những người đã dành thời gian cho bạn.
Sự rõ ràng:
Đảm bảo rằng quyết định của bạn được truyền đạt một cách rõ ràng và không gây hiểu lầm.
Sự chuyên nghiệp:
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp trong mọi tương tác với tổ chức.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn soạn thảo một lá thư từ chối một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với tổ chức phi chính phủ. Chúc bạn thành công!