Nhân lực IT xin chào các bạn đang chuẩn bị tìm việc, phỏng vấn tuyển dụng ngành công nghệ thông tin! Việc từ chối một cách chuyên nghiệp và tế nhị là một kỹ năng quan trọng trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách từ chối trong các tình huống giao tiếp khác nhau:
Nguyên tắc chung khi từ chối:
Tôn trọng:
Luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng người đối diện, ngay cả khi bạn không đồng ý với họ.
Rõ ràng và dứt khoát:
Tránh những câu trả lời mơ hồ, có thể gây hiểu lầm hoặc tạo hy vọng sai.
Ngắn gọn và súc tích:
Không cần thiết phải đưa ra quá nhiều lời giải thích dài dòng.
Đưa ra lý do (tùy chọn):
Bạn có thể giải thích ngắn gọn lý do từ chối, nhưng không bắt buộc nếu bạn không cảm thấy thoải mái.
Đề xuất giải pháp thay thế (tùy chọn):
Nếu có thể, hãy đề xuất một người khác hoặc một phương án khác có thể giúp họ.
Cảm ơn:
Bày tỏ lòng biết ơn vì họ đã nghĩ đến bạn.
1. Từ chối qua Email:
Khi nào nên sử dụng:
Phù hợp với các yêu cầu công việc, lời mời tham gia sự kiện, đề nghị hợp tác, hoặc khi bạn cần thời gian để suy nghĩ trước khi trả lời.
Cấu trúc email từ chối:
Tiêu đề:
Nên rõ ràng, ví dụ:
“Re: [Tên email gốc] – Phản hồi”
“Về [Tên sự kiện/dự án/đề nghị] – Rất tiếc phải từ chối”
Lời chào:
Chào hỏi lịch sự.
Bày tỏ lòng biết ơn:
Cảm ơn người gửi vì đã liên hệ hoặc đề nghị.
Nêu rõ sự từ chối:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, không gây hiểu lầm.
Giải thích (tùy chọn):
Giải thích ngắn gọn lý do từ chối (nếu bạn muốn).
Đề xuất giải pháp thay thế (tùy chọn):
Nếu có thể, hãy đề xuất một giải pháp khác.
Lời chúc:
Chúc họ may mắn hoặc thành công.
Lời chào kết thư:
Chào tạm biệt lịch sự.
Chữ ký:
Tên của bạn và thông tin liên hệ (nếu cần).
Ví dụ:
“`email
Tiêu đề: Re: Lời mời tham gia dự án marketing
Chào [Tên người nhận],
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã mời tôi tham gia dự án marketing này. Tôi rất vinh dự khi được bạn tin tưởng.
Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng lịch trình hiện tại của mình, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia dự án vào thời điểm này. Tôi đang có một số cam kết khác cần ưu tiên.
Tôi rất tiếc vì không thể hợp tác với bạn lần này. Chúc bạn và đội ngũ thành công tốt đẹp với dự án.
Nếu bạn cần tìm một chuyên gia marketing khác, tôi có thể giới thiệu một vài người mà tôi biết.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
2. Từ chối qua Điện thoại:
Khi nào nên sử dụng:
Thích hợp cho các tình huống cần phản hồi nhanh chóng, hoặc khi bạn muốn thể hiện sự chân thành hơn.
Lời khuyên:
Chọn thời điểm thích hợp:
Gọi điện vào thời điểm mà người kia có thể thoải mái trò chuyện.
Chuẩn bị trước:
Suy nghĩ trước những gì bạn muốn nói.
Giọng điệu:
Giữ giọng điệu lịch sự, thân thiện và chân thành.
Lắng nghe:
Lắng nghe những gì người kia nói trước khi đưa ra lời từ chối.
Kiên nhẫn:
Có thể người kia sẽ cố gắng thuyết phục bạn. Hãy kiên nhẫn và giữ vững lập trường.
Ví dụ:
Bạn: “Chào [Tên người gọi], cảm ơn bạn đã gọi cho tôi.”
Họ: “Chào [Tên bạn], tôi muốn mời bạn tham gia [sự kiện/dự án].”
Bạn: “Tôi rất cảm kích vì lời mời của bạn. [Sự kiện/dự án] nghe rất thú vị. Tuy nhiên, rất tiếc là tôi không thể tham gia vào thời điểm này vì [lý do]. Tôi rất tiếc vì đã bỏ lỡ cơ hội này.”
Họ: “Tôi hiểu. Vậy thì rất tiếc. Cảm ơn bạn đã dành thời gian.”
Bạn: “Cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi. Chúc bạn thành công tốt đẹp.”
3. Từ chối trực tiếp:
Khi nào nên sử dụng:
Khi bạn muốn thể hiện sự tôn trọng tối đa, hoặc khi tình huống đòi hỏi sự tế nhị cao.
Lời khuyên:
Chọn địa điểm thích hợp:
Chọn một nơi yên tĩnh, riêng tư để nói chuyện.
Giao tiếp bằng mắt:
Duy trì giao tiếp bằng mắt để thể hiện sự chân thành.
Ngôn ngữ cơ thể:
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở, thân thiện, nhưng không quá suồng sã.
Lắng nghe:
Lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của người đối diện.
Tập trung vào sự tích cực:
Nhấn mạnh những điểm tốt của đề nghị trước khi từ chối.
Ví dụ:
Họ: “Tôi muốn mời bạn tham gia vào nhóm của chúng tôi để [công việc].”
Bạn: “Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã tin tưởng và muốn tôi gia nhập nhóm. Tôi rất vui vì bạn đánh giá cao khả năng của tôi. Tuy nhiên, hiện tại tôi đang tập trung vào [dự án/công việc khác], và tôi không thể đảm nhận thêm trách nhiệm mới. Tôi rất tiếc vì không thể nhận lời.”
Họ: “Tôi hiểu. Vậy thì rất tiếc.”
Bạn: “Cảm ơn bạn đã thông cảm. Nếu có cơ hội khác, tôi rất mong được hợp tác với bạn.”
4. Từ chối qua tin nhắn (SMS, Messenger, v.v.):
Khi nào nên sử dụng:
Cho các yêu cầu ít trang trọng hơn, hoặc khi bạn cần phản hồi nhanh chóng.
Lời khuyên:
Ngắn gọn:
Tin nhắn nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
Lịch sự:
Luôn sử dụng ngôn ngữ lịch sự.
Rõ ràng:
Tránh sử dụng những từ ngữ mơ hồ.
Ví dụ:
Họ: “Ê [Tên bạn], tối nay đi xem phim không?”
Bạn: “Cảm ơn bạn đã rủ, nhưng tối nay mình bận rồi. Hẹn bạn dịp khác nha!”
5. Từ chối lời mời phỏng vấn:
Khi nào nên sử dụng:
Khi bạn đã chấp nhận một công việc khác, hoặc bạn không còn quan tâm đến vị trí đó nữa.
Lời khuyên:
Phản hồi nhanh chóng:
Thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt.
Chuyên nghiệp:
Viết email chuyên nghiệp và lịch sự.
Cảm ơn:
Bày tỏ lòng biết ơn vì đã được xem xét.
Ví dụ:
“`email
Tiêu đề: Từ chối lời mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng cơ hội này.
Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định chấp nhận một vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình. Vì vậy, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.
Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Chúc bạn sớm tìm được ứng viên phù hợp.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
Lưu ý quan trọng:
Tùy chỉnh:
Hãy điều chỉnh các ví dụ trên cho phù hợp với từng tình huống cụ thể.
Thực hành:
Luyện tập các tình huống từ chối khác nhau để tự tin hơn khi đối mặt với chúng.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi phải từ chối một điều gì đó. Chúc bạn thành công!