Nhân lực IT xin chào các bạn đang chuẩn bị tìm việc, phỏng vấn tuyển dụng ngành công nghệ thông tin! Từ chối một lời mời qua Skype một cách lịch sự là một kỹ năng quan trọng để duy trì các mối quan hệ tốt đẹp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết với nhiều lựa chọn và ví dụ để bạn có thể tùy chỉnh cho phù hợp với tình huống của mình:
Các Bước Chung:
1. Phản Hồi Nhanh Chóng:
Cố gắng trả lời càng sớm càng tốt sau khi nhận được lời mời. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và thiện chí của người mời.
2. Bắt Đầu Bằng Lời Cảm Ơn:
Luôn luôn bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn vì đã được mời.
3. Nêu Lý Do Từ Chối:
Cung cấp một lý do rõ ràng và trung thực (trong phạm vi bạn cảm thấy thoải mái). Không cần phải quá chi tiết, nhưng một lời giải thích ngắn gọn sẽ giúp người mời hiểu và chấp nhận lời từ chối của bạn dễ dàng hơn.
4. Thể Hiện Sự Hối Tiếc:
Cho người mời thấy rằng bạn thực sự tiếc vì không thể tham gia.
5. Đề Nghị Giải Pháp Thay Thế (Nếu Phù Hợp):
Nếu có thể, hãy đề xuất một thời điểm khác hoặc một cách khác để kết nối trong tương lai.
6. Kết Thúc Bằng Lời Chúc Tốt Đẹp:
Kết thúc bằng một lời chúc tốt đẹp hoặc thể hiện sự ủng hộ đối với sự kiện/cuộc họp mà bạn không thể tham gia.
Các Tình Huống Cụ Thể và Ví Dụ:
1. Từ Chối Cuộc Gọi/Cuộc Họp Công Việc:
Lý do phổ biến:
Lịch trình bận rộn, xung đột với các cam kết khác, không phải là người phù hợp nhất để tham gia cuộc thảo luận.
Ví dụ:
“Chào [Tên người mời], cảm ơn bạn rất nhiều vì đã mời tôi tham gia cuộc họp Skype về [Chủ đề]. Tiếc là lịch của tôi hôm đó đã kín mít với các cuộc hẹn khác. Tôi rất tiếc vì không thể đóng góp trực tiếp, nhưng tôi hoàn toàn ủng hộ dự án này. Chúc cuộc họp của bạn thành công tốt đẹp!”
“Chào [Tên người mời], rất cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi cho cuộc gọi Skype về [Chủ đề]. Sau khi xem xét kỹ, tôi nhận thấy rằng [Tên đồng nghiệp] có thể phù hợp hơn để tham gia cuộc thảo luận này vì chuyên môn của [anh/chị] ấy về [Lĩnh vực liên quan]. Tôi sẽ thông báo cho [Tên đồng nghiệp] và khuyến khích [anh/chị] ấy liên hệ với bạn. Chúc bạn có một cuộc gọi hiệu quả!”
“Chào [Tên người mời], cảm ơn bạn đã mời tôi tham gia cuộc họp qua Skype. Mặc dù tôi rất muốn tham gia, nhưng tôi đang trong thời gian nghỉ phép/đi công tác và không thể truy cập Skype thường xuyên. Tôi sẽ liên lạc lại khi trở lại văn phòng vào [Ngày]. Chúc bạn có một cuộc họp hiệu quả!”
2. Từ Chối Cuộc Gọi/Video Call Cá Nhân:
Lý do phổ biến:
Bận, mệt mỏi, cần thời gian riêng tư, không cảm thấy thoải mái khi trò chuyện vào thời điểm đó.
Ví dụ:
“Chào [Tên người mời], cảm ơn bạn rất nhiều vì đã muốn gọi cho mình! Hôm nay mình hơi bận/mệt một chút và không được thoải mái để trò chuyện qua video. Mình rất tiếc! Mình sẽ nhắn tin cho bạn sau nhé.”
“Chào [Tên người mời], mình rất vui khi bạn muốn gọi Skype! Nhưng hiện tại mình đang có chút việc bận/cần chút thời gian riêng tư. Mình sẽ gọi lại cho bạn vào [Thời gian cụ thể] được không?”
“Chào [Tên người mời], cảm ơn bạn đã nghĩ đến mình! Mình rất tiếc, nhưng hôm nay mình không tiện gọi Skype. Mình đang cố gắng hạn chế thời gian sử dụng thiết bị điện tử trước khi đi ngủ/đang tập trung vào một dự án cá nhân. Mình sẽ nhắn tin cho bạn sau nhé!”
3. Từ Chối Lời Mời Tham Gia Nhóm/Cộng Đồng Skype:
Lý do phổ biến:
Không quan tâm đến chủ đề, không có thời gian tham gia, đã là thành viên của quá nhiều nhóm.
Ví dụ:
“Chào [Tên người mời], cảm ơn bạn đã mời mình tham gia nhóm Skype [Tên nhóm]! Mình rất tiếc, nhưng hiện tại mình không có đủ thời gian để tham gia và đóng góp tích cực vào nhóm. Chúc nhóm của bạn ngày càng phát triển!”
“Chào [Tên người mời], cảm ơn bạn đã nghĩ đến mình! Mặc dù mình rất thích chủ đề [Chủ đề của nhóm], nhưng mình hiện đã là thành viên của khá nhiều nhóm và không muốn bị quá tải. Chúc bạn và nhóm có những cuộc thảo luận thú vị!”
“Chào [Tên người mời], Cảm ơn bạn đã mời mình vào nhóm [Tên nhóm]. Hiện tại mình không có hứng thú với chủ đề này lắm. Chúc bạn và mọi người có những cuộc trò chuyện vui vẻ!”
Lời Khuyên Thêm:
Cá Nhân Hóa:
Luôn cố gắng điều chỉnh lời từ chối sao cho phù hợp với mối quan hệ của bạn với người mời. Nếu đó là một người bạn thân, bạn có thể sử dụng giọng văn thoải mái và thân thiện hơn. Nếu đó là đồng nghiệp hoặc đối tác kinh doanh, hãy giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự.
Trung Thực (Trong Chừng Mực):
Sự trung thực luôn được đánh giá cao, nhưng bạn không cần phải chia sẻ quá nhiều thông tin cá nhân. Đôi khi, một lý do chung chung như “lịch trình bận rộn” là đủ.
Tránh Lời Hứa Hão Huyền:
Đừng hứa hẹn điều gì đó mà bạn không chắc chắn có thể thực hiện được. Ví dụ, đừng nói “Mình sẽ gọi lại cho bạn vào ngày mai” nếu bạn không chắc chắn mình sẽ có thời gian.
Sử Dụng Biểu Tượng Cảm Xúc (Emoji) Một Cách Thận Trọng:
Trong các tình huống giao tiếp cá nhân, bạn có thể sử dụng một vài biểu tượng cảm xúc để thể hiện sự chân thành và thân thiện. Tuy nhiên, hãy tránh sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc trong các tình huống chuyên nghiệp.
Đọc Kỹ Tin Nhắn:
Trước khi gửi đi, hãy đọc kỹ tin nhắn của bạn để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, và rằng nó truyền tải đúng thông điệp mà bạn muốn.
Hy vọng những hướng dẫn và ví dụ này sẽ giúp bạn từ chối lời mời qua Skype một cách lịch sự và hiệu quả! Chúc bạn thành công!