Nhân lực IT xin chào các bạn đang chuẩn bị tìm việc, phỏng vấn tuyển dụng ngành công nghệ thông tin! Từ chối một lời mời làm việc, đặc biệt là từ một nhà tuyển dụng ở Singapore, đòi hỏi sự khéo léo và chuyên nghiệp để duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn soạn thảo một email từ chối lịch sự và hiệu quả:
1. Chuẩn Bị Trước Khi Viết Email:
Suy Nghĩ Kỹ Về Quyết Định:
Đảm bảo rằng bạn đã cân nhắc tất cả các yếu tố và hoàn toàn chắc chắn về quyết định của mình.
Xác Định Lý Do Từ Chối:
Nêu rõ lý do từ chối một cách ngắn gọn và chuyên nghiệp. Có thể là do bạn đã nhận được một lời mời khác phù hợp hơn, hoặc công việc này không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Tránh đưa ra những lý do quá cá nhân hoặc tiêu cực.
Tìm Hiểu Văn Hóa:
Văn hóa giao tiếp ở Singapore coi trọng sự tôn trọng và lịch sự. Hãy đảm bảo email của bạn thể hiện được điều này.
2. Cấu Trúc Email Từ Chối Chuyên Nghiệp:
Dòng Tiêu Đề (Subject Line):
Ngắn gọn và rõ ràng. Ví dụ:
“Response to Job Offer – [Tên của bạn]”
“Regarding Job Offer for [Vị trí công việc]”
“Thank You – [Vị trí công việc]”
Lời Chào Mở Đầu (Salutation):
Sử dụng tên của người liên hệ nếu bạn biết. Ví dụ: “Dear [Mr./Ms./Dr.] [Họ của người liên hệ],”
Nếu không biết tên, có thể sử dụng: “Dear Hiring Manager,” hoặc “Dear [Tên công ty] Recruitment Team,”
Bày Tỏ Lòng Biết Ơn (Express Gratitude):
Bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn vì họ đã dành thời gian và sự quan tâm đến bạn.
Nhấn mạnh rằng bạn đánh giá cao cơ hội này.
Ví dụ:
“Thank you very much for offering me the position of [Vị trí công việc] at [Tên công ty].”
“I am writing to express my sincere gratitude for offering me the opportunity to join [Tên công ty] as a [Vị trí công việc].”
“I truly appreciate you taking the time to interview me for the [Vị trí công việc] position.”
Thông Báo Quyết Định Từ Chối (Decline the Offer):
Nêu rõ rằng bạn sẽ không chấp nhận lời mời làm việc.
Diễn đạt một cách trực tiếp nhưng vẫn lịch sự.
Ví dụ:
“After careful consideration, I have decided to decline the offer at this time.”
“While I appreciate the offer, I will not be accepting the position of [Vị trí công việc].”
“Regretfully, I must decline the offer for the [Vị trí công việc] position.”
Giải Thích Ngắn Gọn Lý Do Từ Chối (Explain Your Reason Briefly):
Nêu một lý do ngắn gọn và chuyên nghiệp.
Tránh đi vào chi tiết quá sâu hoặc đưa ra những lời chỉ trích.
Ví dụ:
“I have accepted a position at another company that is a better fit for my career goals.”
“After careful consideration, I have decided to pursue a different career path.”
“The role is not aligned with my current long-term career aspirations.”
“I have received another offer that is more closely aligned with my skill set and experience.”
“While I was very impressed with [Tên công ty], I have decided to accept a position that offers [Lợi ích cụ thể].”
Nhấn Mạnh Sự Yêu Thích và Tôn Trọng (Express Positive Feelings – Optional):
Nếu có thể, hãy đề cập đến những điều bạn thích về công ty hoặc quy trình tuyển dụng.
Điều này giúp duy trì mối quan hệ tích cực.
Ví dụ:
“I was very impressed with [Tên công ty]s commitment to [Giá trị công ty].”
“I enjoyed learning more about [Tên công ty]s innovative work in [Lĩnh vực].”
“I was particularly impressed with the team during the interview process.”
Chúc Họ Thành Công (Wish Them Well):
Chúc họ tìm được ứng viên phù hợp và thành công trong tương lai.
Ví dụ:
“I wish you all the best in finding a suitable candidate for this role.”
“I wish you and [Tên công ty] continued success.”
“I hope you find a great candidate for the position.”
Lời Chào Kết Thúc (Closing Salutation):
Sử dụng lời chào kết thúc chuyên nghiệp.
Ví dụ:
“Sincerely,”
“Best regards,”
“Yours sincerely,” (thường dùng hơn nếu bạn biết tên người nhận)
Chữ Ký (Signature):
Tên đầy đủ của bạn
Thông tin liên hệ (số điện thoại, email – tùy chọn)
3. Ví Dụ Email Từ Chối:
Ví dụ 1 (Đã nhận lời mời khác):
“`
Subject: Response to Job Offer – [Tên của bạn]
Dear [Mr./Ms./Dr.] [Họ của người liên hệ],
Thank you very much for offering me the position of [Vị trí công việc] at [Tên công ty]. I truly appreciate you taking the time to interview me and introduce me to your team.
After careful consideration, I have decided to decline the offer at this time. I have accepted a position at another company that is a better fit for my career goals.
I was very impressed with [Tên công ty]s commitment to innovation in [Lĩnh vực]. I wish you all the best in finding a suitable candidate for this role.
Sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn]
“`
Ví dụ 2 (Không phù hợp với mục tiêu):
“`
Subject: Regarding Job Offer for [Vị trí công việc]
Dear Hiring Manager,
I am writing to express my sincere gratitude for offering me the opportunity to join [Tên công ty] as a [Vị trí công việc]. I enjoyed learning more about the role and [Tên công ty]s work in [Lĩnh vực] during the interview process.
While I appreciate the offer, I will not be accepting the position. After careful consideration, I have decided to pursue a different career path that aligns more closely with my long-term aspirations.
I wish you and [Tên công ty] continued success.
Best regards,
[Tên đầy đủ của bạn]
“`
Ví dụ 3 (Lời mời khác phù hợp hơn):
“`
Subject: Thank You – [Vị trí công việc]
Dear [Mr./Ms./Dr.] [Họ của người liên hệ],
Thank you for offering me the [Vị trí công việc] position at [Tên công ty]. I appreciate you taking the time to interview me.
Regretfully, I must decline the offer. I have received another offer that is more closely aligned with my skill set and experience.
I hope you find a great candidate for the position.
Yours sincerely,
[Tên đầy đủ của bạn]
“`
4. Những Lưu Ý Quan Trọng:
Thời Gian:
Gửi email từ chối càng sớm càng tốt sau khi bạn đã đưa ra quyết định. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thời gian tìm kiếm ứng viên khác.
Chính Tả và Ngữ Pháp:
Kiểm tra kỹ lưỡng email của bạn để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Giọng Văn:
Duy trì giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp và tôn trọng trong suốt email.
Tránh Đốt Cầu:
Ngay cả khi bạn không chấp nhận lời mời, hãy cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Bạn có thể gặp lại họ trong tương lai.
Không Chia Sẻ Thông Tin Nhạy Cảm:
Tránh chia sẻ thông tin cá nhân hoặc thông tin về các lời mời làm việc khác một cách chi tiết.
Đọc Lại:
Đọc lại email của bạn một lần cuối trước khi gửi để đảm bảo rằng nó truyền tải đúng thông điệp bạn muốn.
Tóm lại:
Việc từ chối một lời mời làm việc là một phần tất yếu của quá trình tìm kiếm việc làm. Bằng cách tuân theo các hướng dẫn trên, bạn có thể từ chối lời mời một cách chuyên nghiệp, lịch sự và duy trì những mối quan hệ tốt đẹp trong ngành. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình!